1月から2月にかけては例年通り多忙を極めましたが、今年も例外ではありませんでした。私たちは長年にわたりお取引のある2つの寄宿学校と緊密に連携し、運営コストの管理や新たなコスト削減の機会の発見を支援してきました。彼ら曰く、節約できた1ドル1ドルが、学費の抑制につながっているとのことです。
この作品は必ずしも従来の ERA Group のプロセスに必ずしも沿っているわけではありませんが、その核心となる焦点は変わらず、効率化の推進と財務成果の向上にあります。従来、この取り組みは寄宿舎部門における食事やケータリングを中心に展開されてきましたが、ここ数年、両校ともその対象を食堂、制服、事務用品などの他の分野にも拡大しようと努めてきました。その結果、1月の大半は2024年度の決算業務と2025年度に向けた準備に費やされました。
1月に達成した主な成果
給食費の推移：ある学校では、2024年の1食あたりのコスト上昇率が2%未満にとどまったことを喜ばしく思っています。現在の市場状況を考慮すれば、これは喜ばしい結果と言えます。同校は2024年の支出を見直し、さらなるコスト削減の機会を探るとともに、給食費のベンチマーク調査を行いました。
学食のパフォーマンス評価：学校ごとに生徒1人あたりの支出額に40％の差があることを明らかにし、経費管理の改善や収益機会の拡大に向けた可能性を浮き彫りにしました。
販売および価格設定の見直し：社員食堂の価格設定と販売動向を精査し、2025年度の予算計画に沿うよう調整するとともに、コスト削減の余地（実際、いくつか見つけられました）を特定しました。
食品カテゴリーの入札プロセス：これまで契約がなかったカテゴリーにおいて9％のコスト削減を達成し、別の食品カテゴリーで最近確保した21％のコスト削減に加わった。
コピー用紙の使用量分析：本校において、単品支出額としては比較的大きな割合を占める項目の一つです。生徒数との比較分析を行った結果、生徒1人あたりの年間消費量は約1.25連で横ばいであることが判明しました。つまり、2024年に支出が増加したのは、想定されていた価格上昇（実際には価格は下落していました）によるものではなく、生徒数の増加によるものでした。 デジタル学習やコンピュータの利用への移行が進んでいることを踏まえると、用紙の使用量は減少すると予想していましたが、データはそれとは異なる傾向を示しているようです。
制服の動向： ある学校では、 制服販売店の業績には概ね満足していたものの 、購買パターンのより詳細な分析を求めていました。調査の結果、生徒1人あたりの年間シャツ購入数は、わずか4年前には1枚だったのが、現在は平均1.5枚に増加しており、生徒1人あたりの総購入点数もコロナ禍以前と比べて50％増加していることが明らかになりました。また、主要なサプライヤーが昨年、価格を約5％引き上げたことも判明しました。
この作業は四半期ごとに実施しており、各学校が予算に対してどの程度進捗しているかを把握できるようにしています。予算との乖離がある場合はその理由を説明し、必要に応じて是正措置を講じます。こうしたシンプルで些細な気づきが、各学校の在庫管理の改善、コストの最適化、そして予算編成の向上に役立っています。
ベンチマーキングへの需要の高まり
ベンチマーキングは、学校や企業における内部分析や他者との比較を行う上で、ますます重要なツールとなりつつあります。過去7年間にわたりこれらの学校と協力してきた中で、ベンチマーキングは「データがない」という状況から、重要な意思決定ツールへと進化を遂げました。
ある学校が分析を活用している例として、紙の使用状況が挙げられます。紙の使用量が予想を下回っていることが判明すると、学校側は問題の所在を迅速に特定し、是正措置を講じることができました。
これらの学校は次のように尋ねています：
「私たちのパフォーマンスはどうでしょうか？どこを改善すべきでしょうか？そして、すでにうまくいっている点はどこでしょうか？」
学生数のデータを活用することで、主要なカテゴリーごとの支出動向を分析し、より深い洞察を得ることができました。現在、当社のデータの一部はコロナ禍以前の2017年まで遡ることができ、長期的な視点から貴重な知見を提供しています。
学校側が財政的なリスクを認識するにつれ、他校との比較評価やより詳細なデータ分析への関心が高まっています。そして、両校が常に私に指摘しているように、そこには少なからぬリスクが伴っているのです。
ご所属の学校や組織でベンチマークやコスト管理にご関心をお持ちでしたら、ぜひお話しさせていただき、どのような取り組みが可能か検討させていただければ幸いです。
この機会について理解を深めていただくのに役立つのであれば、取締役会や経営陣へのプレゼンテーションも喜んで行います。これは無視したり、軽く流したりできるほど些細なことではありません。
