Il crescente rischio legato all'ERISA nei regimi previdenziali volontari

I doveri fiduciari previsti dall'ERISA sotto esame nei piani previdenziali volontari

La legge sulla sicurezza del reddito pensionistico dei dipendenti del 1974 (ERISA) è ormai consolidata, così come lo sono gli obblighi fiduciari che essa impone. I promotori dei piani sono tenuti ad agire nel migliore interesse dei partecipanti e dei beneficiari. La novità, tuttavia, è rappresentata da un'ondata crescente di contenziosi in materia di ERISA incentrati sui piani previdenziali volontari.

Lo studio legale Schlichter Bogard LLC (Schlichter) ha recentemente intentato alcune azioni collettive ai sensi dell'ERISA contro diversi grandi datori di lavoro, nonché contro Assicurazioni loro Assicurazioni e consulenti in materia di previdenza aziendale e Assicurazioni sanitarie. Tali azioni legali contestano violazioni dei doveri fiduciari in relazione all'offerta di prestazioni previdenziali volontarie, tra cui Assicurazioni gli infortuni, le malattie gravi e le spese ospedaliere.

In quali casi le prestazioni volontarie rientrano nell'ambito di applicazione dell'ERISA?

I recenti contenziosi evidenziano un crescente scrutinio riguardo alla questione se i programmi di benefici volontari possano effettivamente beneficiare dell’esenzione dall’ERISA. Nelle azioni collettive Schlichter, i ricorrenti sostengono che alcuni datori di lavoro non abbiano soddisfatto i requisiti di “safe harbor” del Dipartimento del Lavoro (DOL), determinando così che tali piani fossero trattati come piani di benefici previdenziali per i dipendenti disciplinati dall’ERISA, soggetti a obblighi fiduciari. In generale, i piani di benefici volontari non sono considerati piani coperti dall'ERISA se soddisfano tutti e quattro i criteri previsti dalla disposizione di "safe harbor" del DOL:

1. Il datore di lavoro non contribuisce al pagamento dei premi
2. Il datore di lavoro non riceve alcun compenso, se non un ragionevole rimborso per i servizi amministrativi
3. La partecipazione è del tutto volontaria per i dipendenti
4. Il datore di lavoro non promuove il programma, ma si limita a facilitare le trattenute in busta paga e a consentire agli assicuratori o ai mediatori di comunicare l'offerta

Il mancato rispetto di una qualsiasi di queste condizioni può comportare l'assoggettamento del piano alla legge ERISA, con le relative responsabilità fiduciarie e i potenziali rischi di responsabilità civile.

Esempi di avallo da parte del datore di lavoro — e possibili conseguenze

Alcune azioni del datore di lavoro possono essere interpretate come una «approvazione», il che può compromettere l'esenzione di un piano volontario dall'ERISA:

• L'inserimento dei benefici volontari nei materiali che riportano il marchio del datore di lavoro (ad esempio, guide ai benefici con il nome e il logo dell'azienda) potrebbe far pensare che sia stato il datore di lavoro a organizzare, negoziare o avallare il programma
• La promozione di una politica aziendale nell'ambito del pacchetto complessivo di retribuzione e benefici durante il periodo di iscrizione può essere interpretata come un'approvazione
• Offrire una gamma limitata di benefici all'interno di una piattaforma di iscrizione strutturata può dare l'impressione che il datore di lavoro abbia effettuato una selezione e dia il proprio avallo
• Consentire ai dipendenti di pagare i benefici facoltativi al lordo delle imposte tramite un piano "caffeteria" può anche essere considerato, secondo l'
  , un'approvazione

Se si accerta l'esistenza di un'adesione, il piano potrebbe rientrare nell'ambito di applicazione dell'ERISA, con conseguenti responsabilità fiduciarie e potenziali responsabilità civili.

