I komplekse miljøer, hvor SAP ERP er tilgængeligt for en stor og mangfoldig brugergruppe, er licensstyring ikke nogen bagatel og kan med tiden føre til uoverensstemmelser mellem den faktiske anvendelse af de forskellige SAP-moduler og det, der er aftalt kontraktmæssigt (og betalt for).
Denne fejljustering kan føre til to forskellige typer problemer, afhængigt af situationen:
- Applikationens brugerbase er vokset med tiden; og hvis dette ikke er blevet meddelt SAP og forhandlet ordentligt igennem, betaler virksomheden mindre, end den burde, og kan blive genstand for særlige revisioner foretaget af SAP eller en af virksomhedens partnere, hvilket kan medføre ubehagelige konsekvenser i form af bøder fra SAP.
- Hvis den faktiske brug af systemet derimod er faldet over tid af forskellige årsager, eller hvis nogle af de moduler, der er tegnet abonnement på, aldrig er blevet brugt, opstår den modsatte situation, dvs. at virksomheden betaler mere, end den burde.
SAP’s licensberegningsmodel bygger ikke blot på nominelle brugerlicenser, men defineres af en samlet brugsmåling kaldet FUE (Full Usage Equivalent). Brugere inddeles i flere kategorier afhængigt af deres interaktionsniveau med systemet, og nogle kategorier er 'mere magtfulde' end andre: for eksempel tilhører en bruger, der har tilladelse til at ændre kildekoden, en mere magtfuld klasse end en anden bruger, der kun har tilladelse til at læse de forskellige tilbudte funktioner; derfor forbruger den første bruger naturligvis mere FUE end den anden.
FUE kan sammenlignes med en »valuta«, der angiver det handlingsområde, hver bruger har fået tildelt; herunder en kombination af flere adgangsrettigheder, der kan variere fra modul til modul.
Dette forklarer udsagnet i begyndelsen af artiklen, nemlig at SAP-licensstyring, hvis den ikke håndteres korrekt, med tiden kan føre til en betydelig uoverensstemmelse mellem den faktiske brug og de kontraktmæssige vilkår.
I sådanne situationer ERA Group hjælpe kunden med regelmæssigt at analysere brugen af SAP-systemet i virksomheden for at få et klart og opdateret overblik over situationen.
For det andet kan ERA også tilbyde kunderne den nødvendige støtte til at tilrettelægge forhandlingerne med SAP bedre; for SAP – ligesom alle større softwareudbydere – giver ikke let afkald på sine løbende indtægter, selv ikke i tilfælde af fejl, men tilbyder i stedet teknologiske opgraderinger, som måske eller måske ikke er af interesse for virksomheden.
Et meget aktuelt eksempel er SAP’s meget omtalte opgradering til version S/4 med HANA-databasemotoren (SAP har for nylig meddelt, at de vil indstille supporten for alle R/3 ECCS-versioner inden udgangen af 2027).
Af denne grund er det – ud over at have klare og objektive data – nødvendigt at udarbejde en passende forhandlingsstrategi, der bygger på en klar forståelse af virksomhedens behov og strategier i forhold til værktøjets videre udvikling.
