Olyan összetett környezetben, ahol az SAP ERP-t széles körű és sokszínű felhasználói bázis használja, a licenckezelés nem triviális feladat, és idővel eltérésekhez vezethet a különböző SAP-modulok tényleges használata, valamint a szerződésben rögzített (és kifizetett) szolgáltatások között.
Ez az eltérés kétféle problémát okozhat, az esettől függően:
- Az alkalmazás felhasználói bázisa az idők folyamán bővült; és ha erről nem tájékoztatták az SAP-t, illetve nem folytattak erről megfelelő tárgyalásokat, akkor a vállalat kevesebbet fizet, mint amennyit kellene, és az SAP vagy valamelyik partnere célzott ellenőrzésnek vetheti alá, ami az SAP által kiszabott bírságok formájában kellemetlen következményekkel járhat.
- Ha viszont a rendszer tényleges használata különböző okok miatt az idő múlásával visszaesett, vagy ha az előfizetett modulok közül néhányat soha nem is használtak, akkor éppen ellenkező helyzet áll elő: azaz a vállalat többet fizet, mint amennyit kellene.
Az SAP licencszámítási modellje nem egyszerűen a névleges, felhasználónkénti licencszámon alapul, hanem egy FUE (Full Usage Equivalent) nevű összesített használati mutató alapján kerül meghatározásra. A felhasználókat a rendszerrel való interakciójuk szintje alapján több kategóriába sorolják, és egyes kategóriák „erősebbek” másoknál: például a forráskód módosítására jogosult felhasználó egy erősebb osztályba tartozik, mint egy másik felhasználó, aki csak a kínált különböző funkciók olvasására jogosult; ezért az első felhasználó nyilvánvalóan több FUE-t fogyaszt, mint a második.
A FUE elvileg hasonló egy „valutához”, amely kifejezi az egyes felhasználók számára biztosított cselekvési körét; ez több, modulonként eltérő hozzáférési jog kombinációját is magában foglalja.
Ez magyarázza a cikk elején szereplő megállapítást, nevezetesen azt, hogy ha nem kezelik megfelelően, az SAP-licenckezelés idővel olyan helyzetekhez vezethet, amikor a tényleges használat és a szerződéses feltételek között jelentős eltérés alakul ki.
Ilyen helyzetekben ERA Group segítséget ERA Group az ügyfélnek a vállalaton belüli SAP-rendszerhasználat állapotának rendszeres elemzésében, hogy így pontos és naprakész képet kapjon a helyzetről.
Másodszor: az ERA azt a támogatást is biztosítja ügyfeleinek, amelyre szükségük van az SAP-val folytatott tárgyalások hatékonyabb lebonyolításához; hiszen az SAP – mint minden nagy szoftvergyártó – nem adja fel könnyen a rendszeres bevételeit, még hibák esetén sem, és olyan technológiai frissítéseket kínál, amelyek nem feltétlenül érdeklik a vállalatot.
Egy nagyon aktuális példa az SAP által nagy nyilvánosságot kapott S/4-es verzióra való átállás a HANA adatbázis-motorral (az SAP nemrég bejelentette, hogy 2027 végéig megszünteti az összes R/3 ECCS-verzió támogatását).
Ezért – az egyértelmű és objektív adatok mellett – megfelelő tárgyalási stratégiát is ki kell dolgozni, amelyben pontosan tisztában kell lenni a vállalat igényeivel és stratégiáival az eszköz fejlesztése tekintetében.
