A status quo megkérdőjelezése: miért kell a bérlőknek alaposabban megvizsgálniuk a rezsiköltségeket

A tulajdonosok (vagy az őket képviselő ügynökségek) gyakran késnek a költségvetés közzétételével – néha csak jóval a közüzemi díjakra vonatkozó év közepén teszik meg. Ha Ön is így tapasztalta, akkor nincs egyedül; ez az esetek mintegy 50%-ában fordul elő.

Hasonlóképpen, a bérbeadók gyakran késnek a végleges elszámolási igazolások kiadásával, különösen akkor, ha a bérlőknek visszatérítés jár, mert a tényleges költségek alacsonyabbak voltak a költségvetésnél. Előfordulhat továbbá, hogy a költségekre vonatkozó magyarázatok és megjegyzések hiányosak vagy egyáltalán nincsenek, és az alkalmazott költségmegosztás alig van alátámasztva. Ami pedig döntő fontosságú: a bérlőknek az igazolás kiadását követően gyakran csak korlátozott idejük van a feltüntetett kiadások vitatására – feltéve, hogy egyáltalán vitathatják azokat anélkül, hogy további költségek merülnének fel.

Ha Ön egy bérlővállalat elfoglalt pénzügyi igazgatója vagy ingatlanigazgatója, ez a feladat gyakran a „megoldandó dolgok” halmazába kerül, majd elfeledésbe merül, vagy egyszerűen csak elfogadják. A bevált gyakorlat szerint a költségvetést legkésőbb egy hónappal a szolgáltatási díj évének kezdete előtt kell benyújtani, a végleges igazolásokat az év vége után négy hónapon belül kell kiállítani, és további négy hónapot kell biztosítani a bérlőknek a költségek áttekintésére. Ugyanakkor ügyeljen a bérleti szerződésben meghatározott konkrét határidőkre, mivel ezek elsőbbséget élvezhetnek és megelőzhetik a jövőbeli vitákat.

A bérbeadó nem megfelelő ügyvitelének hatása egy vállalkozásra jelentős lehet:

• Nem tud előre tervezni a növekvő költségekkel kapcsolatban.
• Lehet, hogy a bérbeadó máris új kötelezettségeket vállal és új költségeket vállal magára, még mielőtt megkapnád a költségvetést – nemhogy lehetőséged lenne azt megkérdőjelezni.
• Pénzt veszít. A bérlők gyakran anélkül fizetnek túl sokat, hogy észrevennék, és akaratlanul is fedezik azokat a költségeket, amelyekért valójában a bérbeadónak kellene felelnie – így olyan forrásokat fordítanak erre, amelyeket saját vállalkozásuk fejlesztésére fordíthatnának.

Mintha a gyenge ügyintézés még nem lenne elég rossz, 2024-ben az egyik legszembetűnőbb túlszámlázási terület a házkezelési költségek voltak. Ezek meredeken emelkednek, különösen Londonban, és gyakran olyan feladatokat is magukban foglalnak, amelyekért a házkezelő cégnek már a kezelési díjában is el kellene számolnia. Miért? Mert azoknak a díjaknak rögzítettnek kellene lenniük. Tehát nem csak az ügyintézés gyenge, hanem a bérbeadók még többet is számolnak fel érte!

Figyeljen az M&E (gépészeti és villamos) költségekre is. Egyes bérbeadók átalánydíjas karbantartási szerződéseket kötnek, mégis felmerülnek és továbbhárítanak olyan többletköltségeket, amelyeket nem szabadna felszámítani. A javítási költségeket a cserék költségeitől elkülönítve kell elszámolni. Az épületek energiahatékonyságára vonatkozó, hamarosan hatályba lépő MEES-előírások miatt egyes bérbeadók a berendezések és szerkezeti elemek javítása vagy cseréje helyett a korszerűsítést választják. A tőkeköltségek – ha szerepelnek a szerződésben – általában jelentős összegűek, és meglepetésként érhetik az ügyfelet. De vajon a bérleti szerződés feltételei alapján egyáltalán felelős-e ezért? Van-e költséghatékonyabb, a szabályoknak megfelelő alternatíva?

Szakértői tanácsadás segítségével ezek a költségek – mind a bérleti szerződés, mind a RICS gyakorlati kódex alapján – megvizsgálhatók a jogszerűségük szempontjából, ami esetlegesen jelentős csökkentések kialkudását is lehetővé teheti. Ha nem biztos abban, hogy a díjakat helyesen számolják-e fel Önnek, célszerű szakértői tanácsot kérni.

Építési szakértőkből és létesítménygazdálkodási mérnökökből álló elkötelezett csapatunk áttekinti a bérleti szerződését, és gyorsan összehasonlítja a közüzemi költségeit. A magas díjak és a szabálytalanságok esetén ezután felvethetjük a kérdést a bérbeadóval, ami gyakran jelentős visszatérítésekhez és a jövőbeli közüzemi költségek csökkenéséhez vezet.