A válasz nagy valószínűséggel igen; és íme, miért:
A kérdés gyakran háttérbe szorul, vagy a „túl bonyolult” kategóriába kerül, amikor a kis összegű kiadásokról van szó. Az összes kiadás részletes áttekintése túl nehéznek vagy időigényesnek tűnik. Lehet, hogy nincs meg a szükséges erőforrás vagy idő, vagy úgy érzi, hogy ez nem stratégiai lépés. Ezek néhány ok vagy kifogás, amit a pénzügyi igazgatóktól és pénzügyi vezetőktől hallok; bár a legtöbbjük elismeri, hogy ez egy olyan terület, ahol megtakarításokra van lehetőség. Azt mondják, hogy tennének valamit az ügyben, de túl elfoglaltak. Ez frusztráló számomra, mert olyan keményen dolgoznak a pénzkeresésért, miközben egy gyors ellenőrzés több ezerrel növelhetné az üzleti nyereséget anélkül, hogy túlórázniuk kellene.
Ez egy kétrészes sorozat első része, amelyben elmagyarázom, mi is az a „tail spend”, és hogyan lehet azt elemezni és minimalizálni anélkül, hogy a csapatod órákat pazarolna rá.
Mi az a „tail spend”?
A „tail spend” fogalmát minden szervezet másképp határozza meg; a leggyakoribb meghatározás azonban a 80/20-as szabály (Pareto-szabály) alkalmazása, amint azt az 1. ábra is mutatja.
A kifejezés a kiadások alsó 20%-ára utal, amelyet általában a beszállítók 80%-a biztosít. A „tail spending” általában alacsony értékű beszerzésnek minősül, mivel a teljes kiadási összegnek csupán egy csekély részét (20%) teszi ki. A legtöbb vállalatnál ezt „szabályozatlan kiadásnak” vagy „nem stratégiai kiadásnak” is nevezhetjük.
A „tail spend” más néven „maverick” vagy „rogue” kiadásnak is nevezik. És valóban gondot okoz!
1. ábra: Kis összegű kiadások. Forrás: ERA Group
Több ezer üzemeltetési fogyóeszköz és cikkszám tartozhat a „tail spend” kategóriába, ideértve az egyéni védőeszközöket, a csomagolóanyagokat, a szállítási és raktári kellékeket, a takarítási és higiéniai cikkeket, az ipari gázokat és az irodai kellékeket. A lista végtelen. Ez egy igen terjedelmes és ijesztő lista lehet. Az ezekkel kapcsolatos kiadások önmagukban minimálisak, de hadd mondjam el: összeadódnak!
Általánosságban elmondható, hogy a szervezeteken belül kevéssé tudják, mekkora összegekről van szó a „tail spending” esetében, és még kevesebb ismeretük van annak hatékony kezeléséről. Ez gyakran oda vezet, hogy a vállalatok évente több ezer, egyes esetekben akár több százezer dollárt is elszalasztanak. Ez olyan pénz, amelyet akaratlanul és feleslegesen fizetnek ki a beszállítóknak, pedig másra is fordíthatnák.
A kis összegű kiadásokkal kapcsolatos kihívás két részből áll: először is meg kell állapítani, mely kategóriákban szöknek az egekbe a költségek; másodszor pedig ki kell találni, hogyan lehet ezeket a megtakarításokat visszaszerezni.
Mennyi pénztől esik el?
Bár a kis összegű kiadások a teljes költségekhez képest csekélynek tűnnek, mégis éppen ezen a területen lehet jelentős megtakarításokat elérni. Ez a pénz közvetlenül a nettó eredményt növelheti, vagy új projektek, illetve létszámbővítés finanszírozására fordítható.
A költségcsökkentés területén eltöltött hosszú évek alatt azt tapasztaltam, hogy a kis összegű kiadások kezeléséből származó megtakarítások az első évben 10–15% körüli mértékűek lehetnek. Tapasztalataim azonban azt mutatják, hogy egyes kategóriákban megfelelő kezelés mellett akár 40%-os megtakarítás is elérhető.
Ezeket a lehetséges megtakarításokat gyakran figyelmen kívül hagyják, mint belső finanszírozási forrást, mivel alacsony a várható hozamuk, nem elég átláthatóak, hiányoznak a belső erőforrások, és nincsenek megfelelő összehasonlító adatok.
