4 tips om bedrijfskosten te verlagen

4 tips om bedrijfskosten te verlagen

Een efficiënte monitoring, optimalisatie en beheer van bedrijfsuitgaven is essentieel, met name voor bedrijven die om de een of andere reden niet de tijd en middelen kunnen vrijmaken die nodig zijn voor een tijdige en nauwgezette kostenadministratie.

Ik doel met name op bedrijven die in deze categorieën vallen of zich momenteel in een ontwikkelingsfase bevinden die overeenkomt met een of meer van deze scenario's:

• Start-ups
• Bedrijven die in korte tijd snel zijn gegroeid.
• Zeer operationele bedrijven
• Familiebedrijven
• Bedrijven zonder een aparte inkoopafdeling
• Bedrijven die zich sterk richten op een "kernproject" en een cruciaal project.
• Bedrijven met aanzienlijke problemen op het gebied van verandermanagement.
• Bedrijven die zich richten op het oplossen van grote problemen met bestellingen/omzet.

Helaas klinkt het laatste punt erg bekend en is het vandaag de dag nog steeds zeer relevant.

De beste aanpak voor deze bedrijven zou ongetwijfeld zijn om een ​​adviesbureau in te schakelen met ruime ervaring in het optimaliseren van vaste, algemene en indirecte kosten; maar dit is niet altijd mogelijk.

Ligt er voor deze bedrijven misschien alleen maar een afgrond in het verschiet? Zeker niet.

Laten we eens kijken naar een aantal nuttige suggesties.

1. REGISTREER EN CATALOGISEER UITGAVEN OP ELK ORGANISATIENIVEAU

Sommige van mijn trouwe volgers op LinkedIn weten van mijn bewondering voor Peter Drucker, die door velen wordt beschouwd als de grondlegger van modern bedrijfsmanagement. Om een ​​van zijn beroemde uitspraken te citeren: "Als je het niet kunt meten, kun je het niet managen." Het eerste punt dat ik wil aankaarten, vloeit hier rechtstreeks uit voort.

Ik wil echter verder gaan dan alleen maar aanraden om de bedrijfsuitgaven nauwgezet bij te houden. Mijn belangrijkste suggestie is dat deze activiteit niet alleen moet worden uitgevoerd door de financiële en/of administratieve afdeling, de regiomanager of de districtsmanager.

Teammanagers zouden voldoende tijd en energie moeten besteden aan het investeren in hun mensen, door elk teamlid te leren hoe de bedrijfsuitgaven binnen hun verantwoordelijkheidsgebied te registreren. Dit kunnen uitgaven zijn die verband houden met de kwaliteitsafdeling, de afdeling reizen en zakenreizen, algemene diensten of IT.

De afdelingsmanager moet aan het team uitleggen waarom dit belangrijk is, hoe uitgaven gecategoriseerd moeten worden en hoe vastgesteld kan worden welke uitgaven verminderd of geëlimineerd kunnen worden.

U zult verbaasd zijn hoe betrokken uw medewerkers bij dit proces zullen zijn en hoe ze zelf ideeën zullen aandragen om de kosten verder te optimaliseren.

En de afdelingsmanager heeft eindelijk een kostenpost onder controle en nog een reden om de meest verdienstelijke medewerkers te belonen.

Deze eenvoudige handeling levert de organisatie dan ook talrijke onderling samenhangende voordelen op:

• Controle en optimalisatie van de kosten;
• Afvalvermindering;
• Medewerkers meer autonomie geven;
• Een solide basis voor de implementatie van een beloningsprogramma.

2. MAAK GEBRUIK VAN TECHNOLOGIE, HET IS ONZE VRIEND.

De modernst georganiseerde bedrijven gebruiken ERP-systemen en/of andere systemen die, dankzij specifieke modules of volledig daarvoor bestemde functies, het mogelijk maken het gehele inkoopproces te volgen.

Sommige bedrijven maken echter, al dan niet uit eigen keuze, geen gebruik van deze specifieke en geavanceerde systemen.

Aan het andere uiterste bevindt zich het vertrouwde Excel-spreadsheet, of zelfs een compatibel alternatief.

Tussen deze twee uitersten bevindt zich een hele reeks tools, zowel gratis als freemium (dat wil zeggen, gratis voor basisfuncties en betaald afhankelijk van de meer geavanceerde opties die je wilt gebruiken, zelfs in een later stadium).

