Teknologi bør øge fordelene – ikke omkostningerne. Alligevel har jeg i løbet af de seneste 12–18 måneder gennemgået alt for mange virksomheder, hvor diskrete prisstigninger, automatisk fornyelse af aftaler og uoverskuelige licensvilkår udgør en usynlig belastning for EBIT. Bestyrelserne opdager det sjældent, før nogen tager udgifterne under lup.
På tværs af kategorier stiger it-omkostningerne med 10–15 % om året, samtidig med at kontrakterne forlænges, og forudsætningerne bliver mere fastlåste. Microsoft-miljøer er sjældent optimeret; hardware til slutbrugere og niche-SaaS-løsninger er overdimensionerede; managed services lever ikke op til forventningerne; og interne teams, der er pressede på tid, accepterer de nuværende omkostningsniveauer som uundgåelige.
Intet af dette kræver, at man går på kompromis med kvaliteten for at løse problemet. Gennem systematisk benchmarking, optimering af ressourcerne og bedre kontraktstyring kan man opnå Besparelser i sekscifret størrelsesorden Besparelser gå på kompromis med ydeevnen.
For et advokatfirma har vi genforhandlet en SaaS-fornyelse af et praksis- og sagsstyringssystem: en seksårig aftale med mulighed for opsigelse hvert år efter de første to år, en bindende leveringsplan med faste tidsfrister samt en strafklausul – hvis milepælene ikke overholdes, skal der ikke betales. Resultat: En besparelse på over 500.000 £ over seks år.
For en anden virksomhed erstattede vi en fast treårig Microsoft MSA-aftale med en fleksibel månedlig CSP-aftale og tilpassede brugerantal og infrastruktur, hvilket resulterede i besparelser på over 100.000 £ om året i tre år. For et energiselskab blev en samlet udgift på 2,2 mio. £ fordelt på over 80 tjenester reduceret til besparelser på over 2 mio. £ over tre år – Om os – gennem 75 målrettede indsatsområder, der ryddede op i kontrakter, specifikationer og leverandører.
”Godt” betyder fleksibilitet i kontrakterne, løbende gennemgang af licensforholdene hvert kvartal, en cloud-strategi, der er fastlåst, hvor det er forudsigeligt, og fleksibel, hvor det ikke er, samt managed services, der måles på forretningsmæssige resultater – ikke på aktivitet. Og vigtigst af alt: Giv én ansvarlig person det overordnede ansvar for de kommercielle forhold på tværs af IT, økonomi og Indkøb.
ERA er Uafhængig vi er ikke bundet af leverandørkvoter. Vores mål er det samme som jeres: en bedre omkostningsstruktur uden at gå på kompromis med funktionaliteten. Hvis vi ikke finder nogen værdi, betaler I ikke. I de fleste tilfælde gør vi det – og mere end forventet.
Vent ikke til kontraktfornyelsen. I mange kategorier er det en mulighed at skifte leverandør midt i kontraktperioden. Hvis det lyder interessant, så lad os tale sammen og se nærmere på dine teknologiudgifter.
