A bevételek és kiadások megbízható előrejelzése elengedhetetlen a jó üzleti eredményekhez.
Ez egy jól kezelt költségvetés. De mi van akkor, ha a bevételek és kiadások nem egy időben jelentkeznek, és tőkehiány lép fel? Vagy ha egyes ügyfelek késleltetik a fizetést? A cash flow az ilyen helyzetek elemzésének elengedhetetlen eszköze. A költségek csökkentése pedig egy módja a problémás cash flow javításának, és gyakran a vállalkozás megmentésének!
A költségvetés az a legfontosabb eszköz, amely meghatározza, honnan származnak az erőforrások, és milyen kiadásokra és költségekre fordítják azokat. Van azonban egy olyan irányítási eszköz, amelyet sajnos sok vállalkozó és vezető nem tart fontosnak a mindennapi munkában, pedig ez döntő szerepet játszik a nyereségesség elérésében: a cash flow.
Ez a vállalaton belül forgalomban lévő tőke kezelésének alapvető eszköze, amely bármely adott pillanatban meghatározza a vállalat pénzügyi helyzetét – hogy tudunk-e növekedni, meg kell-e tartanunk a jelenlegi állapotot, vagy esetleg rendbe kell tennünk a házunkat.
Hol tart jelenleg a vállalata? Vagy esetleg pénzforgalmi problémákkal küzd? A megoldás a költségek csökkentésében rejlik!
De először is: tudod, mi az a cash flow?
Ha bizonytalan vagy, a jó hír az, hogy ez sokkal gyakoribb, mint gondolnánk. Valójában sokan úgy vélik, hogy a költségvetés a siker kulcsa, ha betartjuk.
Ez részben igaz. A hatékony költségvetés-tervezés az első lépés a nyereség felé vezető úton, de a valós világbana bevételek és kiadások különböző területekre oszlanak, és a mindennapi élet számos, előre nem látható eseményének vannak kitéve.
A cash flow az a eszköz, amellyel ezt a valóságot kezeljük – míg a költségvetés egy sor meghatározásból áll, addig a cash flow az erőforrások befektetésekre, kiadásokra és költségekre fordításának, valamint az árbevételek beérkezésének gyakorlati eredménye.
És megmutathatja, hogy miért van az, amikor végül bekövetkezik, hogy annak ellenére, hogy az eladások elérik a célokat, a hónap végén nem marad pénz.
És hogyan kellene kezelnünk a pénzforgalmat?
A hatékony cash flow- kezelés legfontosabb tényezője az ellenőrzés gyakorisága, és minden vállalat számára az ideális megoldás a napi ellenőrzés.
Ez talán túlzásnak tűnhet, különösen azoknál a vállalatoknál, ahol kevés esemény zajlik, de mégis ez a legjobb módszer a problémák előrejelzésére vagy a váratlan helyzetekben történő gyors döntéshozatalra, főleg a kezdeti szakaszban, és ha ezt egy nagy figyelmet igénylő helyzetben.
Hogyan lehet bevezetni és frissíteni a cash flow-t?
- Nincs egyetlen módszer a nyomon követésére; használhatunk egy jól felépített táblázatot vagy egy rendszert. A lényeg az, hogy könnyű legyen a nyilvántartást vezetni, és gyorsan meg lehessen jeleníteni az eredményeket;
- Készítsen nyilvántartást a bevételekről és kiadásokról, feltüntetve a tervezett és a tényleges összegeket;
- Rögzítse az összes folyószámla nyitóegyenlegét;
- Jegyezze fel a kiadásokra és bevételekre vonatkozó havi költségvetési összegeket;
- Rögzítse az összes kifizetett kiadást – mindet – típus, összeg és fizetési dátum szerint;
- Minden bevételt rögzítsen ugyanazokkal az adatokkal és előrejelzésekkel, mint az egyes értékesítések esetében.
