In onze vorige nieuwsbrief bespraken we het belang van "uw cijfers kennen" – de basis van effectief kostenbeheer. Maar voor veel organisaties is het omzetten van dat idee in actie een echte uitdaging. Een van de grootste obstakels? Simpelweg uw gegevens in een bruikbaar formaat krijgen – iets dat u kunt analyseren en omzetten in nuttige, concrete inzichten.
Mijn ervaring is dat de meest waardevolle gegevens vaak afkomstig zijn van facturen. Ze bevatten gedetailleerde beschrijvingen van aankopen, artikelnummers en inzichten op transactieniveau die goud waard zijn voor kostenanalyses. Het probleem? Het grootste deel van deze gegevens zit opgesloten in PDF-bestanden.
Voor veel van mijn klanten betekent dit dat ik regelmatig gegevens verzamel en analyseer uit stapels PDF-facturen, meestal op kwartaalbasis.
Bij nieuwe projecten, waarbij we een eerste inzicht in de uitgaven willen krijgen, leidt dit vaak tot duizenden pdf-facturen die moeten worden omgezet naar een geconsolideerd digitaal formaat.
Het is niet ideaal, maar het is wel de plek waar de meest bruikbare inzichten te vinden zijn. Gegevens uit inkooporders (PO's) kunnen ook helpen, maar die zijn vaak fragmentarisch of onvolledig en vereisen meestal flink wat opschoning voordat ze bruikbaar zijn.
Waar te beginnen? Begin bij uw leveranciers.
Weet u niet waar u moet beginnen? Neem dan contact op met uw grootste leveranciers. Veel van hen kunnen een geconsolideerde download van uw transacties in Excel- of CSV-formaat aanbieden – en dat is een groot voordeel. Bij kleinere leveranciers is die optie er wellicht niet, maar het is altijd de moeite waard om ernaar te vragen. U zult versteld staan wat ze kunnen bieden als u erom vraagt.
Desondanks moesten we in ongeveer 90% van de projecten waaraan ik werk uiteindelijk toch terugvallen op de factuurgegevens uit de pdf's. Het kost in eerste instantie meer werk, maar het is de moeite op de lange termijn zeker waard.
Een baanbrekend hulpmiddel: Docparser
Een paar jaar geleden stond ik voor dezelfde uitdaging: stapels pdf-facturen en geen gemakkelijke manier om de gegevens eruit te halen. Ik heb geprobeerd de taak in het buitenland uit te besteden, maar uiteindelijk besteed ik meer tijd aan het corrigeren van de resultaten dan dat het me tijd bespaart.
Toen stelde een collega voor om Docparser eens te proberen, een tool die gestructureerde data uit PDF's (en andere formaten) extraheert. Het is zeker niet perfect, maar wel krachtig, vooral met elektronische PDF's en een consistente factuurindeling. Bovendien is hun supportteam erg responsief en behulpzaam; in mijn geval krijg ik meestal binnen een dag antwoord.
Zodra de regels voor een specifieke klant zijn ingesteld, hoef je alleen nog maar de documenten te uploaden en de extractie is binnen 5 minuten voltooid. Eenmaal ingesteld, kunnen 300-400 facturen in slechts enkele minuten worden verwerkt. Voor mij betekent dit een enorme productiviteitsboost en een echte gamechanger voor iedereen die met grote hoeveelheden documenten werkt waaruit specifieke gegevens moeten worden gehaald.
Hulp nodig? Laten we praten.
Als uw gegevens vastzitten in pdf's of als u niet weet waar u moet beginnen, bent u niet de enige — en het is zeker geen ramp. Er zijn tools en strategieën die u kunnen helpen. Of u het nu zelf wilt aanpakken of wat ondersteuning wilt, ik sta altijd klaar om met u te praten of de handen uit de mouwen te steken en u op weg te helpen.
Grant Morrow
Hoofdconsultant
+61 415 203 575
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
