4 tips om bedrijfskosten te verlagen
Een efficiënte controle, optimalisatie en beheersing van bedrijfskosten zijn van essentieel belang, met name voor bedrijven die om welke reden dan ook niet de tijd en middelen kunnen vrijmaken die nodig zijn voor een tijdig en nauwkeurig kostenbeheer.
Ik doel met name op bedrijven die tot deze categorieën behoren of die zich momenteel in een ontwikkelingsfase bevinden die overeenkomt met een of meer van deze scenario’s:
- Start-ups
- Bedrijven die in korte tijd snel zijn gegroeid
- Zeer operationele bedrijven
- Familiebedrijven
- Bedrijven zonder een aparte inkoopafdeling
- Bedrijven die zich sterk richten op een 'kernproject' en een cruciaal project
- Bedrijven die te maken hebben met aanzienlijke uitdagingen op het gebied van verandermanagement
- Bedrijven die zich richten op het oplossen van grote problemen op het gebied van orders en omzet
Helaas klinkt dat laatste punt erg bekend en is het vandaag de dag zeer actueel.
De beste aanpak voor deze bedrijven zou ongetwijfeld zijn om een adviesbureau in te schakelen dat ruime ervaring heeft met het optimaliseren van vaste, algemene en indirecte kosten; maar dat is niet altijd mogelijk.
Ligt er voor deze bedrijven misschien alleen maar een afgrond in het verschiet? Zeker niet.
Laten we eens kijken naar een paar handige tips.
1. Houd uitgaven bij en registreer ze op elk organisatieniveau
Sommige van de mensen die mij het nauwst volgen op LinkedIn weten hoezeer ik Peter Drucker bewonder, die door velen wordt beschouwd als de grondlegger van het moderne bedrijfsmanagement. Om een van zijn beroemde uitspraken te citeren: „Wat je niet kunt meten, kun je niet beheren.“ Het eerste punt dat ik wil aanstippen, vloeit hier rechtstreeks uit voort.
Ik wil echter verder gaan dan alleen maar aan te raden dat u de bedrijfskosten nauwgezet bijhoudt. Mijn belangrijkste advies is dat dit niet alleen een taak mag blijven van de financiële en/of administratieve afdeling, de regiomanager of de districtmanager.
Teamleiders moeten voldoende tijd en energie steken in het opleiden van hun medewerkers en elk teamlid leren hoe hij of zij de bedrijfskosten binnen zijn of haar werkgebied moet bijhouden. Het kan daarbij gaan om kosten die verband houden met de kwaliteitsafdeling, de afdeling reizen en zakenreizen, algemene diensten of IT.
De afdelingsmanager moet het team uitleggen waarom dit belangrijk is, hoe uitgaven moeten worden ingedeeld en hoe kan worden vastgesteld welke uitgaven kunnen worden teruggedrongen of geschrapt.
U zult versteld staan hoe betrokken uw medewerkers zich bij dit proces zullen voelen en hoe ze zelf ideeën zullen aandragen om de kosten verder te optimaliseren.
En de afdelingsmanager krijgt eindelijk grip op een kostenpost en erbij een reden om de meest verdienstelijke medewerkers te belonen.
Deze eenvoudige maatregel levert de organisatie dan ook tal van onderling samenhangende voordelen op:
- Beheersing en optimalisatie van de uitgaven;
- Afvalvermindering;
- Empowerment van het personeel;
- Een solide basis voor het opzetten van een beloningsprogramma.
2. MAAK GEBRUIK VAN TECHNOLOGIE, ONZE BESTE VRIEND
De meest modern georganiseerde bedrijven maken gebruik van ERP-systemen en/of andere systemen die, dankzij specifieke modules of volledig op maat gemaakte functies, het mogelijk maken om het gehele inkoopproces te volgen.
Sommige bedrijven maken echter, hetzij uit eigen keuze, hetzij om diverse redenen, geen gebruik van deze gespecialiseerde en geavanceerde systemen.
Aan de andere kant van het spectrum staat de vertrouwde Excel-spreadsheet – of zelfs een compatibel alternatief.
Tussen deze twee uitersten bestaat er een breed scala aan tools, zowel gratis als freemium (d.w.z. gratis voor basisfuncties en betaald afhankelijk van de meer geavanceerde opties die je van plan bent te gebruiken, zelfs in een later stadium).
