In onze vorige nieuwsbrief hebben we het gehad over het belang van „je cijfers kennen“ — de basis van effectief kostenbeheer. Maar voor veel organisaties is het een echte uitdaging om dat idee in de praktijk te brengen. Een van de grootste obstakels? Je gegevens simpelweg in een bruikbaar formaat krijgen — iets wat je kunt analyseren en omzetten in nuttige, concrete inzichten.
Mijn ervaring is dat de meest waardevolle gegevens vaak uit facturen komen. Ze bevatten gedetailleerde beschrijvingen van aankopen, artikelnummers en inzichten op transactieniveau die van onschatbare waarde zijn voor kostenanalyses. Het addertje onder het gras? Het merendeel van deze gegevens zit opgesloten in pdf-bestanden.
Voor veel van mijn klanten betekent dit dat ik regelmatig gegevens verzamel en uit stapels pdf-facturen haal, meestal elk kwartaal.
Bij nieuwe projecten waarbij we een eerste overzicht van de uitgaven willen krijgen, moeten vaak duizenden pdf-facturen worden omgezet naar een geconsolideerd digitaal formaat.
Het is niet ideaal, maar daar vind je meestal de meest bruikbare inzichten. Gegevens uit inkooporders (PO’s) kunnen ook helpen, maar die zijn vaak fragmentarisch of onvolledig en moeten meestal eerst grondig worden opgeschoond voordat ze bruikbaar zijn.
Waar moet je beginnen? Begin bij je leveranciers
Als je niet goed weet waar je moet beginnen, pak dan eerst je grootste leveranciers aan. Veel van hen kunnen je een verzamelbestand met je transacties aanbieden in Excel- of CSV-formaat — en dat is echt een uitkomst. Bij kleinere leveranciers heb je die mogelijkheid misschien niet, maar het is altijd de moeite waard om ernaar te vragen. Je zou verbaasd zijn wat ze je kunnen bieden als je erom vraagt.
Dat gezegd hebbende, bij ongeveer 90% van de projecten waaraan ik werk, moesten we uiteindelijk toch terugvallen op de factuurgegevens uit de pdf. Het kost in het begin wat meer werk, maar op de lange termijn is het de moeite zeker waard.
Een baanbrekend hulpmiddel: Docparser
Een paar jaar geleden stond ik voor dezelfde uitdaging: stapels pdf-facturen en geen eenvoudige manier om de gegevens eruit te halen. Ik heb geprobeerd het werk naar het buitenland uit te besteden, maar uiteindelijk ben ik vaak meer tijd kwijt aan het corrigeren van de resultaten dan dat het me tijd bespaarde.
Toen stelde een collega voor om Docparser eens te proberen, een tool die gestructureerde gegevens uit pdf’s (en andere bestandsformaten) haalt. Het is zeker niet perfect, maar wel krachtig — vooral bij digitale pdf’s en facturen met een vaste opmaak. Het beste van alles is dat hun ondersteuningsteam heel snel reageert en behulpzaam is; in mijn geval krijg ik meestal 's nachts al antwoord.
Zodra de regels voor een bepaalde klant zijn ingesteld, hoef je alleen nog maar de documenten te uploaden en is de gegevensverzameling binnen 5 minuten voltooid. Eenmaal ingesteld kun je 300 tot 400 facturen in slechts enkele minuten verwerken. Voor mij betekent dit een enorme productiviteitswinst — en een echte doorbraak voor iedereen die te maken heeft met grote hoeveelheden documenten waaruit specifieke gegevens moeten worden gehaald.
Hulp nodig? Laten we even praten
Als je gegevens vastzitten in pdf-bestanden of als je niet goed weet waar je moet beginnen, ben je niet de enige — en dat is nog lang niet het einde. Er zijn hulpmiddelen en strategieën die je kunnen helpen. Of je het nu zelf wilt aanpakken of wat hulp wilt, ik sta altijd klaar om even met je te praten of de handen uit de mouwen te steken en je op weg te helpen.
Grant Morrow
Hoofdconsultant
+61 415 203 575