Ha 1 millió dolláros „tail spend” kiadásod van, akkor a 10%-os megtakarítás 100 000 dollárt jelent. Képzeld el, hogy ezt az összeget néhány hónap alatt visszaszerezheted anélkül, hogy felmondanád a beszállítói szerződéseket vagy embereket bocsátanál el. Ez elég jó érzés.
A háttérirodai hatékonyság a kis összegű kiadások felmérésének és a problémák megoldására tett intézkedéseknek a másik eredménye. A folyamat eredményeként zökkenőmentesebbé válik a számviteli folyamat, és csökken a zavar, ami idő- és erőforrás-megtakarítást jelent.
A kis összegű kiadások felülvizsgálata: hol kezdjük?
A kis összegű kiadások kezelésének gondolata ijesztő lehet; ráadásul a vállalatok gyakran nem rendelkeznek megfelelő erőforrásokkal ahhoz, hogy áttekintsék a több tízezer tranzakciót, amelyek általában nem a megfelelő formátumban állnak rendelkezésre az egyszerű elemzéshez.
Valahol el kell kezdeni, és ne feledje, hogy vannak olyan külső szolgáltatók, akik segíthetnek ebben, vagy akár el is intézhetik helyette.
Az első lépés a vállalat „tail spend” kiadásainak felkutatása és azonosítása. Ez valószínűleg vállalatonként eltérő lesz, ezért érdemes időt szánni erre a folyamatra. Mint korábban említettük, a Pareto-szabály a legegyszerűbb módszer ennek meghatározására.
Miután mindenki tisztában van a „tail spend” fogalmával, már csak az adatok beszerzésére és elemzésére van szükség. Amikor ügyfeleimnek segítek, gyakran egy halom PDF-dokumentumot vagy számlát adnak át nekem, amelyeket én aztán digitális formátumba konvertálok.
Miután az adatok elemzésre alkalmas állapotba kerültek, és azokat egységesítették és megtisztították, az elemzés feltárja, hol történnek a kiadások és kik a beszállítók. Vannak olyan szoftverek is, amelyek megkönnyítik és felgyorsítják ezt a folyamatot, így rövid időn belül meg lehet határozni a megtakarítási lehetőségeket.
Végül is azt szeretnénk megérteni, hogy kik és mik alkotják az Ön kis összegű kiadásait. Ezután pedig lépéseket tehetünk az ügyben.
Miután kiderült, hol történik a túlköltekezés és ki áll mögötte (lehet, hogy árazási hiba történt, vagy valaki jogosultság nélkül költött), segítünk kitalálni, hogyan lehetne orvosolni a helyzetet.
Egyes szoftvereszközök, mint például az ERA SpendVue™, a felsővezetők számára részletes információkat nyújtanak a szervezet kiadásairól, beleértve a kis összegű kiadásokat is. Ezen eszköz segítségével minősített elemzők alaposan átvizsgálják a pénzügyi adatokat, és az ERA saját fejlesztésű iparági referenciaértékeit alkalmazva azonosítják a kiadási rendellenességeket. Az eredmény egy sor világos, azonnali és gyakorlatban is alkalmazható betekintés, amely könnyen érthető formátumban áll rendelkezésre. Ezt követően tanácsadója Önnel együttműködve meghatározza a szervezet igényeinek leginkább megfelelő utat a cash flow javításához.A SpendVueTM-ről készült rövid videót a következő linken tekintheti meg: https://vimeo.com/680583659.
A sorozat 2. részében azt fogjuk megvizsgálni, hogy mit tehet a kis összegű kiadásokkal, miután alaposabban megismerte azok összetételét.
Ha többet szeretne tudni a kis összegű kiadások kezeléséről, kérjük, vegye fel a kapcsolatot Grant Morrow-val.
Grant Morrow az ERA Group vezető tanácsadója ERA Group SpendVue-tanúsítvánnyal rendelkező tanácsadó. Több mint 30 éves gyakorlati tapasztalattal rendelkezik a kis- és középvállalkozásokkal való együttműködés terén, amelynek keretében segít feltárni a túlköltekezés területeit, és stratégiákat dolgoz ki a hatékonyabb költségkezelés érdekében.
