Ahogy közeledik a második negyedév, figyelmünk a különböző szektorok első negyedévi jelentéseihez szükséges jelentések és adatok összeállítására irányul.
Az alábbiakban áttekintést adunk az elmúlt hónap legfontosabb eredményeiről és tevékenységeiről.
Iskolai étkeztetés és költségvetés-nyomon követés
Iskolai ügyfeleink számára: figyelmük és előkészületeik egyre inkább az első negyedévi élelmiszer- és vendéglátási jelentések felé fordulnak, amelyek értékes betekintést nyújtanak az élelmiszer-beszerzések pénzügyi teljesítményébe.
Mivel ezek az iskolák naptári évre szóló költségvetéssel működnek, ez az első jelentés fontos első áttekintést nyújt arról, hogy hogyan állnak a költségvetéshez képest, beleértve a teljes évre vonatkozó legfrissebb becsléseket (LE) is. Ez a jelentés segít felismerni a tendenciákat, és rávilágít a figyelmet igénylő területekre.
Ez elengedhetetlen tényező a költségek kezelésében.
Idősgondozó intézmények negyedéves jelentése (Q30)
Jelenleg egy idősek otthonának készítjük el a 30. negyedéves jelentését, amelyet hamarosan bemutatunk. A jelentés részletesen bemutatja a negyedéves megtakarításokat, elemzi a beszerzési trendeket, feltárja az olyan rendellenességeket, mint például a szerződéses feltételektől eltérő áringadozások, valamint ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a szükséges korrekciós intézkedésekre vonatkozóan.
Ezeknek a jelentéseknek a személyes bemutatása érdekes, mélyreható megbeszéléseket eredményez, elősegítve a stratégiai döntéshozatalt és hozzájárulva a belső jelentéstételhez. Annak ellenére, hogy már 30 negyedév óta készítjük ezeket a jelentéseket, továbbra is találunk lehetőségeket a költségmegtakarításra.
Miután a jelentést átadtuk a pénzügyi csapatnak, időt szánunk arra is, hogy beszéljünk a séfvel, és tájékoztassuk őt a jelenlegi helyzetről.
Pályázati dokumentáció elkészítése idősgondozó intézmény számára
A beszállítói megállapodásokban bekövetkezett változásokra reagálva ugyanaz az idősek otthona átfogó piaci felmérést kért az összes élelmiszer-kategóriára vonatkozóan, hogy feltárja az élelmiszer-ellátás terén elérhető további költségmegtakarítási lehetőségeket. Tekintettel a változó piaci körülményekre és az utolsó piaci felmérés óta eltelt időre, most alkalmas az időpont e felmérés elvégzésére. Ennek megfelelően megkezdjük a pályázati dokumentumok előkészítését, amelyeket a kiválasztott beszállítóknak fogunk megküldeni.
Új ipari fogyóeszközök kategóriájába tartozó projektek
Egy újonnan szerződött ügyfél arra bízott meg minket, hogy egy átfogóbb költségkezelési kezdeményezés részeként két ipari szegmensben keressünk megtakarítási lehetőségeket. A kiindulási pont az ügyfél 12 hónapos főkönyvi adatainak áttekintése, hogy azonosítsuk az összes releváns beszállítót – ez a feladat már önmagában is igen érdekes, átfogó képet nyújt kiindulási alapként.
Több mint 300 beszállító bevonásával az adatgyűjtési folyamat igen kiterjedt lesz; először rengeteg PDF-számlából kell a legfontosabb adatokat Excelbe, majd onnan a Power BI-be átmásolni. A hatalmas munkaterhelés ellenére ez a kiindulási pont elengedhetetlen az átfogó költségelemzéshez.
A monitoring fontossága a költségkezelésben
Visszatérve a monitoring fázisra, amely az elmúlt hónap munkájának legnagyobb részét tette ki: a projekt ezen szakasza legalább annyira fontos, ha nem fontosabb, mint az elemzési és a pályázati szakaszok. Éppen itt gondoskodunk arról, hogy az eddig elvégzett kemény munka gyümölcsöt hozzon és fenntartható legyen. ERA Group a monitoring fázis akár 3 évig is eltarthat. Ezen a szakaszon kerülnek igazán előtérbe a további betekintések és az esetleges teljesítmény-összehasonlítások.
Térjünk vissza a megfigyelési szakaszra, amely az elmúlt hónap munkájának nagy részét tette ki; egy projekt megfigyelési szakasza ugyanolyan fontos – ha nem fontosabb – mint az elemzési és a pályázati szakasz.
A folyamatos ellenőrzés biztosítja, hogy az ügyfelek a megállapodás szerinti árakat és szolgáltatásokat kapják; egyúttal pedig megoldja az ügyfél és a beszállítók között felmerülő esetleges problémákat. A múltban felmerült problémák közül néhány példa:
- A beszállító téves árfájlt töltött fel, amit csak a negyedéves ellenőrzés során vettek észre; egyébként ez észrevétlenül maradt volna.
- A szerződéses tételek véletlenül kiestek a szerződéses tételek kosarából, és jelentősen magasabb, nem szerződéses árakon számlázták őket; ez idővel jelentős túlfizetésekhez vezetett.
A legjobb szándék ellenére is előfordulhatnak hibák.
ERA Groupteljesítményalapú díjszabása
ERA Grouptényleges díját szintén ezekben a negyedéves jelentési időszakokban határozzák meg. Míg a projekt kezdetén a díjstruktúrát a megtakarítások százalékos arányaként állapítják meg, a tényleges kifizetéseket a negyedéves jelentési időszak alatt kiszámított tényleges megtakarítások alapján kezdik el kiszámítani.
A hagyományos tanácsadási modellektől eltérően a mi megközelítésünkben a fizetések a projekt teljes időtartamára elosztva történnek. Ez minimálisra csökkenti az ügyfél pénzforgalmára gyakorolt hatást, miközben a projekt a megvalósult megtakarításokból finanszírozza önmagát. Természetesen, ha nincs megtakarítás, akkor nincs díj sem, és a projekt soha nem jut el erre a szakaszra.
Örömmel osztom meg Önökkel a további fejleményeket, ahogy az elkövetkező hónapokban haladunk előre az adatgyűjtés, az elemzés, a megvalósítás és a nyomon követés szakaszaiban.