Perché i datori di lavoro e i mediatori possono essere considerati fiduciari

I ricorrenti in recenti contenziosi sostengono che i datori di lavoro — e, in alcuni casi, i loro intermediari — agiscano in qualità di fiduciari in virtù del ruolo che ricoprono nella supervisione e nell'amministrazione dei piani pensionistici. Tra le principali accuse figurano:

• I datori di lavoro esercitano un potere discrezionale nella gestione del piano, il che comporta l'obbligo di agire con prudenza e nel migliore interesse dei partecipanti
• I datori di lavoro hanno la responsabilità di controllare la remunerazione dei fornitori di servizi e di garantire che le tariffe siano ragionevoli
• I datori di lavoro sono tenuti a valutare premi, assicuratori, andamento dei sinistri, commissioni e valore complessivo del programma rispetto ai parametri di riferimento del mercato
• In alcuni casi, le commissioni degli intermediari avrebbero superato i risarcimenti corrisposti in base alle polizze
• I piani volontari finanziati interamente dai dipendenti non sono stati sottoposti a un'adeguata valutazione in termini di rapporto costo-efficacia o competitività
• I datori di lavoro non hanno monitorato né negoziato aspetti fondamentali quali la scelta dell'assicuratore, le commissioni e i tassi di sinistralità

Aspetti da considerare per i datori di lavoro nella gestione dei benefici facoltativi

Per ridurre i rischi e rafforzare la governance, i datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione:

• Istituzione di un comitato consultivo interno incaricato di esaminare l'offerta di benefici volontari e di verificarne la conformità ai requisiti di "safe harbor" del Dipartimento del Lavoro (DOL)
• Attuazione di procedure formali per monitorare i risultati dei piani, compresi i compensi degli intermediari, le strutture tariffarie e i tassi di sinistralità
• Effettuare un'approfondita verifica della affidabilità dei fornitori, valutando la solidità finanziaria degli assicuratori, la loro storia in materia di liquidazione dei sinistri e le loro capacità operative
• Garantire la piena trasparenza su tutte le forme di remunerazione di intermediari e fornitori, comprese le commissioni e i pagamenti indiretti
• benchmarking periodicamente benchmarking tra benchmarking e le alternative presenti sul mercato per valutare la competitività e il valore per i dipendenti
• Mantenere una documentazione chiara dei processi decisionali per dimostrare prudenza e controllo
• Fornire comunicazioni ai dipendenti imparziali e formulate con cura per evitare di dare un'approvazione involontaria
• Formazione dei team delle risorse umane e delle prestazioni sociali sulle implicazioni dell'ERISA e sulle responsabilità fiduciarie
• Garantire il rispetto delle normative vigenti, tra cui l'ERISA (ove applicabile), il COBRA e l'Affordable Care Act, nonché rivedere e aggiornare regolarmente le descrizioni sintetiche del piano (SPD)
• Mantenere un'adeguata copertura assicurativa contro l'abuso d'ufficio, ove applicabile, a garanzia della conformità alla normativa ERISA
• Allineare i benefici volontari alla strategia generale in materia di benefici per evitare duplicazioni o lacune nella copertura

Punto chiave

Con l'evolversi del contenzioso, i datori di lavoro dovrebbero adottare un approccio proattivo nel valutare come sono strutturati, comunicati e regolamentati i benefici facoltativi. Quella che storicamente è stata considerata un'offerta a basso rischio, a carico dei dipendenti, è ora oggetto di un'attenzione sempre maggiore, rendendo più importanti che mai una solida supervisione, un'adeguata documentazione e la trasparenza.

Chi siamo autore

Marlys Schmitt è una consulente di grande esperienza presso ERA Group Minnesota. In qualità di consulente e sostenitrice, il suo obiettivo principale è quello di instaurare rapporti solidi e fornire soluzioni complete per il contenimento dei costi ai suoi CFO , tra cui amministratori delegati e CFO . Nel corso della sua carriera presso ERA Group, Schmitt ha coordinato analisi di spese per oltre 20 milioni di dollari e portato a termine più di 100 progetti per i clienti.

‍