Den stigende ERISA-risiko i frivillige ydelser

ERISA-forvalterpligter under lup i frivillige ydelsesplaner

Employee Retirement Income Security Act fra 1974 (ERISA) er veletableret, ligesom det fiduciære ansvar, den pålægger. Planens sponsorer er forpligtet til at handle i deltagernes og modtagernes bedste interesse. Det nye er imidlertid en voksende bølge af ERISA-retssager med fokus på frivillige ydelsesordninger.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) har for nylig anlagt gruppesøgsmål under ERISA mod flere store arbejdsgivere samt deres mæglere og konsulenter inden for medarbejderfordele og sundhedsforsikring. Disse søgsmål påstår brud på tillidspligt i forbindelse med frivillige ydelser, herunder ulykkesforsikring, forsikring ved kritisk sygdom og hospitalsansvarsforsikring.

Hvornår falder frivillige ydelser ind under ERISA?

Nylige retssager fremhæver øget kontrol af, om frivillige ydelsesordninger virkelig er berettiget til fritagelse fra ERISA. I Schlichter-gruppesøgsmålene hævder sagsøgerne, at visse arbejdsgivere ikke opfyldte Department of Labor's (DOL) safe harbor-krav, hvilket medførte, at disse ordninger blev behandlet som ERISA-regulerede medarbejdervelfærdsydelsesordninger, underlagt fiduciære forpligtelser. Generelt betragtes frivillige ydelsesordninger ikke som ERISA-dækket ordninger, hvis de opfylder alle fire kriterier i henhold til DOL's safe harbor-bestemmelse:

1. Arbejdsgiveren bidrager ikke til præmiebetalinger
2. Arbejdsgiveren modtager ingen anden kompensation end rimelig godtgørelse for administrative ydelser.
3. Deltagelse er helt frivillig for medarbejdere
4. Arbejdsgiveren støtter ikke programmet ud over at fremme lønfradrag og give forsikringsselskaber eller mæglere mulighed for at kommunikere tilbuddet.

Manglende opfyldelse af en af ​​disse betingelser kan resultere i, at planen bliver underlagt ERISA, sammen med dens tilhørende fiduciære ansvar og potentiel ansvarseksponering.

Eksempler på arbejdsgivergodkendelse – og potentielle konsekvenser

Visse arbejdsgiverhandlinger kan fortolkes som "godkendelse", hvilket kan bringe en frivillig plans fritagelse fra ERISA i fare:

• At inkludere frivillige fordele i arbejdsgivermærkede materialer (f.eks. fordelsguider med virksomhedens navn og logo) kan antyde, at arbejdsgiveren har arrangeret, forhandlet eller godkendt programmet.
• At fremme en gruppepolitik som en del af den samlede kompensations- og fordelspakke under åben tilmelding kan ses som en godkendelse.
• At tilbyde en begrænset menu af fordele inden for en struktureret tilmeldingsplatform kan give indtryk af arbejdsgiverudvælgelse og -godkendelse.
• At tillade medarbejdere at betale for frivillige ydelser før skat gennem en cafeteriaordning kan også være
  betragtet godkendelse

Hvis godkendelse etableres, kan planen falde ind under ERISA – hvilket udløser fiduciært ansvar og potentielt ansvar.

Hvorfor arbejdsgivere og mæglere kan betragtes som fiduciaries

Sagsøgere i nylige retssager hævder, at arbejdsgivere – og i nogle tilfælde deres mæglere – fungerer som betroede personer baseret på deres roller i plantilsyn og -administration. De vigtigste påstande omfatter:

• Arbejdsgivere udøver skønsmæssig myndighed over planadministrationen og skaber dermed en pligt til at handle forsigtigt og i deltagernes bedste interesse.
• Arbejdsgivere har ansvar for at overvåge tjenesteudbyderes kompensation og sikre, at honorarene er rimelige.
• Arbejdsgivere forventes at evaluere præmier, forsikringsselskaber, skadeserfaring, provisioner og den samlede programværdi i forhold til markedsbenchmarks.
• I nogle tilfælde oversteg mæglerprovisionerne angiveligt de udbetalte erstatninger i henhold til policerne
• Frivillige planer, der udelukkende finansieres af medarbejdere, blev ikke tilstrækkeligt undersøgt for omkostningseffektivitet eller konkurrenceevne.
• Arbejdsgiverne undlod at overvåge og forhandle centrale elementer såsom valg af transportør, provisioner og skadesprocenter

Overvejelser for arbejdsgivere ved administration af frivillige ydelser

For at mindske risiko og styrke ledelsen bør arbejdsgivere overveje:

• Oprettelse af et internt rådgivende udvalg til at gennemgå frivillige ydelsestilbud og bekræfte overensstemmelse med DOL's safe harbor-krav
• Implementering af formelle processer til at overvåge planernes ydeevne, herunder mæglerkompensation, gebyrstrukturer og tabsforhold
• Udførelse af grundig due diligence hos leverandører, herunder transportørens økonomiske styrke, historik med udbetaling af skader og servicekapaciteter
• Sikring af fuld gennemsigtighed i alle former for mægler- og sælgerkompensation, herunder provisioner og indirekte betalinger
• Periodisk benchmarking planer mod markedsalternativer for at vurdere konkurrenceevne og medarbejderværdi
• Vedligeholdelse af tydelig dokumentation af beslutningsprocesser for at demonstrere forsigtighed og tilsyn
• At give neutral og omhyggeligt formuleret medarbejderkommunikation for at undgå utilsigtet godkendelse
• Træning af HR- og fordelsteams i ERISA-implikationer og fiduciært ansvar
• Sikring af overholdelse af gældende regler, herunder ERISA (hvis relevant), COBRA og Affordable Care Act, og regelmæssig gennemgang og opdatering af Summary Plan Descriptions (SPD'er)
• Opretholdelse af passende dækning af loyalitetsgarantier, hvor det er relevant, for at understøtte ERISA-overholdelse
• Tilpasning af frivillige ydelser til den bredere ydelsesstrategi for at undgå overlap eller huller i dækningen

Vigtig konklusion

I takt med at retssager udvikler sig, bør arbejdsgivere have en proaktiv tilgang til at evaluere, hvordan frivillige ydelser struktureres, kommunikeres og styres. Det, der historisk set er blevet behandlet som et lavrisiko, medarbejderbetalt tilbud, er nu under skærpet opmærksomhed – hvilket gør stærkt tilsyn, dokumentation og gennemsigtighed vigtigere end nogensinde.

Om forfatteren

Marlys Schmitt er en erfaren konsulentpartner hos ERA Group i Minnesota. Som rådgiver og fortaler fokuserer hun på at opbygge stærke relationer og levere omfattende løsninger til omkostningsbegrænsende omkostninger for sin administrerende direktør og CFO klienter. I løbet af hendes ansættelse hos ERA Group Schmitt har ledet gennemgange af udgifter for over 20 millioner dollars og gennemført over 100 klientprojekter.

‍