De status quo ter discussie stellen: waarom huurders de servicekosten kritischer moeten bekijken

Verhuurders (of hun beheerders) zijn vaak te laat met het verstrekken van begrotingen – soms pas ver in het jaar waarop de servicekosten betrekking hebben. Als u dat ook ervaart, bent u niet de enige; dit gebeurt in ongeveer 50% van de gevallen.

Ook zijn verhuurders vaak te laat met het verstrekken van de eindafrekening, vooral wanneer huurders recht hebben op een terugbetaling omdat de werkelijke kosten lager uitvielen dan begroot. De toelichting en uitleg bij de kosten zijn soms gebrekkig of ontbreken zelfs geheel, en er wordt nauwelijks onderbouwing gegeven voor de gehanteerde verdeling. Cruciaal is dat huurders vaak maar een beperkte tijd hebben na de verstrekking van de afrekening om de opgegeven uitgaven aan te vechten – als ze dat al kunnen doen zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt.

Als u een drukbezette financieel directeur of vastgoeddirecteur bent bij een huurdersbedrijf, belandt dit vaak op de stapel met taken die nog moeten worden uitgevoerd – om vervolgens te worden vergeten of gewoon te worden geaccepteerd. Volgens de beste praktijken moeten begrotingen uiterlijk één maand voor het begin van het servicekostenjaar worden verstrekt, moeten definitieve afrekeningen binnen vier maanden na het einde van het jaar worden uitgegeven en moeten huurders nog eens vier maanden de tijd krijgen om de kosten te controleren. Let echter op eventuele specifieke termijnen die in uw huurovereenkomst zijn vermeld, aangezien deze voorrang kunnen hebben en toekomstige geschillen kunnen voorkomen.

De gevolgen van slecht beheer door de verhuurder voor een bedrijf kunnen aanzienlijk zijn:

• U kunt niet van tevoren rekening houden met stijgende kosten.
• Het kan zijn dat je verhuurder al toezeggingen doet en nieuwe kosten maakt nog voordat je de begroting hebt ontvangen – laat staan dat je de kans hebt gehad om er bezwaar tegen te maken.
• U loopt geld mis. Huurders betalen vaak te veel zonder dat ze het doorhebben, waardoor ze onbedoeld kosten dragen die eigenlijk voor rekening van de verhuurder zouden moeten komen – en zo geld mislopen dat ze zouden kunnen gebruiken om hun eigen bedrijf te laten groeien.

Alsof slecht beheer nog niet erg genoeg is, waren de kosten voor het beheer van gebouwen in 2024 een van de opvallendste posten waar te veel in rekening werd gebracht. Deze kosten stijgen sterk, met name in Londen, en omvatten vaak taken die onder de verantwoordelijkheid van de beheerders vallen en die eigenlijk al in hun beheersvergoeding zouden moeten zijn inbegrepen. Waarom? Omdat die vergoedingen vast zouden moeten staan. Het beheer is dus niet alleen slecht, maar verhuurders rekenen er ook nog eens meer voor!

Let ook op de kosten voor installaties (mechanisch en elektrisch). Sommige verhuurders kiezen voor onderhoudscontracten waarin alles is inbegrepen, maar brengen toch extra kosten in rekening die niet zouden mogen worden doorberekend. Reparatiekosten moeten apart worden verantwoord, los van vervangingskosten. Met de komende MEES-regelgeving rond de energieprestatie van gebouwen kiezen sommige verhuurders ervoor om installaties en bouwdelen te upgraden in plaats van te repareren of te vervangen. Kapitaalkosten – indien vermeld – zijn doorgaans aanzienlijk en kunnen als een schok komen. Maar bent u hier überhaupt aansprakelijk voor volgens uw huurovereenkomst? Is er een kosteneffectiever en aan de regelgeving voldoend alternatief?

Met professioneel advies kan worden nagegaan of deze kosten gerechtvaardigd zijn – zowel op grond van uw huurovereenkomst als volgens de RICS-gedragscode – waardoor mogelijk aanzienlijke kortingen kunnen worden bedongen. Als u twijfelt of de kosten correct in rekening worden gebracht, is het verstandig om advies in te winnen.

Ons toegewijde team van bouwkundig inspecteurs en facility management-ingenieurs kan uw huurovereenkomst doorlichten en uw servicekosten snel vergelijken met marktconforme tarieven. Hoge kosten en onregelmatigheden kunnen vervolgens bij uw verhuurder worden aangekaart, wat vaak leidt tot aanzienlijke kortingen en lagere servicekosten in de toekomst.