Ezeknek a kezdeti és napi frissítéseknek köszönhetően olyan pénzforgalmi kimutatásunk lesz, amelyből kiderül, hogy a hónap végére várt nyereség be fog-e teljesülni, illetve hogy lesz-e negatív egyenlegünk valamelyik napon – és előre láthatjuk, milyen intézkedéseket kell hoznunk a pénzügyi veszteségek és a növekvő egyensúlyhiány elkerülése érdekében.
Pénzforgalmi problémák: hogyan lehet őket elemezni?
Természetesen előfordulhat, hogy egy adott helyzet – például egy ügyfél fizetési késedelme – miatt a cash flow negatívvá válik, ami egy vállalat mindennapi pénzügyi életében teljesen természetes. Ha azonban ez többször is előfordul, akkor mielőtt intézkedéseket hoznánk, fel kell tennünk néhány fontos kérdést:
Minden ügyfél befizetése beérkezett már?
A nemteljesítés velejáró kockázat, különösen olyan instabil gazdaságokban, mint a miénk. Az előrejelzés és a valós adat közötti eltérés akár egy hónap nyereségét is felemésztheti. Fontos, hogy minden esetet külön-külön értékeljünk, és meghatározzuk annak kockázatát, hogy az ismétlődővé válik-e.
Voltak váratlan kiadások?
Ebben az esetben meg kell érteni az okot, és azt, hogy előfordulhat-e újra – például egy előre nem tervezett, elvesztett munkaügyi per az összeg mértékétől függően a célok felülvizsgálatát teszi szükségessé, de ez egyszeri esemény.
Előfordulnak-e negatív egyenlegek bizonyos időpontokban és havonta?
Ez azt jelentheti, hogy bizonyos kiadások vagy költségek fizetési határideje nem egyezik meg a bevételekkel, vagy hogy azokat nem megfelelően tervezték be a költségvetésbe.
Felmerülhetnek egyéb kérdések is, ezért fontos a napi figyelemmel kísérés, hogy a lehető leggyorsabban azonosíthassuk az okokat és megoldásokat találhassunk.
Költségcsökkentés a pénzforgalom javításával
A költségfelülvizsgálat rendkívül hatékony módszer a „bevételek és kiadások” arányának egyensúlyba hozására és a pénzforgalom helyreállítására.
1. Szolgáltatások kiszervezése
A kiszervezés kiváló lehetőség a költségek csökkentésére azokban az ágazatokban, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a vállalat fő üzleti tevékenységéhez.
Egy olyan dedikált szervezetet, amelynek működtetéséhez nincs meg a szükséges tapasztalatunk ahhoz, hogy a legjobb eredményeket a legkedvezőbb költségekkel érjük el, felválthatunk egy olyan vállalattal, amely a maximális hatékonyságra törekszik, mivel ez az ő alapvető tevékenysége. Az olyan területeket, mint a biztonság, a takarítás és a különböző típusú karbantartás, kiszervezhetjük, a piacon működő vállalatok közül a legjobb árat és minőséget keresve.
Ha a vállalat saját szállítóeszközöket használ, a fuvarozási költségek jelentős tételt jelentenek. A vállalatok rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, figyelemmel kísérik a folyamatosan változó piacot, és jobban fel vannak készülve arra, hogy alacsonyabb költségek mellett is kiváló szolgáltatást nyújtsanak.
2. Fektessen be a közösségi forrásokba
A crowdsourcing olyan megoldás, amelynek keretében a vállalat regisztrál olyan weboldalakon, ahol szolgáltatásokat igényelhet, és különböző cégek nyújtanak be ajánlatokat. Széles körben alkalmazzák a gyártással nem kapcsolatos különféle kiadások és költségek fedezésére, és jelentős megtakarításokat eredményezhet – például informatikai szolgáltatások, karbantartás, tanácsadás és egyéb területeken.
3. Ellenőrizze a készleteket
Lehet, hogy a vártnál alacsonyabb értékesítési adatok, a beszerzési folyamatok egyensúlytalansága, a készletnyilvántartás pontatlansága stb. miatt magas a készletszint. Ha ezek lassan fogyó áruk, fontolja meg, hogy visszaküldi-e őket a beszállítónak, kedvezményes áron visszavásárolja-e őket, vagy akciót hirdet-e rájuk.
