Gondolatok egy hét éves eljegyzésről
Gyakran megkérdezik tőlem, hogy mit jelent a „siker” a munkámban. Az első lépés a költségmegtakarítás, de ritkán csak a pénzről van szó. Egyes ügyfelek számára ez tisztán pénzügyi kérdés – százalékok vagy konkrét számok. Mások számára viszont a beszerzés konszolidációja, a mélyebb üzleti betekintés megszerzése, a döntéseikbe vetett bizalom, vagy mindezen tényezők kombinációja a fontos.
A Costedge ezen számában szeretném bemutatni , hogy milyen formát ölt a siker – vagy éppen annak hiánya – az általam kísért ügyfelek és projektek esetében, valamint megosztani az út során szerzett tapasztalataimat.
Esettanulmány: Magán bentlakásos iskola; Perth
Több mint hét éve dolgozom együtt ezzel az ügyféllel – egy perthi magán bentlakásos iskolával; ő volt az egyik legelső ügyfelem, amikor ERA Group megalapítottam a vállalkozásomat. Az eredeti megbízás egy kulcsfontosságú területre összpontosult: a bentlakás étkeztetési szolgáltatásaira. Az ügyfél már a kezdetektől fogva három nagyon egyértelmű célt tűzött ki maga elé:
Az igazgatóság elszámoltathatósága
– Biztosan kellett tudnia válaszolni az igazgatóság visszatérő kérdésére: „A legjobb feltételeket kapjuk?”
Fokozottabb felügyelet
– Jobban át akarta látni a külső vendéglátó szolgáltató teljesítményét és működését.
- Megtakarítások – Bár kezdetben még nem volt pontosan meghatározva, a megtakarítások mégis kulcsfontosságú célkitűzésnek számítottak.
Mivel a pénzügyi csapata kicsi volt, és ezen a területen a belső erőforrások és kapacitások is korlátozottak voltak, ERA Group kérte a kitűzött célok ERA Group .
Az ERA módszertanának megfelelően
A projektet az ERA négylépcsős módszertanának alkalmazásával indítottuk el:
- Elemzés –Összegyűjtöttük a 12 hónapra vonatkozó számlaadatokat, és azokat egy helyzetfelmérő jelentésben mutattuk be.
- Ajánlattételi felhívás –Az ügyféllel közösen kidolgoztunk egy részletes ajánlattételi felhívást (RFP), és három beszállítót kértünk fel a részvételre.
Kiválasztás és megvalósítás
– A jelenlegi étkeztető szolgáltatót három, ajánlattételi felhívásra meghívott beszállító közül választották ki; 14%-os megtakarítást kínált – dollárban kifejezve alacsony hat számjegyű összeget, valamint egyéb előnyöket.
- Felügyelet –Mivel nem volt szükség a rendszer teljes körű bevezetésére, gyorsan áttértünk a felügyeleti szakaszra.
A legérdekesebb az volt, hogy a jelenlegi szolgáltató – a szerződés esetleges elvesztésének veszélyével szembesülve – jelentős megtakarításokat és korábban nem kínált további előnyöket biztosított, valamint megújította az együttműködést, ezzel bizonyítva a piaci tesztelés hatékonyságát még akkor is, ha a változás nem lett a végső eredmény.
A nyomonkövetési szakasz: a folyamatos értékteremtés platformja
A nyomonkövetési folyamat elengedhetetlennek bizonyult. A vendéglátó cég együttműködésével érdemi teljesítménymutatókat és ellenőrzési mechanizmusokat vezettünk be:
- Az étkezések tényleges száma
- Rendszeres; részletes raktárkészlet (SOH)
- Rendszeres élelmiszer-pazarlásról szóló jelentések
- Havi beszállítói megbeszélések
- Negyedéves teljesítményjelentések megbeszélési pontokkal és elemzésekkel
Ez lehetővé tette mind az iskolának, mind az étkeztető cégnek, hogy finomítsák működésüket, és további megtakarítási lehetőségeket azonosítsanak. Emellett olyan új előnyöket is bevezettünk, amelyek nem szerepeltek az eredeti megbízásban, például éves ösztöndíjakat és beruházási támogatást – olyan értéket, amellyel az ügyfél nem számolt, és amely korábban nem állt rendelkezésére.
Nos, siker volt?
Igen…
Íme, hogyan teljesített a projekt az eredeti célkitűzésekhez képest:
- Versenyképes árak? ✔ Igen. A versenypályázaton keresztül összehasonlítottuk az ajánlatokat. A módosított ajánlatot követően a jelenlegi szolgáltató bizonyult a legversenyképesebbnek; így az ügyfél most már magabiztosan állhat az igazgatóság bármilyen vizsgálatának.
- Jobb felügyelet? ✔ Igen. A jelentéstétel, az átláthatóság és a beszállítókkal folytatott párbeszéd egyaránt jelentősen javult, és kedvező hatással volt.
- Megtakarítás? ✔ Igen. 14%-os megtakarítás valósult meg; az idő előrehaladtával további fokozatos megtakarítások is megvalósultak.
Az ügyfél szavaival élve: „Olyan eredményeket értünk el, amelyeket az ERA segítsége nélkül nem tudtunk volna elérni.”
A szerződés immár harmadik meghosszabbítási időszakába és a nyomon követés nyolcadik évébe lép; ez a projekt kiváló példája annak, hogy a tartós együttműködés és a rendszeres értékelés hogyan eredményezhet valódi, hosszú távú értéket.
A projektből levont tanulságok…
- Meglepő, mire képesek a régóta együttműködő beszállítók, ha felkeressük őket, és hivatalossá tesszük a kapcsolatot. Ezt újra és újra tapasztalom. Azt hiszed, ismered azt a beszállítót, akivel már régóta üzletelsz…
- A nyomon követés ereje: Ebben az esetben a nyomon követés révén sikerült azonosítani néhány olyan kulcsfontosságú területet, amelyekkel foglalkozni kell, például az élelmiszer-pazarlás kérdését.
- Hogyan járhat a beszállítóval való együttműködés további előnyökkel, és hogyan segíthet a felmerülő problémák megoldásában.
- A benchmarking bemutatása és hatékonysága az üzleti folyamatok jobb megértése érdekében.
A következő részben egy másik iskolára fogok összpontosítani, amelynek teljesen más céljai vannak; ugyanazon kategórián belül.
Grant Morrow
Főtanácsadó
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
