De status quo uitdagen: waarom huurders servicekosten nauwkeuriger moeten bekijken

Verhuurders (of hun beheerders) stellen vaak laat budgetten op – soms pas ver in het servicekostenjaar. Als dit ook bij u het geval is, bent u niet de enige; dit gebeurt in ongeveer 50% van de gevallen.

Verhuurders zijn vaak te laat met het afgeven van de eindverklaringen, vooral wanneer huurders recht hebben op teruggave omdat de werkelijke kosten lager uitvielen dan begroot. De toelichting op de kosten kan ook gebrekkig of zelfs geheel afwezig zijn, met weinig onderbouwing van de gebruikte verdeelsleutels. Cruciaal is dat huurders na afgifte van de verklaring vaak maar beperkte tijd hebben om de gerapporteerde uitgaven aan te vechten – als ze dat al kunnen zonder extra kosten te maken.

Als u een drukke financieel directeur of vastgoedbeheerder bent van een bedrijf dat verhuurt, wordt dit vaak op de to-do-lijst gezet – om vervolgens vergeten te worden of simpelweg geaccepteerd. De beste praktijk schrijft voor dat budgetten uiterlijk één maand voor aanvang van het servicekostenjaar worden aangeleverd, eindcertificaten binnen vier maanden na het einde van het jaar worden afgegeven en huurders nog eens vier maanden de tijd krijgen om de kosten te controleren. Wees echter alert op specifieke termijnen die in uw huurcontract staan ​​vermeld, aangezien deze voorrang kunnen hebben en toekomstige problemen kunnen veroorzaken.

De gevolgen van slecht beheer door de verhuurder voor een bedrijf kunnen aanzienlijk zijn:

• U kunt niet van tevoren budgetteren voor stijgende kosten.
• Uw verhuurder heeft mogelijk al nieuwe kosten gemaakt en vastgelegd voordat u de begroting überhaupt heeft ontvangen – laat staan ​​dat u de kans heeft gehad om er bezwaar tegen te maken.
• U verliest geld. Huurders betalen vaak te veel zonder dat ze het beseffen, waardoor ze onbedoeld kosten financieren die eigenlijk voor rekening van de verhuurder zouden moeten komen – geld dat anders gebruikt zou kunnen worden om hun eigen bedrijf te laten groeien.

Alsof een gebrekkige administratie nog niet erg genoeg was, was een van de meest opvallende gebieden waar in 2024 te veel werd gerekend de beheerkosten. Deze kosten stijgen fors, vooral in Londen, en omvatten vaak onderdelen van de verantwoordelijkheden van de beheerder die eigenlijk al in de beheerkosten zouden moeten zijn inbegrepen. Waarom? Omdat die kosten vast zouden moeten staan. Dus niet alleen is de administratie gebrekkig, maar verhuurders rekenen er ook nog eens meer voor!

Let ook op de kosten voor werktuigbouwkunde en elektrotechniek (M&E). Sommige verhuurders kiezen voor onderhoudscontracten inclusief onderhoud, maar maken desondanks extra kosten die ze niet zouden mogen doorberekenen. Reparatiekosten moeten apart van vervangingskosten worden geboekt. Met de aanstaande MEES-regelgeving rondom de energieprestaties van gebouwen kiezen sommige verhuurders ervoor om installaties en de bouw te moderniseren in plaats van te repareren of te vervangen. De kapitaalkosten – indien zichtbaar – zijn meestal aanzienlijk en kunnen een onaangename verrassing zijn. Maar bent u hier wel toe verplicht volgens de huurvoorwaarden? Is er een kosteneffectiever en conformer alternatief?

Met professioneel advies kunnen deze kosten worden getoetst op hun geldigheid – zowel volgens uw huurovereenkomst als de RICS-gedragscode – waardoor mogelijk aanzienlijke kortingen kunnen worden onderhandeld. Als u niet zeker weet of u correct wordt gefactureerd, is het verstandig om advies in te winnen.

Ons toegewijde team van bouwkundige inspecteurs en facility management engineers kan uw huurcontract beoordelen en snel uw servicekosten in kaart brengen. Hoge kosten en onregelmatigheden kunnen vervolgens met uw verhuurder worden besproken, wat vaak leidt tot aanzienlijke kortingen en verlagingen van de servicekosten in de toekomst.