Legutóbbi hírlevelünkben arról beszéltünk, mennyire fontos, hogy „ismerjük a számokat” – ez ugyanis a hatékony költségkezelés alapja. Sok szervezet számára azonban igazi kihívást jelent ennek a gondolatnak a gyakorlatba ültetése. Mi az egyik legnagyobb akadály? Egyszerűen az, hogy az adatokat olyan formátumba hozzuk, amelyben használhatóak – amelyeket elemezni lehet, és amelyekből hasznos, valós betekintést nyerhetünk.
Tapasztalatom szerint a legértékesebb adatok gyakran a számlákból származnak. Ezek részletes leírásokat tartalmaznak a vásárlásokról, az árucikkek számáról, valamint tranzakciós szintű információkat, amelyek aranyat érnek a költségelemzés szempontjából. A bökkenő? Ezen adatok nagy része PDF-fájlokban van elzárva.
Sok ügyfelem esetében ez azt jelenti, hogy rendszeresen – többnyire negyedévente – adatokat gyűjtök és nyerem ki a halomnyi PDF-számlából.
Azoknál az új projekteknél, ahol megpróbálunk áttekintést szerezni a kiadásokról, gyakran több ezer PDF-formátumú számlát kell átalakítani egységes digitális formátumba.
Ez ugyan nem ideális megoldás, de általában itt találhatók a leginkább hasznosítható információk. A megrendelési adatok is segíthetnek, de gyakran hiányosak vagy nem teljesek, és általában alapos tisztításra szorulnak, mielőtt hasznosíthatóvá válnának.
Hol kezdjem? Kezdje a beszállítóival!
Ha nem tudod, hol kezdj, kezdd a legnagyobb beszállítóiddal! Sokan közülük Excel- vagy CSV-formátumban tudnak összevont tranzakciós adatokat letölteni – és ez igazi nyereség. A kisebb beszállítók esetében lehet, hogy nincs ilyen lehetőség, de mindig érdemes megkérdezni. Meglepődnél, mire képesek, ha megkérdezed őket.
Ennek ellenére az általam kezelt projektek mintegy 90%-ában végül mégis vissza kellett térnünk a PDF-számla adataihoz. Eleinte több munkával jár, de hosszú távon megéri a fáradságot.
Egy forradalmian új eszköz: a Docparser
Néhány évvel ezelőtt én is hasonló kihívással szembesültem: halomnyi PDF-számla, és nem volt egyszerű módszer az adatok kinyerésére. Megpróbáltam a feladatot külföldre kiszervezni, de végül több időt töltöttem az eredmények kijavításával, mint amennyit ezzel megtakarítottam volna.
Ekkor javasolta egy kollégám, hogy próbáljam ki a Docparsert, egy olyan eszközt, amely strukturált adatokat von ki a PDF-fájlokból (és más formátumokból). Semmiképp sem tökéletes, de nagyon hatékony – különösen elektronikus PDF-ek és egységes számlaformátumok esetén. A legjobb az egészben, hogy a támogatási csapatuk rendkívül gyors és segítőkész, és az én esetemben általában egy napon belül válaszolnak.
Miután egy adott ügyfél számára beállítottuk a szabályokat, már csak fel kell tölteni a dokumentumokat, és az adatkinyerés 5 perc alatt elkészül. A beállítás után 300–400 számlát is feldolgozhatunk pár perc alatt. Számomra ez hatalmas termelékenységnövekedést jelent – és valódi áttörést jelent mindenkinek, aki nagy mennyiségű dokumentummal dolgozik, amelyekből konkrét adatokat kell kinyernie.
Segítségre van szükséged? Beszéljünk róla!
Ha az adataid PDF-fájlokban ragadtak, vagy nem tudod, hol kezdj hozzá, nem vagy egyedül – és ez még nem a vég. Vannak olyan eszközök és stratégiák, amelyek segíthetnek. Akár egyedül szeretnél nekikezdeni, akár segítségre van szükséged, szívesen beszélgetek veled, vagy felhúzom az ingujjamat, és segítek az első lépésekben.
Grant Morrow
Vezető tanácsadó
+61 415 203 575
