Buono pasto cartaceo o elettronico? Istruzioni per l'uso

I buoni pasto sono di gran lunga lo strumento di welfare aziendale più diffuso in Italia al giorno d'oggi.

Numerose aziende sfruttano i vantaggi economici offerti dai buoni pasto (costi interamente deducibili dalle tasse, IVA ridotta (4%) anch'essa interamente deducibile, nessun contributo previdenziale entro i limiti di legge – che verranno discussi a breve – e il loro impatto motivazionale sui dipendenti).

Ogni giorno, milioni di beneficiari utilizzano i buoni pasto per pagare la pausa pranzo o cibi pronti.

Decine di migliaia di ristoranti e rivenditori di prodotti alimentari considerano i buoni pasto un fattore chiave per incrementare il proprio fatturato.

Da qualche tempo, tuttavia, accanto al tradizionale libretto cartaceo (ampiamente conosciuto e accettato praticamente ovunque), anche le smart card elettroniche per i buoni pasto stanno riscuotendo un successo crescente, soprattutto quelle ricaricabili.

Mentre il tradizionale buono pasto cartaceo (BPCT), data la sua ampia diffusione e notorietà, non necessita di molte spiegazioni, vale la pena spendere qualche parola sul buono pasto elettronico, in particolare sulla sua versione ricaricabile (BPER).

Questo servizio viene fornito tramite una carta elettronica che viene ricaricata mensilmente con un numero di buoni stabilito dall'azienda caso per caso. Il procedimento è semplice: il cliente invia l'ordine mensile all'azienda emittente; l'azienda carica i dati nel sistema e li rende disponibili alla rete di terminali POS; il beneficiario acquista la ricarica sulla carta tramite la stessa rete POS utilizzata per registrare gli acquisti.

Il BPER offre al beneficiario le stesse funzionalità e gli stessi contenuti "vantaggiosi" del tradizionale voucher cartaceo (sebbene, come vedremo, i limiti di spesa non siano ancora comparabili): in pratica, funziona come una versione "aggiornata" del BPCT, e tutto ciò che è possibile per il voucher cartaceo è possibile anche per la sua variante elettronica.

L'unica vera differenza sostanziale tra il BPER e il buono cartaceo riguarda la tracciabilità della transazione elettronica, con le conseguenti implicazioni per la condotta dell'esercente.

In questo contesto, per il datore di lavoro, che deve scegliere tra le diverse opzioni di servizio, tradizionale o elettronica, ci sono due parametri da tenere in considerazione:

• Trattamento fiscale e previdenziale – Il ciclo di vita del “prodotto” elettronico ricaricabile è ancora nelle sue fasi iniziali di sviluppo: sebbene sia presente sul mercato da tempo, il BPER ha registrato una crescita significativa grazie alla Legge di Stabilità del 2015 (Legge 190/2014), con la quale il legislatore ha cercato di premiare le caratteristiche di tracciabilità intrinseche allo strumento elettronico innalzando la soglia di esenzione fiscale e previdenziale per datori di lavoro e dipendenti a 7,00 euro, lasciando invariata la soglia per il BPCT a 5,29 euro. L'innalzamento del limite a 7,00 euro rende il BPER uno strumento di welfare aziendale estremamente attraente per le imprese, tanto più che il valore nominale del voucher si avvicina alla soglia dei 7,00 euro.

• La disparità di trattamento fiscale tra le due soluzioni ha alimentato le aspettative delle società emittenti e ha sostenuto i necessari investimenti in hardware volti a creare ampie reti di riscatto attraverso l'installazione di terminali POS dedicati presso gli esercenti aderenti.
• Utilizzo – La situazione relativa all'aspetto qualitativo principale del servizio dei buoni pasto, ovvero il loro utilizzo e l'accettazione (rispetto al BPCT) all'interno della rete di esercenti aderenti, è in fase di significativa evoluzione, sebbene permanga un ampio divario da colmare rispetto al BPCT: si può infatti ragionevolmente supporre che, attualmente, la spendibilità del BPER sia pari a circa il 50% di quella del buono pasto cartaceo. In ogni caso, si tratta di numeri significativi (decine di migliaia di esercenti aderenti) e in costante crescita. Quanto è importante la "spendenza" del buono pasto? Ovviamente non esiste una risposta univoca, ma in base alla mia esperienza, i clienti di ERA considerano la "spendenza" almeno altrettanto importante quanto lo sconto. In alcuni casi, anche più importante. Tuttavia, le valutazioni sulla "spendenza" non possono limitarsi a un semplice conteggio degli esercizi pubblici e dei rivenditori che accettano il buono pasto. Per prendere una decisione razionale, è infatti essenziale condurre un'analisi approfondita delle "esigenze di spesa" dei propri dipendenti, perché, come sempre, una qualità non ottimizzata è sinonimo di inefficienza e costi aggiuntivi.

Senza analizzare le “esigenze di spesa”, potrebbe risultare impossibile cogliere opportunità significative risparmi opportunità.

Pertanto, nella scelta tra buoni pasto cartacei (i più diffusi e accettati) e buoni pasto elettronici (i più economici), la valutazione del compromesso tra "qualità" e "rapporto costo-efficacia" è al centro del processo decisionale.

Una regola molto semplice può orientare la scelta nella giusta direzione. Eccola: se il valore nominale del buono pasto è inferiore (o uguale) a 5,29 € e si prevede che tale limite non verrà superato nell'immediato futuro, la scelta deve ricadere sul Buono Pasto Cartaceo Tradizionale. Con questo tipo di servizio, infatti, non si perde nulla in termini economici (non si ottengono vantaggi fiscali o previdenziali differenziali, né per l'azienda né per i dipendenti, rispetto al BPER), e i vantaggi qualitativi sono ottimizzati (una rete di accettazione più ampia).

Al contrario, se il valore del buono pasto supera la soglia di 5,29 €, il buono pasto elettronico diventa l'opzione più conveniente, e questo vantaggio diventa più significativo man mano che il valore unitario del buono pasto si avvicina (o raggiunge) i 7,00 €. In questo caso, è fondamentale prestare la massima attenzione a un'analisi approfondita della rete di accettazione.

Il vantaggio economico differenziale si applica solo nella fascia tra 5,29 e 7,00 euro. Queste sono le due soglie oltre le quali, a seconda della tipologia di servizio scelto, l'azienda è tenuta a versare i contributi previdenziali previsti per le retribuzioni ordinarie, mentre i dipendenti sono soggetti al carico fiscale corrispondente al loro livello di reddito.

Per completezza, va infine precisato che, qualora l'esigenza di fornire ai dipendenti un servizio di ristorazione paragonabile a una mensa aziendale prevalga sulle caratteristiche di "beneficio" dei due tipi di buoni pasto sopra descritti, le aziende emittenti offrono la possibilità di attivare un servizio di "mensa distribuita" (BPEMD), gestito anch'esso tramite carte e terminali elettronici.

A differenza del BPER, il BPEMD non richiede ricariche mensili, poiché sulla carta non vengono caricati buoni pasto o importi monetari, bensì il "diritto" a consumare un pasto per ogni giorno lavorato.

Analogamente al servizio mensa, il BPEMD è interamente deducibile dalle tasse per il datore di lavoro e non ha implicazioni fiscali o previdenziali né per l'azienda né per il dipendente, sebbene, normalmente, possa essere utilizzato solo per un pasto al giorno all'interno di una rete "chiusa", ovvero ristretta e predefinita.

Non c'è dubbio che il buono pasto elettronico rappresenti il ​​futuro dei servizi di buoni pasto. Ma forse il futuro non è ancora arrivato.

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