Dans la première partie de « Les dépenses indirectes coûtent-elles de l'argent à votre entreprise ? », nous avons décrit les étapes essentielles pour structurer vos données de dépenses indirectes et ainsi comprendre leur composition et identifier les pistes d'économies. Dans cette deuxième partie, je détaille la marche à suivre. Bien sûr, tout ce travail n'est pas vain.
À ce stade, nous devrions comprendre « qui et quoi », ce qui signifie que nous pouvons maintenant commencer à agir.
Que faire ?
Je recommande d'aborder les données par petits morceaux. Certes, cela prendra probablement plus de temps au total, mais ce sera gérable et les chances de succès seront plus élevées.
Commencez par identifier, au sein des dépenses résiduelles, les catégories d'articles à volume et à valeur élevés, susceptibles d'être regroupées. Vous pouvez également regrouper les achats par fournisseurs similaires. Ces grands segments méritent qu'on y consacre du temps et des efforts. Toutefois, même s'il est tentant de tout traiter d'un coup, les ressources et le temps supplémentaires requis du personnel risquent de rendre la tâche difficile à gérer.
- Une fois les « compartiments » définis avec les éléments, plusieurs options s'offrent à vous pour les gérer :
- Certaines catégories de produits, comme les fournitures de bureau, les télécommunications ou l'impression, peuvent représenter une valeur suffisante pour justifier un appel d'offres concurrentiel et une gestion contractuelle (j'aborderai ce sujet dans un autre article). Cette approche peut générer des économies substantielles et, très probablement, consolider le portefeuille de fournisseurs.
- Dans d'autres situations, il se peut que vous ayez déjà un fournisseur auprès duquel vous achetez ces articles à faible coût. Dans ce cas, vous pouvez mettre fin à votre collaboration avec les autres fournisseurs et reprendre la gestion contractuelle de ces dépenses.
Ces deux approches permettent de réduire le nombre de fournisseurs et d'améliorer l'efficacité des fonctions administratives, indépendamment des économies réalisées.
Face à l'absence de procédure pour commander les fournitures de bureau, j'ai récemment accompagné un client qui a mis en place un système aux résultats exceptionnels. Dans ce cas précis, les employés achetaient eux-mêmes leurs fournitures de bureau et de papeterie, puis se les faisaient rembourser par le biais de leurs notes de frais. Comme vous pouvez l'imaginer, les dépenses et les prix étaient totalement aléatoires, et les achats étaient littéralement hors de contrôle.
En collaboration avec l'entreprise, nous avons numérisé les factures PDF et, une fois les dépenses analysées, mis en place une procédure qui, sans appel d'offres (nous disposions de données historiques sur les dépenses résiduelles pour étayer notre décision), a consisté à sélectionner un fournisseur spécifique, à désigner un responsable des achats et à informer tous les employés que les notes de frais pour les fournitures de bureau ne seraient pas remboursées sans autorisation préalable. Cette mesure a permis de maîtriser les dépenses et de réaliser près de 30 % d'économies dès la première année.
Certes, certains employés étaient mécontents au départ, mais la situation s'est rapidement apaisée et aujourd'hui, tout le monde accepte le processus, ce qui permet à l'entreprise de réaliser des économies. Cela signifie également que le service comptable ne traite plus qu'une seule facture par mois, au lieu de plusieurs notes de frais.
Aujourd'hui, dans ce cas précis, nous continuons à suivre les achats trimestriellement et à prendre des mesures correctives si nécessaire.
Risques liés à l'inaction
Les organisations qui ne maîtrisent pas leurs dépenses indirectes s'exposent à des risques. Ces dépenses, généralement informelles et non contrôlées, permettent aux individus de prendre des décisions à leur guise, avec les conséquences que cela peut engendrer :
- Peu ou pas de préoccupation quant à l'obtention du meilleur prix (risque lié au prix)
- Un risque opérationnel pour l'entreprise lié à des achats qui n'auraient pas été correctement vérifiés pourrait présenter un risque pour les employés, l'entreprise et ses clients.
Si vous n'avez pas revu vos dépenses liées aux avantages sociaux récemment, il y a de fortes chances que vous payiez trop cher et que vous mettiez votre organisation en danger. Si vous ne savez pas par où commencer pour maîtriser ces dépenses, ERA peut vous aider à reprendre le contrôle et à réaliser des économies considérables, tout en vous accompagnant dans la mise en place des processus nécessaires à leur gestion.
Il existe également des outils logiciels comme SpendVue ™ d'ERA qui fournissent aux dirigeants des informations détaillées sur les dépenses de leur organisation, y compris les dépenses indirectes. Des analystes certifiés examinent en profondeur les données financières de votre entreprise et appliquent les indicateurs de performance sectoriels exclusifs d'ERA à vos dépenses. Résultat ? Des informations claires, immédiates et exploitables sont disponibles dans un format accessible et attrayant. Les conseillers certifiés d'ERA travaillent avec vous pour identifier une stratégie d'amélioration de la trésorerie adaptée aux besoins de votre organisation. Vous pouvez visionner une courte vidéo de SpendVue ™ en cliquant sur le lien suivant : https://vimeo.com/680583659
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de vos dépenses liées aux produits dérivés, veuillez contacter Grant Morrow .
Grant Morrow est consultant principal chez ERA Group et est conseiller certifié SpendVue.
Il apporte plus de 30 ans d'expérience pratique auprès des PME pour identifier leurs dépenses excessives et élaborer des stratégies pour une meilleure gestion des coûts.
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