Csábít az ingyenes szállítás, amikor a beszállítók ezt kínálják? Vagy előfordult már, hogy figyelmen kívül hagyta a szerződés apró betűs részét? Ha igen, akkor nincs egyedül. De ez drágán megfizethető hiba lehet, ha vásárlás előtt nem áll meg egy pillanatra, és nem teszi fel a szükséges kérdéseket.
Bármely önmagát tisztelő üzleti vezető azt mondaná, hogy a költségkontroll elengedhetetlen – gyakran a sikeres üzletvezetés egyik legfontosabb prioritásaként emlegetve azt. A valóság azonban az, hogy a legtöbb vállalat pontatlanul, szórványosan vagy egyáltalán nem kezeli a költségeit. Ennek az eltérésnek az oka talán egyszerűbb, mint gondolnánk: a költségkezelés valóban nehéz feladat.
A költségeket számtalan, különböző részlegekben hozott döntés határozza meg – ezek közül néhány előre látható, mások pedig utólagos reakciók. Az olyan területek, mint az energiaellátás, a távközlés, a logisztika és az ingatlankezelés, gyakran kívül esnek a vezetőség fő figyelmének középpontján. Ezek „mások feladata”, amíg válsághelyzet nem alakul ki. Még akkor is, ha a szervezetek figyelmet fordítanak a költségekre, az adatok gyakran szigetelődnek, a referenciaértékek nem egyértelműek, és a cselekvési lehetőségek korlátozottak.
ERA Group több mint 30 éve ERA Group a szervezeteket abban, hogy áthidalják ezt a szakadékot. Több ezer projekt során ugyanazok a mintázatok rajzolódtak ki – olyan gyakori buktatók, amelyek megakadályozzák a vállalkozásokat abban, hogy elérjék a számukra elérhető megtakarításokat.
Íme a három leggyakrabban előforduló:
1. A beszerzési döntések egyszeri eseményként való kezelése
Sok szervezet megköt egy szerződést, rögzíti az árat, majd továbbáll – és csak akkor tér vissza, ha a szerződés lejár, vagy válsághelyzet alakul ki. A piacok azonban folyamatosan változnak. A beszállítók árai változnak. Új lehetőségek nyílnak meg. Ami két évvel ezelőtt versenyképes volt, ma már jelentős értéket hagyhat ki.
A megoldás nem az, hogy folyamatosan újratárgyaljuk a szerződéseket, hanem az, hogy strukturált felülvizsgálatokat építsünk be az üzleti ciklusba. ERA Group gyakran tapasztaljuk, hogy a „jó” szerződéssel rendelkező ügyfeleknél is van még kiaknázatlan megtakarítási potenciál – egyszerűen azért, mert a piac változott, és senki sem vette ezt figyelembe.
2. A közvetett költségek összetettségének alábecsülése
A közvetlen költségek – az alapanyagok, a gyártás és a munkaerő – általában a figyelem középpontjában állnak. A közvetett költségek, vagyis azok az általános költségek, amelyek a vállalkozás működését biztosítják, ritkán kapnak figyelmet. Pedig a közvetett költségek általában a vállalat teljes kiadásainak 15–30%-át teszik ki.
A kihívás abban rejlik, hogy a közvetett kategóriák gyakran széttagoltak, hiányoznak belőlük a belső támogatók, és megfelelő összehasonlításukhoz speciális piaci ismeretekre van szükség. Sok beszerzési csapatot túlterhelnek az alapvető feladataik, és egyszerűen nincs kapacitásuk vagy szakértelmük ahhoz, hogy mindent – a hulladékgazdálkodástól a biztosításokon át a nyomtatásig – optimalizáljanak.
Éppen ebben rejlik a külső szakértelem kiemelkedő értéke. ERA Group mélyreható, szakterület-specifikus ismereteket hoznak olyan területekre, amelyekre a belső csapatok gyakran nem tudnak kellő figyelmet fordítani.
3. A tevékenység és az eredmények összekeverése
Egy pályázati eljárás lebonyolítása, három árajánlat beszerzése vagy a beszállító váltása jelentős előrelépésnek tűnhet. De ha nem ismerjük pontosan a kiindulási helyzetet, a piaci árakat és a teljes tulajdonlási költséget, nehéz megítélni, hogy az eredmény valóban jó volt-e.
Gyakran találkozunk olyan szervezetekkel, amelyek már több költségcsökkentési programon is átestek, de még soha nem hasonlították össze kiadásaikat a piaci árakkal. Ezekben az esetekben nem mondhatjuk, hogy a törekvéseik kudarcot vallottak volna – csupán megbízható iránytű nélkül működtek.
ERA Group minden megbízás egy alapos, tényeken alapuló elemzéssel kezdődik: hol tart jelenleg, mennyit kellene fizetnie, és mi a reális út a cél eléréséhez? Ez az alap jelentősen meghatározza az eredményt.
A lényeg
A költségkezelés nem csupán a kiadások csökkentéséről szól. Arról szól, hogy jobb információk alapján, következetesen és hosszú távon jobb döntéseket hozzunk. Azok a szervezetek, amelyek ezt jól csinálják, általában rugalmasabbak, versenyképesebbek és jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy a növekedésbe fektessenek be.
Ha szeretné kideríteni, hol maradhat ki érték a vállalkozása számára, ERA Group kötelezettségvállalás nélküli kezdeti felmérést ERA Group . A működési modellünk egyszerű: csak akkor kapunk fizetést, ha eredményeket érünk el.
