Den stigende ERISA-risiko i forbindelse med frivillige personalegoder

ERISA-forpligtelser som forvalter under lup i frivillige pensionsordninger

Loven om sikring af pensionsindtægter for ansatte fra 1974 (ERISA) er veletableret, ligesom de forpligtelser, den pålægger som forvalter. Pensionsordningens arrangører er forpligtet til at handle i deltagernes og modtagernes bedste interesse. Det nye er imidlertid en stigende bølge af ERISA-retssager, der fokuserer på frivillige pensionsordninger.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) har for nylig anlagt gruppesøgsmål i henhold til ERISA mod flere store arbejdsgivere samt deres mæglere og konsulenter inden for personaleydelser og sundhedsforsikring. I disse sager gøres der gældende, at der er sket brud på den betroede forpligtelse i forbindelse med tilbud om frivillige personalegoder, herunder ulykkesforsikring, forsikring mod kritisk sygdom og sygehusforsikring.

Hvornår falder frivillige personalegoder ind under ERISA?

Nylige retssager understreger den øgede opmærksomhed omkring, hvorvidt frivillige pensionsordninger reelt opfylder betingelserne for at være undtaget fra ERISA. I Schlichter-gruppesagerne hævder sagsøgerne, at visse arbejdsgivere ikke har overholdt Arbejdsministeriets (DOL) »safe harbor«-krav, hvilket har medført, at disse ordninger er blevet behandlet som ERISA-regulerede pensionsordninger (Employee Welfare Benefit Plans), der er underlagt forpligtelser som forvalter. Generelt betragtes frivillige pensionsordninger ikke som ordninger, der er omfattet af ERISA, hvis de opfylder alle fire kriterier i henhold til DOL's safe harbor-bestemmelse:

1. Arbejdsgiveren betaler ikke præmier
2. Arbejdsgiveren modtager ingen anden godtgørelse end en rimelig refusion for administrative ydelser
3. Deltagelse er helt frivillig for medarbejderne
4. Arbejdsgiveren støtter ikke programmet ud over at sørge for lønfradrag og give forsikringsselskaber eller mæglere mulighed for at informere om tilbuddet

Hvis blot én af disse betingelser ikke opfyldes, kan det medføre, at ordningen bliver underlagt ERISA, med de dermed forbundne forpligtelser som forvalter og den potentielle risiko for erstatningsansvar.

Eksempler på arbejdsgiverens godkendelse – og mulige konsekvenser

Visse handlinger fra arbejdsgiverens side kan fortolkes som »godkendelse«, hvilket kan bringe en frivillig pensionsordnings undtagelse fra ERISA i fare:

• Hvis man medtager frivillige personalegoder i materiale, der bærer virksomhedens navn (f.eks. oversigter over personalegoder med virksomhedens navn og logo), kan det give indtryk af, at arbejdsgiveren har arrangeret, forhandlet sig frem til eller godkendt ordningen
• At fremhæve en gruppeforsikring som en del af den samlede løn- og goderpakke under den åbne tilmeldingsperiode kan opfattes som en anbefaling
• At tilbyde et begrænset udvalg af personalegoder via en struktureret tilmeldingsplatform kan give indtryk af, at arbejdsgiveren har udvalgt og godkendt disse
• At give medarbejderne mulighed for at betale for frivillige personalegoder før skat via en cafeteriaordning kan også betragtes som en anbefaling
  

Hvis der fastslås en godkendelse, kan ordningen falde ind under ERISA – hvilket medfører forpligtelser som forvalter og et potentielt erstatningsansvar.

Hvorfor arbejdsgivere og mæglere kan betragtes som forvaltere

Sagsøgerne i en nylig retssag gør gældende, at arbejdsgivere – og i nogle tilfælde deres mæglere – fungerer som forvaltere på grund af deres rolle i tilsynet med og administrationen af pensionsordningen. De væsentligste påstande omfatter:

• Arbejdsgiverne har skønsmæssig beføjelse med hensyn til forvaltningen af ordningen, hvilket medfører en forpligtelse til at handle forsigtigt og i deltagernes bedste interesse
• Arbejdsgivere har et ansvar for at holde øje med tjenesteudbydernes honorarer og sikre, at disse er rimelige
• Arbejdsgivere forventes at vurdere præmier, forsikringsselskaber, skadeshistorik, provisioner og programmets samlede værdi i forhold til markedsstandarder
• I visse tilfælde skulle mæglerprovisionerne angiveligt have oversteget de udbetalte erstatninger i henhold til forsikringspolicerne
• Frivillige ordninger, der udelukkende finansieres af medarbejderne, blev ikke underkastet en tilstrækkelig vurdering af omkostningseffektivitet eller konkurrenceevne
• Arbejdsgiverne undlod at overvåge og forhandle om centrale forhold såsom valg af forsikringsselskab, provisioner og skadesprocenter

Overvejelser for arbejdsgivere i forbindelse med administration af frivillige personalegoder

For at mindske risikoen og styrke ledelsen bør arbejdsgivere overveje følgende:

• Oprettelse af et internt rådgivende udvalg, der skal gennemgå tilbuddet om frivillige personalegoder og sikre, at det er i overensstemmelse med DOL’s safe harbor-krav
• Indførelse af formelle procedurer til overvågning af planens resultater, herunder mæglerhonorarer, gebyrstrukturer og skadesprocenter
• Gennemførelse af en grundig due diligence-undersøgelse af leverandører, herunder forsikringsselskabets finansielle soliditet, historik for skadesudbetaling og servicekapacitet
• At sikre fuld gennemsigtighed omkring alle former for aflønning af mæglere og leverandører, herunder provisioner og indirekte betalinger
• Regelmæssig benchmarking med alternativer på markedet for at vurdere konkurrenceevnen og værdien for medarbejderne
• At føre en klar dokumentation af beslutningsprocesserne for at påvise omhyggelighed og tilsyn
• At udarbejde neutrale og omhyggeligt formulerede meddelelser til medarbejderne for at undgå utilsigtet tilslutning
• Uddannelse af HR- og personalegodtgørelsesafdelinger i ERISA-lovgivningens konsekvenser og forpligtelser som forvalter
• Sikring af overholdelse af gældende lovgivning, herunder ERISA (hvis relevant), COBRA og Affordable Care Act, samt regelmæssig gennemgang og opdatering af oversigtsbeskrivelser af pensionsordninger (SPD’er)
• Opretholdelse af passende dækning i form af en ansvarsforsikring, hvor det er relevant, for at sikre overholdelse af ERISA
• At tilpasse de frivillige personalegoder til den overordnede personalegodestrategi for at undgå overlapninger eller huller i dækningen

Hovedpointen

I takt med at retssagerne udvikler sig, bør arbejdsgivere tage en proaktiv tilgang til vurderingen af, hvordan frivillige personalegoder er opbygget, formidlet og reguleret. Det, der tidligere blev betragtet som et tilbud med lav risiko, som medarbejderne selv betalte for, er nu genstand for øget opmærksomhed – hvilket gør et stærkt tilsyn, god dokumentation og gennemsigtighed vigtigere end nogensinde.

Om os forfatteren

Marlys Schmitt er en erfaren konsulentpartner hos ERA Group Minnesota. Som rådgiver og fortaler lægger hun vægt på at opbygge stærke relationer og levere omfattende løsninger til omkostningsbegrænsning til sine CFO , der er administrerende direktører og CFO . I løbet af sin tid hos ERA Group har Schmitt stået i spidsen for gennemgange af udgifter for over 20 millioner dollars og gennemført over 100 kundeprojekter.

‍