Mijn suggestie is om een ​​of meer van deze applicaties te testen en, zoals in het vorige punt al werd aangegeven, ervoor te zorgen dat alle niveaus binnen de organisatie ze gebruiken. Het is daarbij belangrijk om overeenstemming te bereiken over de te gebruiken tool, zodat verschillende afdelingen dezelfde tool gebruiken. Dit bevordert de samenwerking en de daaropvolgende vergelijking van gegevens tussen verschillende afdelingen, die door de administratie wordt afgehandeld.

Het is eenvoudig om voorbeelden van deze pakketten te vinden door op Google te zoeken met zoekwoorden zoals 'Gratis software voor onkostenbeheer', 'Gratis sjablonen voor kostenbeheer', enzovoort.

3. CATALOGISEREN VAN BOVEN NAAR BENEDEN

De derde suggestie is om uitgaven niet alleen te categoriseren op type – bijvoorbeeld ‘Reiskosten’, ‘Materiaalverzendingen’, enzovoort – maar vooral om de eerste groepering op macroniveau te creëren, waarbij ze worden onderverdeeld in:

• Vaste of variabele kosten
• Productgerelateerde kosten (productiekosten) of algemene/administratieve kosten

Het is daarom belangrijk om de meest geschikte strategie te implementeren om de vaste kosten te minimaliseren ten gunste van de variabele kosten (of om vaste kosten om te zetten in variabele kosten) en om op dezelfde manier de algemene en administratieve kosten die niet specifiek verband houden met de productie van een goed of dienst zoveel mogelijk te reduceren.

Er bestaat geen precieze regel die in elke situatie van toepassing is om deze verandering te bewerkstelligen, net zoals deze suggestie moet worden opgevat als een algemene richtlijn.

Het is in feite niet mogelijk om van tevoren te bepalen of het voor een specifiek bedrijf absoluut beter is om meer variabele kosten of vaste kosten te hebben (en in welke mate), maar het algemene principe om variabele kosten boven vaste kosten te verkiezen vormt vaak de basis voor het management van een bedrijf dat streeft naar een stabielere brutowinstmarge – dat wil zeggen, met minder schommelingen als gevolg van veranderingen in de productie.

4. BESCHOUW ELK PRODUCT OF ELKE DIENST IN DE CONTEXT VAN ZELF MAKEN OF KOPEN

Deze keuze, die strategisch van aard zal worden, zal leiden tot een beslissing voor elk product of elke dienst die door het bedrijf wordt aangeboden (of die door het bedrijf wordt gebruikt als onderdeel van de waardeketen) of het beter is om het intern te produceren of om het – geheel of gedeeltelijk – extern in te kopen.

De overwegingen die aan de evaluatie ten grondslag liggen, zullen verschillen, niet alleen per betrokken bedrijf, maar zelfs per product en dienst binnen hetzelfde bedrijf.

In deze context wil ik niet suggereren wat de beste aanpak is (dat is hier niet mogelijk!), maar ik wil u er wel op wijzen dat een deel van de evaluatie kwantitatief van aard zal zijn. Met andere woorden, het is noodzakelijk om te begrijpen en te berekenen welke investeringen nodig zijn voor interne productie en welke kosten er gemaakt zullen worden voor de externe inkoop van datgene wat uitbesteed moet worden.

De reden waarom deze strategische beslissing onlosmakelijk verbonden is met kostenoptimalisatie kan als volgt worden samengevat:

• Door de bedrijfskosten te optimaliseren komen er extra financiële middelen vrij, die vervolgens verder kunnen worden ingezet voor de investeringen die nodig zijn om "te maken".
• Het optimaliseren van de vaste, algemene en indirecte bedrijfskosten leidt tot de best mogelijke leverancierskeuze, waardoor het uitbesteden van een product of dienst kosteneffectiever wordt en het bedrijf zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten.

De keuze tussen zelf produceren of inkopen zal dus niet alleen afhangen van het merk of de daadwerkelijke of vermeende kwaliteit, noch zal het louter een kwestie van productiekosten zijn. Het moet veeleer worden gezien als een kwantitatief haalbaar doel, dat ook afhangt van het vermogen van het bedrijf om de kosten te optimaliseren en leveranciers te selecteren die de beste prijs-kwaliteitverhouding op de markt bieden.