Il crescente rischio legato all'ERISA nei piani previdenziali volontari

Gli obblighi fiduciari previsti dall'ERISA sotto esame nei piani di previdenza complementare volontaria

La legge sulla sicurezza del reddito pensionistico dei dipendenti del 1974 (ERISA) è ben consolidata, così come le responsabilità fiduciarie che impone. I promotori dei piani pensionistici sono tenuti ad agire nel migliore interesse dei partecipanti e dei beneficiari. La novità, tuttavia, è rappresentata dalla crescente ondata di contenziosi relativi all'ERISA, incentrati sui piani di previdenza complementare volontaria.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) ha recentemente intentato azioni legali collettive ai sensi dell'ERISA contro diversi grandi datori di lavoro, nonché contro i loro benefit e la salute dei dipendenti. Assicurazioni broker e consulenti. Queste cause legali denunciano violazioni del dovere fiduciario in relazione a offerte di benefici volontari, tra cui infortuni, malattie gravi e indennità ospedaliera. Assicurazioni .

Quando i benefici volontari rientrano nell'ambito di applicazione dell'ERISA?

Recenti controversie legali mettono in luce un maggiore controllo sulla reale esenzione dei programmi di previdenza complementare volontaria dall'ERISA. Nelle azioni collettive Schlichter, i ricorrenti sostengono che alcuni datori di lavoro non abbiano rispettato i requisiti di "safe harbor" del Dipartimento del Lavoro (DOL), con la conseguenza che tali piani siano stati considerati piani di previdenza complementare per i dipendenti (Employee Welfare Benefit Plans) regolati dall'ERISA e soggetti a obblighi fiduciari. In generale, i piani di previdenza complementare volontaria non sono considerati piani soggetti all'ERISA se soddisfano tutti e quattro i criteri previsti dalla disposizione di "safe harbor" del DOL:

1. Il datore di lavoro non contribuisce al pagamento dei premi assicurativi.
2. Il datore di lavoro non riceve alcun compenso diverso da un ragionevole rimborso per i servizi amministrativi.
3. La partecipazione è completamente volontaria per i dipendenti
4. Il datore di lavoro non approva il programma se non facilitando le detrazioni salariali e consentendo ad assicuratori o broker di comunicare l'offerta

Il mancato rispetto di una qualsiasi di queste condizioni può comportare che il piano sia soggetto all'ERISA, con i relativi obblighi fiduciari e la potenziale esposizione a responsabilità.

Esempi di approvazione da parte del datore di lavoro e potenziali conseguenze

Alcune azioni del datore di lavoro possono essere interpretate come "approvazione", il che può compromettere l'esenzione di un piano volontario dall'ERISA:

• L'inclusione di benefit volontari in materiali con il marchio del datore di lavoro (ad esempio, guide ai benefit con il nome e il logo dell'azienda) può suggerire che il datore di lavoro abbia organizzato, negoziato o approvato il programma.
• Promuovere una polizza di gruppo come parte del pacchetto complessivo di retribuzione e benefit durante il periodo di iscrizione aperta può essere visto come un'approvazione
• Offrire un menu limitato di vantaggi all'interno di una piattaforma di iscrizione strutturata può creare l'apparenza di selezione e approvazione da parte del datore di lavoro
• Consentire ai dipendenti di pagare i benefit volontari su base pre-tasse attraverso un piano di benefit flessibili può anche essere
  approvazione considerata

Se l'approvazione viene concessa, il piano potrebbe rientrare nell'ambito di applicazione dell'ERISA, con conseguenti responsabilità fiduciarie e potenziali obblighi.

Perché datori di lavoro e intermediari possono essere considerati fiduciari

I ricorrenti in recenti contenziosi sostengono che i datori di lavoro – e in alcuni casi i loro broker – agiscono come fiduciari in virtù del loro ruolo nella supervisione e nell'amministrazione dei piani pensionistici. Le principali accuse includono:

• I datori di lavoro esercitano un potere discrezionale sull'amministrazione del piano, il che comporta l'obbligo di agire con prudenza e nel migliore interesse dei partecipanti.
• I datori di lavoro hanno la responsabilità di monitorare la remunerazione dei fornitori di servizi e di garantire che le tariffe siano ragionevoli.
• Ci si aspetta che i datori di lavoro valutino premi, compagnie assicurative, storico dei sinistri, commissioni e valore complessivo del programma rispetto ai parametri di riferimento del mercato.
• In alcuni casi, le commissioni dei broker avrebbero superato i risarcimenti pagati in base alle polizze.
• I piani volontari finanziati interamente dai dipendenti non sono stati adeguatamente valutati in termini di rapporto costi-efficacia o competitività.
• I datori di lavoro non sono riusciti a monitorare e negoziare elementi chiave come la scelta del vettore, le commissioni e i rapporti sinistri/premi.

Considerazioni per i datori di lavoro nella gestione dei benefit volontari

Per mitigare i rischi e rafforzare la governance, i datori di lavoro dovrebbero considerare:

• Istituzione di un comitato consultivo interno per esaminare le offerte di benefit volontari e verificarne la conformità ai requisiti di "safe harbor" del Dipartimento del Lavoro (DOL).
• Implementazione di processi formali per monitorare le prestazioni del piano, inclusi i compensi dei broker, le strutture tariffarie e i rapporti sinistri/premi.
• Effettuare un'accurata due diligence sui fornitori, che includa la solidità finanziaria del vettore, la sua storia di pagamento dei sinistri e le sue capacità di servizio.
• Garantire la massima trasparenza su tutte le forme di remunerazione di broker e fornitori, comprese commissioni e pagamenti indiretti.
• Periodicamente benchmarking confrontare i piani con le alternative di mercato per valutare la competitività e il valore dei dipendenti.
• Mantenere una documentazione chiara dei processi decisionali per dimostrare prudenza e supervisione.
• Fornire comunicazioni ai dipendenti neutre e formulate con cura per evitare approvazioni involontarie
• Formazione dei team delle risorse umane e dei benefit sulle implicazioni dell'ERISA e sulle responsabilità fiduciarie.
• Garantire la conformità alle normative applicabili, tra cui ERISA (ove applicabile), COBRA e Affordable Care Act, e rivedere e aggiornare regolarmente le Descrizioni Sintetiche dei Piani (SPD).
• Mantenere un'adeguata copertura assicurativa contro le frodi, ove applicabile, a supporto della conformità con l'ERISA.
• Allineare le prestazioni volontarie alla strategia previdenziale generale per evitare duplicazioni o lacune nella copertura.

Punto chiave da ricordare

Con l'evolversi del contenzioso, i datori di lavoro dovrebbero adottare un approccio proattivo nella valutazione di come i benefit volontari sono strutturati, comunicati e gestiti. Ciò che storicamente è stato considerato un'offerta a basso rischio, pagata dai dipendenti, è ora oggetto di un controllo più rigoroso, rendendo la supervisione, la documentazione e la trasparenza più importanti che mai.

Informazioni sull'autore

Marlys Schmitt è una partner di consulenza esperta di ERA Group in Minnesota. Come consulente e sostenitrice, il suo obiettivo è costruire solide relazioni e fornire soluzioni complete di contenimento dei costi per il suo CEO e CFO clienti. Durante il suo periodo con ERA Group Schmitt ha condotto revisioni di spese per oltre 20 milioni di dollari e ha completato oltre 100 progetti per i clienti.

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