テール支出は貴社のコスト増につながっていませんか？（第1部）

著者

グラント・モロー

主席コンサルタント

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公開日：

2022年9月13日

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答えは、おそらく「はい」でしょう。その理由は以下の通りです：

テール・スプエンデに関しては、この問題はしばしば見過ごされたり、「手をつけにくい課題」として棚上げされたりします。すべての経費を詳細に精査するのは、難しすぎる、あるいは時間がかかりすぎると感じられるからです。リソースや時間が足りない、あるいは戦略的な取り組みではないと感じるかもしれません。これらは、CFOや財務責任者からよく耳にする理由や言い訳の一部です。とはいえ、彼らの大半は、この分野にコスト削減の可能性があることを認めています。彼らは「何か手を打つべきだ」と口にはしますが、多忙を理由に先送りしています。これは私にとって非常に悔しいことです。なぜなら、彼らは利益を上げるために懸命に働いている一方で、ほんの少しの確認作業を行うだけで、残業することなく企業の利益を数千ドルも増やすことができるからです。

本記事は全2回シリーズの第1回です。ここでは、「テール・スパン」とは何か、またチームの貴重な時間を無駄にすることなく、それを分析し、削減する方法について解説します。

テール・スプエンとは何ですか？

「テール・スプエンデ」の定義は組織によって異なりますが、最も一般的な定義は、図1に示すように、80/20の法則（パレートの法則）を用いるものです。

この用語は、総支出の下位20％を占める部分であり、通常、サプライヤーの80％によって供給されているものを指します。テール支出は、総コスト支出のごく一部（20％）に過ぎないため、通常、低価値の購買と見なされます。多くの企業では、これを「管理されていない支出」あるいは「非戦略的支出」と呼ぶこともあります。

テール・スpendは、「マヴェリック・スpend」や「ローグ・スpend」とも呼ばれます。そして、これは確かに問題を引き起こします！

図1. テール・スプエンデ。出典：ERA Group

数千もの消耗品やSKUが「テール・スpend」の範疇に該当します。これには、個人用保護具（PPE）、包装資材、配送・倉庫用品、清掃・衛生用品、産業用ガス、事務用品などが含まれます。そのリストは枚挙にいとまがありません。その数は膨大で、手に負えないほどに思えるかもしれません。個々の経費はさほど大きくありませんが、一つ言えるのは、これらが積み重なるとかなりの額になるということです！

一般的に、組織内ではテール支出にどれほどの金額が関わっているかについて理解が乏しく、それを効果的に管理する方法についてはさらに知識が不足しています。その結果、企業は毎年数千ドル、場合によっては数十万ドルもの金額を見逃してしまいがちです。これは、本来もっと有効に活用できるはずの資金を、知らず知らずのうちに、そして不必要にサプライヤーに支払っていることに他なりません。

テール・スプエンドに関する課題は2つあります。第一に、どのカテゴリーでコストが膨らんでいるかを特定する必要があります。次に、いかにしてコスト削減を実現するかを考えなければなりません。

どれだけの利益を逃しているのでしょうか？

テール・スパンは総コストに比べれば小規模なものですが、一方で大幅なコスト削減が見込める分野でもあります。こうした削減分は、そのまま純利益に直結するほか、新規プロジェクトや人員増強の資金として活用することも可能です。

長年にわたりコスト削減に携わってきた経験から、テール・スパン管理によるコスト削減効果は、初年度で10％から15％程度になることが分かっています。しかし、私の経験上、特定のカテゴリーについては、適切に管理すれば最大40％のコスト削減が可能であることが分かっています。

こうした潜在的な節約効果は、期待リターンが低いこと、可視性の欠如、社内リソースの不足、そして適切なベンチマークデータの欠如といった理由から、社内の資金源として見過ごされがちです。

もし貴社のテール・スパンが100万ドルあるとしたら、10％のコスト削減で10万ドルの節約になります。サプライヤーとの契約を打ち切ったり、従業員を解雇したりすることなく、この金額を数ヶ月で回収できると想像してみてください。それは実に素晴らしい気分でしょう。

テール・スプエンデの評価と、そこで明らかになった問題への対応策を講じることで、バックオフィスの業務効率化も図られます。このプロセスを経ることで、経理業務が円滑になり、混乱も減るため、時間とリソースの節約につながります。

テール・スプエンドの見直し：どこから始めればよいか？

テール・スプエンデの対応は気が重くなるものですが、多くの企業には、分析が容易な形式になっていない数万件もの取引を精査するためのリソースが不足しているのが実情です。

まずはどこからか始めなければなりません。また、この作業を手助けしてくれる、あるいは代わりにやってくれる第三者がいることも覚えておいてください。

まず第一に、自社のテール・スプエンデを特定する必要があります。これは企業によって異なるため、この作業には十分な価値があります。前述の通り、パレートの法則を用いるのが、これを定義する最も簡単な方法です。

「テール・スパン」について全員が理解したら、次は分析用のデータを入手する段階です。私がクライアントを支援する際、彼らはよくPDF文書や請求書の束を渡してきますが、私はそれらをデジタル形式に変換します。

データが分析に適した状態に整えられ、標準化とクリーニングが完了すれば、分析を通じて支出の使途やサプライヤーが明らかになります。また、このプロセスをより簡単かつ迅速に行えるソフトウェアも存在するため、短期間でコスト削減の方法を特定することが可能です。

結局のところ、私たちは貴社のテール・スパンを構成する「誰」と「何」を把握したいと考えています。そうして初めて、適切な対策を講じることができるのです。

過剰支出がどこで発生しているのか、またその原因が誰にあるのか（価格設定の誤りや、権限のない者が支出を行っている可能性など）を特定した上で、その対処法についてご提案いたします。

ERAのSpendVueTMなどの一部のソフトウェアツールは、経営幹部に、テール・スプエンデを含む自社の支出に関する詳細な分析情報を提供します。このツールを活用し、認定アナリストが財務データを詳細に分析し、ERA独自の業界ベンチマークを適用することで、支出の異常を特定します。その結果、明確で即座に活用可能なインサイトが、わかりやすい形式で提供されます。その後、担当アドバイザーがお客様と協力し、組織のニーズに最適なキャッシュフロー改善策を策定します。^SpendVue™の紹介動画は、以下のリンクからご覧いただけます：https://vimeo.com/680583659

このシリーズの第2部では、テール・スプエンデがどのようなものかをより深く理解した上で、それをどのように活用できるかについて詳しく解説します。

テール・スプエンドの管理についてさらに詳しく知りたい場合は、グラント・モローまでご連絡ください。