In ambienti complessi in cui il sistema SAP ERP è a disposizione di una base utenti ampia e eterogenea, la gestione delle licenze non è una questione banale e può, nel tempo, portare a problemi di disallineamento tra l'utilizzo effettivo dei vari moduli SAP e quanto concordato contrattualmente (e pagato).
Questo disallineamento può portare a due diversi tipi di problemi, a seconda del caso:
- La base di utenti dell'applicazione è aumentata nel tempo e, se ciò non è stato comunicato a SAP e negoziato adeguatamente, l'azienda sta pagando meno di quanto dovrebbe e potrebbe essere soggetta a specifici audit da parte di SAP o di uno dei suoi partner, con spiacevoli conseguenze sotto forma di sanzioni da parte di SAP.
- Se, d'altra parte, l'utilizzo effettivo del sistema è diminuito nel tempo per vari motivi, o se alcuni dei moduli sottoscritti non sono mai stati effettivamente utilizzati, si verifica la situazione opposta, ovvero l'azienda sta pagando più di quanto dovrebbe.
Il modello di calcolo delle licenze SAP non si basa semplicemente su licenze nominali per utente, ma è definito da un indicatore di utilizzo aggregato denominato FUE (Full Usage Equivalent). Gli utenti sono classificati in diverse categorie a seconda del loro livello di interazione con il sistema; alcune categorie sono “più potenti” di altre: ad esempio, un utente autorizzato a modificare il codice sorgente appartiene a una classe più potente rispetto a un altro utente autorizzato solo a leggere le varie funzioni offerte; pertanto, il primo utente consuma ovviamente più FUE rispetto al secondo.
Il FUE è concettualmente simile a una “valuta” che esprime l'ambito di azione concesso a ciascun utente, inclusa una combinazione di diritti di accesso multipli che possono variare da un modulo all'altro.
Questo spiega l'affermazione riportata all'inizio dell'articolo, ovvero che, se non gestita correttamente, la gestione delle licenze SAP può portare nel tempo a situazioni di notevole discrepanza tra l'utilizzo effettivo e i termini contrattuali.
Questo spiega l'affermazione all'inizio dell'articolo, ovvero che, se non gestita correttamente, la gestione delle licenze SAP può portare nel tempo a situazioni di sostanziale disallineamento tra l'utilizzo effettivo e i termini contrattuali.
In secondo luogo, ERA è in grado di offrire ai clienti il supporto necessario per organizzare al meglio le trattative con SAP, che, come tutti i principali fornitori di software, non rinuncia facilmente ai propri ricavi ricorrenti, nemmeno in caso di errori, proponendo aggiornamenti tecnologici che potrebbero non essere di interesse per l'azienda.
In questo tipo di situazione, ERA Group può aiutare il cliente ad analizzare regolarmente lo stato di utilizzo del sistema SAP all'interno dell'azienda, al fine di ottenere un quadro chiaro e aggiornato della situazione.
In secondo luogo, ERA può anche offrire ai clienti il supporto necessario per organizzare al meglio le trattative con SAP che, come tutti i principali fornitori di software, non rinuncia facilmente ai propri ricavi ricorrenti, anche in caso di errori, proponendo aggiornamenti tecnologici che possono essere o meno di interesse per l’azienda.