4. Az árak újratárgyalása
Érdemes átnézni a termékek és beszállítók listáját, és megpróbálni újratárgyalni a feltételeket, különösen akkor, ha vannak olyan versenytársak, akik hasonló képesítési szinttel rendelkeznek. Bizonyos esetekben egy meghatározott időtartamra újratárgyalhatjuk a feltételeket, hogy helyreállítsa, és visszatérhet a korábbi állapothoz.
5. Fektessen be a költségkezelésbe
A költségkezelés manapság fontos fogalom a vállalatoknál – azaz a kiadások és a költségek feletti ellenőrzés vállalati politikaként való érvényesítése, cselekvési tervvel, stratégiákkal, mérőszámokkal és az összes terület bevonásával. Így lehet strukturált módon eljárni és minden területen eredményeket elérni.
6. A gyártási költségek felülvizsgálata
Ez egy kényes terület, ahol a legkisebb változás is hatással lehet a termék minőségére. Mivel azonban vállalkozása ide fekteti be a legtöbbet, érdemes megvizsgálni az alapanyagok vagy alkatrészek új beszállítóit, hogy kedvezőbb árakat vagy fizetési feltételeket találjon.
7. A vállalati folyamatok felülvizsgálata
Gyakran előfordul, hogy a folyamatokat nem hatékonyan hajtjuk végre, túlórával vagy a beszállítóktól származó drágább alapanyagok felhasználásával. Érdemes a legfontosabb folyamatokra – különösen a gyártásra – összpontosítani, felmérni, hogy azok túlzottan költségesek-e, és új megoldásokat keresni.
Egyéb intézkedések, amelyek javíthatják a pénzforgalmat
A költségcsökkentés mellett más hosszú távú intézkedések is hozzájárulhatnak a cash flow egyensúlyának helyreállításához és a nyereségesség visszaállításához.
1. A fizetési feltételek újratárgyalása
Az értékesítés visszaesése vagy a fizetési mulasztások miatt felül kell vizsgálnunk a beszállítók fizetési feltételeit, hogy helyreállítsuk a pénzforgalom zavartalan működését. Mérjük fel, mely feltételek módosíthatók – a magasabb kiadások és költségek tekintetében.
2. Hallgasson az alkalmazottaira
A munkatársak nap mint nap részt vesznek a működésben, és felismerik, mi nem működik megfelelően a folyamatokban, ami végül váratlan többletköltségeket eredményez. Ha meghallgatjuk őket és bevonjuk őket a munkába, az kiváló módszer arra, hogy motiváljuk a csapatokat a meghozott döntések támogatására.
3. Gondold át újra a költségvetésedet
Gyakran előfordul, hogy az adatokat a jelenlegitől eltérő körülmények között tervezték be a költségvetésbe. A paraméterek felülvizsgálata segít abban, hogy reálisabb forgatókönyveket készítsen, és így megtalálja a legmegfelelőbb megoldásokat.
4. Folyamatosan elemezze ügyfelei és potenciális ügyfelei profilját
Az ügyfelek profiljától függően módosíthatja értékesítési és fizetési stratégiáit – nagyobb részletösszegek, kedvezmények, akciók, több fizetési lehetőség. Adott esetben ez vásárlásra ösztönözhet, és csökkentheti a fizetési késedelem kockázatát.
Mint láthatjuk, a jól kezelt pénzforgalom elengedhetetlen a vállalat pénzügyi stabilitásához, valamint a nyereség megőrzéséhez és a váratlan veszteségek elkerüléséhez.
ERA Group, a költségkezelésre szakosodott globális tanácsadó cég, elismert hatékonysági módszertannal és a területen jártas, képzett szakemberekkel rendelkezik.
Szeretne többet megtudni? Foglaljon időpontot egy kötelezettségvállalás nélküli megbeszélésre egy szakértővel, és alakítsa át vállalatát!
