Január–február mindig is mozgalmas időszak volt, és ez az év sem volt kivétel. Szorosan együttműködünk két régóta velünk együttműködő bentlakásos iskola ügyfelünkkel, segítve őket a működési költségek kezelésében és új költségmegtakarítási lehetőségek feltárásában. Ahogy ők fogalmaznak: minden megtakarított dollár hozzájárul ahhoz, hogy alacsonyan tartsák a tandíjakat.
Bár ez a munka nem feltétlenül követi a hagyományos ERA Group folyamatot követi, a fő célkitűzés változatlan maradt: a hatékonyság növelése és a pénzügyi eredmények javítása. Korábban ez a munka elsősorban a bentlakásos részlegek étkeztetésére és vendéglátására összpontosult, de az elmúlt néhány évben mindkét intézmény igyekezett kiterjeszteni tevékenységét más területekre is, például az étkezdékre, az egyenruhákat és az irodai kellékeket. Ennek eredményeként január nagy részét a 2024-es év lezárásával és a 2025-ös év alapjainak lefektetésével töltötték.
A januárban megvalósított legfontosabb területek
Étkezési költségek nyomon követése: Egy iskola örömmel vette tudomásul, hogy 2024-ben az étkezésenkénti költségei kevesebb mint 2%-kal emelkedtek, ami a jelenlegi piaci viszonyok mellett kedvező eredménynek számít. A cél az volt, hogy áttekintsék a 2024-es kiadásaikat, további optimalizálási lehetőségeket keressenek, és összehasonlítsák az étkezési költségeiket más intézményekével.
Az étkeztetés teljesítményének értékelése: Kimutattuk, hogy az iskolák között 40%-os különbség van a tanulónkénti kiadásokban, rámutatva ezzel a költségkontroll javításának és/vagy a lehetőségek bővítésének lehetőségeire.
Értékesítési és árképzési kiigazítások: Áttekintettük az étkezdék árait és az értékesítési trendeket, hogy biztosítsuk azok összhangját a 2025-ös költségvetési tervekkel, miközben meghatároztuk a megtakarítási lehetőségeket (és igen, voltak ilyenek).
Élelmiszer-kategória közbeszerzési eljárás: 9%-os megtakarítást értünk el egy korábban még nem szerződéses kategóriában, ami hozzájárult a nemrég egy másik élelmiszer-kategóriában elért 21%-os megtakarításhoz.
A másolópapír-felhasználás elemzése: az iskola egyik legjelentősebb tételes kiadása. A diákok számához viszonyítva megállapítottuk, hogy az egy diákra jutó papírfogyasztás stabilan ~1,25 csomag/diák/év szinten maradt, ami azt jelenti, hogy a 2024-ben tapasztalt kiadásnövekedés a beiratkozók számának növekedéséből adódott – és nem az árak emelkedéséből, ahogyan azt feltételeztük (az árak ugyanis csökkentek). A digitális tanulás és a számítógépek használata felé történő elmozdulás miatt arra számítottunk, hogy a papírfelhasználás csökkenni fog, de az adatok másra utalnak.
Egyenruha-trendek: Bár az egyik iskola összességében elégedett volt az egyenruha-üzlet teljesítményével, részletesebb elemzést kért a vásárlási szokásokról. Az egyik megállapítás szerint a diákok jelenleg átlagosan évi 1,5 inget vásárolnak, szemben a mindössze négy évvel ezelőtti évi 1 darabbal, és a diákonként vásárolt termékek összesen száma a koronavírus-járvány előtti időszakhoz képest 50%-kal nőtt. Emellett kimutattuk, hogy a vezető beszállító tavaly körülbelül 5%-kal emelte az árakat.
Ezt a felmérést negyedévente végezzük el, hogy az iskolák tisztában legyenek azzal, hogyan állnak a költségvetéshez képest. Az esetleges eltéréseket megmagyarázzuk, és szükség esetén korrekciós intézkedéseket hozunk. Az ilyen egyszerű és apróbb betekintések segítenek az iskoláknak a készletgazdálkodás finomításában, a költségek optimalizálásában és a költségvetés-tervezés javításában.
A benchmarking iránti növekvő igény
A benchmarking egyre fontosabb eszközzé válik az iskolák és a vállalkozások számára a belső elemzések és a versenytársakkal való összehasonlítások terén. Az elmúlt hét év során, amióta ezekkel az iskolákkal dolgozom, a benchmarking a „nincsenek adataink” álláspontról egy kritikus döntéshozatali eszközzé fejlődött.
Az elemzés iskolai alkalmazásának egyik példája a papírfelhasználás esete. Miután megállapítottuk, hogy a papírfelhasználás elmarad a várakozásoktól, az iskola gyorsan azonosítani tudta a probléma forrását, és korrekciós intézkedéseket hozott.
Ezek az iskolák a következőket kérdezik:
„Hogyan teljesítünk? Miben tudunk fejlődni? És miben vagyunk már most is jók?”
A hallgatói adatok felhasználásával elemezni tudtuk a kiadási trendeket a legfontosabb kategóriákban, így mélyebb betekintést nyertünk a helyzetbe. Adataink egy része már 2017-re, a koronavírus-járvány előtti időszakra nyúlik vissza, és értékes hosszú távú rálátást nyújt.
Az iskolák egyre inkább felismerik a pénzügyi kockázatokat, ezért egyre nagyobb az igény a más intézményekkel való összehasonlításra és a mélyebb adatelemzésre. És ahogy mindkét iskola folyamatosan emlékeztet rá, a tét valóban nem csekély.
Ha érdekli az iskolájában vagy szervezetében a teljesítmény-összehasonlítás vagy a költségkezelés, szívesen beszélgetnék Önnel, hogy megnézzük, milyen lehetőségek vannak.
Örömmel tartok előadást az igazgatóság vagy a felső vezetés előtt, ha ez segít nekik megérteni a lehetőségeket. Ez túl fontos ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyjuk vagy elsimítsuk.
