A szerződéses fáradtság: az érték rejtett csökkenése a hosszú távú megállapodásokban

A beszállítói kapcsolatok kezelése során könnyű beleesni abba a csapdába, hogy a szerződéseket egyszeri, egyszeri feladatként kezeljük: megtárgyaljuk az üzletet, elrakjuk, és továbblépünk. Ez a gondolkodásmód azonban drágán megfizethető a vállalkozások számára. Két apró, de kritikus kihívásról szeretnék beszélni, amelyek idővel aláássák a szerződés értékét: a szerződés kiterjedésének fokozatos bővülése és a szerződéses fáradtság.

A piac soha nem áll meg

Legyünk őszinték: a szerződések nem működnek tökéletesen. Nem is működhetnek. A piacok dinamikus jellegétől kezdve a vállalkozások folyamatosan változó igényeiig – a valós helyzet folyamatosan változik. És bár az ügyfelek gyakran úgy tekintenek a szerződéskezelésre, mint egy egyszerű, rutinszerű feladatra – „a projekt kész, továbbállunk” –, pont itt kezdődnek a bajok.

Ugyanakkor a beszállítók – és ezt óvatosan fogalmazom – mindig keresi a lehetőségeket, hogy növeljék az árréseiket – néha az ügyfél kárára. Ez nem cinizmus, hanem realitás. A beszállítók üzleti vállalkozások, és ha adódik lehetőség az árréseik növelésére, sokan élni fognak vele. Így működik ez a játék.

A szerződés kiterjedésének fokozatos bővülése kontra a szerződéses fáradtság

ERA Group auditfolyamatunk révén segítünk ügyfeleinknek két különálló, de egymással összefüggő probléma megoldásában: a szerződéses kiterjedés fokozatos bővülése és a szerződéses fáradtság.

• A szerződéses eltérés akkor következik be, amikor a beszállítók – vagy akár a belső csapatok – nem tartják be az eredetileg kialkudott feltételeket. Például egy irodaszerekkel foglalkozó beszállító árajánlatot adhat egy márkátlan termékre. Amikor azonban az ügyfél újra megrendelést próbál leadni, azt a választ kapja, hogy a termék már nem gyártott vagy nincs raktáron. Ehelyett egy „alternatív” terméket kínálnak neki, amely éppen jelentősen drágább. És ritkán jár ez az alternatíva jobb áron – éppen ellenkezőleg. A beszállító zsebre teszi a többletárrést, míg az ügyfél többet fizet valamiért, amit nem kért.
• A szerződéses fáradtság viszont inkább passzív jelenség. Ez akkor következik be, amikor mindenki megfeledkezik a szerződésről. Lejelölik a listáról, és az élet megy tovább. De mi lesz a szerződés előnyeivel? Csendesen elpárolognak. Valójában vannak tanulmányok, amelyek szerint három éven belül az eredetileg kialkudott értéknek csak körülbelül 40%-a marad meg. A csökkenés gyorsan történik – az első évben meredeken, majd fokozatosan –, de addigra az előnyök 60%-a már elillant.

Irányítás fenntartása, értékteremtés

Itt jövünk mi a képbe. Ellenőrzési folyamatunk alaposan átvizsgálja az adatokat, a szerződéseket és a kisbetűs részeket is. A cél? Az eredetileg kialkudott feltételek teljes értékének megőrzése és védelme. Akár megtakarításnak, ár-érték aránynak vagy üzleti előnynek nevezzük, mi gondoskodunk arról, hogy ez a szerződés teljes élettartama alatt teljes mértékben megvalósuljon.

Mi nem csupán jobb feltételeket alkudunk ki – hanem gondoskodunk arról is, hogy azok a megállapodás teljes időtartama alatt, következetesen és optimális szinten megvalósuljanak. Ez az ERA megközelítésének egyik legfőbb megkülönböztető jegye.

Mini-pályázatok: proaktív fejlesztés

Emellett kollégámmal, Jamesszel együtt figyelemmel kísérjük a piacot. Ha trendeket észlelünk – például ingadozásokat a kenőanyagok és olajok szektorában –, akkor lépéseket teszünk. Úgynevezett „mini-pályázatokat” írunk ki, amelyek során egy nagyobb szerződés egyes részeit különválasztjuk, és azokat újból kiírjuk. Így újra versenyhelyzetet teremtünk, és gyakran új értéket tudunk kihozni a szerződésből. Ez a módszer a szerződés fejlesztését szolgálja, nem pedig annak elavulását.

Záró gondolatok

Az ügyfelek gyakran alábecsülik, milyen gyorsan veszíthet értékéből egy szerződés. A megfelelő felügyelet, eszközök és piaci információk segítségével azonban megőrizheti annak hatékonyságát. A szerződéses fáradtság és a szerződés tartalmának fokozatos eltolódása nem elkerülhetetlen – megelőzhető. Csak tudnia kell, hol kell keresni, és folyamatosan figyelnie kell.

Pontosan ezt tesszük ERA Groupál.