Mijn advies is om een of meer van deze applicaties te testen en, in lijn met wat in het vorige punt werd vermeld, ervoor te zorgen dat ze op alle niveaus van de organisatie worden gebruikt. In dit geval is het belangrijk om overeenstemming te bereiken over de te gebruiken tool, zodat alle afdelingen dezelfde tool gebruiken. Dit zal het teamwerk vergemakkelijken en het daaropvolgende vergelijken van gegevens tussen verschillende afdelingen, dat door de administratieve afdeling wordt verzorgd.
Je vindt al snel voorbeelden van deze pakketten door op Google te zoeken met trefwoorden als ‘gratis software voor onkostenbeheer’, ‘gratis sjablonen voor kostenbeheer’ en dergelijke.
3. CATALOGUS VAN BOVEN NAAR BENEDEN
De derde suggestie is om uitgaven niet alleen op soort in te delen – bijvoorbeeld ‘Reiskosten’, ‘Materiaalverzendingen’ enzovoort – maar vooral om een eerste groepering op macroniveau te maken, waarbij ze worden onderverdeeld in:
- Vaste of variabele kosten
- Productgerelateerde kosten (productiekosten) of algemene/administratieve kosten
Het is daarom van belang om de meest geschikte strategie toe te passen om de vaste kosten tot een minimum te beperken ten gunste van variabele kosten (of om vaste kosten om te zetten in variabele kosten) en om tevens de algemene en administratieve kosten die niet specifiek verband houden met de productie van een goed of dienst zo veel mogelijk te verminderen.
Er bestaat geen vaste regel die in elke situatie van toepassing is om deze verandering te bewerkstelligen, net zoals deze suggestie als een algemene richtlijn moet worden opgevat.
Het is namelijk niet mogelijk om van tevoren vast te stellen of het voor een bepaald bedrijf absoluut beter is om meer variabele kosten of vaste kosten te hebben (en in welke mate), maar het algemene uitgangspunt dat variabele kosten de voorkeur verdienen boven vaste kosten vormt vaak de basis voor het bedrijfsbeleid dat gericht is op het realiseren van een stabielere bruto-bedrijfsmarge – dat wil zeggen, met minder schommelingen als gevolg van veranderingen in de productie.
4. BEKIJK ELK PRODUCT OF ELKE DIENST IN DE CONTEXT VAN ‘ZELF MAKEN OF INKOPEN’
Deze keuze, die een strategisch karakter zal krijgen, zal voor elk product of elke dienst die het bedrijf aanbiedt (of gebruikt als onderdeel van zijn waardeketen) leiden tot een beslissing of het beter is om deze intern te produceren of – geheel of gedeeltelijk – extern in te kopen.
De overwegingen die ten grondslag liggen aan de evaluatie zullen verschillen, niet alleen per betrokken onderneming, maar zelfs per product en dienst binnen dezelfde onderneming.
In dit verband wil ik niet suggereren wat het beste is om te doen (dat is hier immers onmogelijk!), maar u er veeleer aan herinneren dat een deel van de evaluatie op kwantitatieve basis zal plaatsvinden. Met andere woorden: er zal moeten worden nagegaan en berekend welke investeringen nodig zijn voor interne productie en welke kosten er daarentegen zullen worden gemaakt om datgene wat moet worden uitbesteed, extern in te kopen.
De reden waarom deze strategische beslissing onlosmakelijk verbonden is met kostenoptimalisatie, kan als volgt worden samengevat:
- Door de bedrijfskosten te optimaliseren, komen er extra financiële middelen vrij, die vervolgens kunnen worden ingezet voor de investeringen die nodig zijn voor de productie.
- Door de vaste, algemene en indirecte bedrijfskosten te optimaliseren, kan de best mogelijke leverancier worden gekozen, waardoor het kosteneffectiever wordt om een product of dienst uit te besteden, zodat het bedrijf zich kan concentreren op zijn kernactiviteiten.
De keuze tussen ‘zelf maken’ of ‘inkopen’ hangt dus niet uitsluitend af van het merk of van de feitelijke of waargenomen kwaliteit, en het is evenmin louter een kwestie van de productiekosten; het moet veeleer worden beschouwd als een kwantitatief haalbaar doel, dat ook afhangt van het vermogen van het bedrijf om zijn kosten te optimaliseren en leveranciers te selecteren die de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden die op de markt verkrijgbaar is.
