Omkostningsstyring kræver, ligesom andre områder inden for virksomhedsledelse såsom budgettering og økonomi, et styringsværktøj, der klart definerer mål, indsatsområder, ansvarlige parter, opgaver, frister og overvågningsmetoder.
På dette tidspunkt er det afgørende at udarbejde en handlingsplan. Den hjælper virksomheden med at få styr på de mange komplekse faktorer, der spiller ind i omkostningsstyringen. I denne artikel vil vi se nærmere på dette værktøj, som i høj grad vil bidrage til en vellykket omkostningsstyring.
Hvad er en handlingsplan?
Når vi tænker Om os og projektet med at købe vores egen bolig, er der flere ting, der skal tages hånd om: den tid, det tager at spare op til købet, at undersøge boligmarkedet, at få fastsat en vurderingspris, at finde frem til den bedste boligløsning i forbindelse med købet, finansieringsmulighederne og at lave et overslag over udgifterne.
Listen vil blive uddybet med mere konkrete punkter, hvilket giver et godt indtryk af handlingsplanens kompleksitet og betydning.
Uden den bliver køb af en ejendom helt klart mere kompliceret og risikabelt, da man ikke har mulighed for at forudse og reagere på hver enkelt begivenhed på det rette tidspunkt. Vi vil altid være reaktive, og beslutningerne vil ikke altid være præcise. Dette gælder i endnu højere grad inden for omkostningsstyring.
Grundlæggende er en handlingsplan en styring (systematisk eller ej) af alle beslutninger og aktiviteter, der har til formål at nå et specifikt eller langsigtet mål (kontinuerlig ledelse).
En handlingsplan er afgørende for, at enhver organisationsstruktur kan fungere bedre. Den gør det muligt at knytte alle virksomhedens ressourcer – medarbejdere, midler, systemer – til mål, fordele, tiltag og frister og dermed skabe et økosystem , der sigter mod den bedste tekniske og økonomiske ydeevne for strukturen.
Handlingsplan – Karakteristika
En handlingsplan bør indeholde:
- Klare mål – både overordnede og specifikke. En salgsplan kan f.eks. have et mål om 10 % vækst om året og indeholde specifikke delmål med forskellige vækstrater for de forskellige produkttyper.
- Objektive og målbare fordele – disse bør stemme overens med virksomhedens forventninger, og der bør være måder at måle dem på.
- Styring efter aktiviteter/tiltag – det er meget vigtigt, at hver enkelt har specifikke mål, tiltag, budget, risici og frister, og at de tilsammen udgør en tidsplan, der er klar for alle.
- De formelt ansvarlige – disse skal ikke udpeges efter sektor eller afdeling; det er vigtigt, at ansvaret ligger hos enkeltpersoner, så kommunikationen mellem de forskellige områder inden for tidsplanen forløber smidigt.
- Realistiske frister – dette er en vigtig udfordring i enhver handlingsplan, men fristerne må ikke være så urealistiske, at de kun tjener til at berolige organisationen.
Udarbejdelsen af en handlingsplan bygger på følgende spørgsmål:
- Hvad skal der opnås – mål (et eller flere afhængigt af vigtigheden);
- HVORFOR skal det gennemføres – formålet og de konkrete fordele ved foranstaltningerne;
- Hvem – de ansvarlige for planen og de tilknyttede aktiviteter;
- HVOR planen skal gennemføres – virksomheder, Brancher, processer, regnskaber;
- HVORNÅR planen skal gennemføres – dens gennemførelsesperiode (engangsforanstaltning eller permanent);
- Hvordan planen skal fungere – hvordan målene skal nås;
- HVOR MEGET planen vil koste – medarbejdernes tid, ressourcer, konsulentbistand.
Selv om der er tale om en permanent handlingsplan, kan der forekomme specifikke planer af begrænset varighed. For eksempel kan en salgsplan, der indeholder generelle retningslinjer for markedsføring, dækning, rabatter og struktur, på et givet tidspunkt omfatte en plan til fremme af salget af et bestemt produkt med egne betingelser, der involverer en del af salgsteamet og kun gælder i en begrænset periode.
De 5 vigtigste trin i handlingsplanen for omkostningsstyring
Indvielse
Dette triner afgørende for, at planen som helhed kan fungere, og her fastlægges de overordnede og specifikke mål, de forventede fordele, de berørte områder samt fristen for opfyldelse af hvert mål (med forbehold for senere revision).
I omkostningsstyring bør målsætningerne ikke udelukkende være rettet mod selve nedskæringen, da der er tale Om os permanent kontrolorgan.
For eksempel:
Hovedmål: Overvågning og styring af alle administrationsomkostninger for 2018, så budgetprognosen ikke overskrides. Områder: alle. Frist: 31.12.2018.
Særligt mål 1: 20 % reduktion i udgifterne til biludlejning i 2018 sammenlignet med udgifterne i 2017. Områder: Drift og vedligeholdelse. Frist: 31.12.2018. Forventet gevinst: Besparelser 1.000,00 R$ (20 % af udgifterne i 2017).
Hovedmålet vil blive målt på baggrund af det samlede resultat af alle delmål ved udløbet af deres løbetid. Omkostningschefen skal dog med jævne mellemrum foretage en mere detaljeret opgørelse af disse resultater for at vurdere, om hovedmålet vil blive nået.
Fra nu af vil vi bruge det specifikke mål 1 som eksempel i de resterende trin.
Planlægning
I dette trin fastlægges alle detaljer vedrørende de specifikke mål – aktiviteter, tidsfrister, ansvarlige parter, budget og beredskabsplaner – kvalitetskontrol under aktivitetsudviklingen, risikostyring samt løsninger (interne og eksterne faktorer, der kan påvirke gennemførelsen af aktiviteten).
Vigtigt: At gennemføre aktiviteten betyder ikke, at målet er nået, men snarere at alle forudsætningerne herfor er opfyldt, så målet til sidst kan nås.
Særligt mål 1: 20 % reduktion i udgifterne til biludlejning i 2018 sammenlignet med udgifterne i 2017. Områder: Drift og vedligeholdelse. Frist: 31.12.2018. Forventet gevinst: Besparelser 1.000,00 R$ (20 % af udgifterne i 2017).
Opgave 1: Undersøg 3 leverandører. Ansvarlig: Jorge Cardoso (Administration). Frist: 5. marts 2018. Budget: ikke relevant.
Opgave 2: Analyse af gennemførte rejser. Ansvarlig: Celso Furtado (Salg). Frist: 5. marts 2018. Budget: ikke relevant.
Gennemførelse
I dette trin sættes de planlagte tiltag i værk. Det er vigtigt at føre nøje regnskab med de midler, der er afsat til gennemførelsen af aktiviteterne, da enhver afvigelse vil medføre ekstraomkostninger.
Overvågning
Her overvåges hver enkelt aktivitet nøje af omkostningschefen og dennes team for at sikre, at der ikke opstår hændelser, der hindrer gennemførelsen eller medfører uforudsete forstyrrelser. Risikoregistret, som nævnt under planlægningen, er afgørende for, at risici afdækkes i det pågældende trin (forudse) og forstås bedre i dette trin. Den ansvarlige for aktiviteten skal straks indberette enhver hændelse, der kan bringe gennemførelsen i fare, og endda foretage justeringer, der gør det muligt at fortsætte og nå målet.
Afslutning
Nu er det tid til at sammenfatte resultaterne, vurdere dem enkeltvis, afklare, om de specifikke og overordnede mål er nået, identificere de årsager (risici), der forhindrede opfyldelsen og ikke kunne fjernes, samt opstille en liste over erfaringer til brug for den næste handlingsplan.
Der er ingen tvivl om, at en handlingsplan er af afgørende betydning for at nå alle forretningsmæssige mål.
Det er en partner, der viser, at man på en velorganiseret og kontrolleret måde kan nå sine mål.
Det er i grunden en enkel opgave, men kompleks at gennemføre, og det er derfor en fordel at samarbejde med et specialiseret Omkostningsreduktion , såsom ERA Group, kan gøre hele forskellen for, om dette projekt bliver en succes.
ERA råder over erfarne og kvalificerede medarbejdere, der kan yde din virksomhed fuld støtte i forbindelse med implementeringen af omkostningsstyring.
