Actieplan voor kostenbeheer

Gepubliceerd op:

27 januari 2020

Inhoud

Deel dit artikel

Kostenbeheer vereist, net als andere aspecten van bedrijfsmanagement zoals budgettering en financiën, een managementtool die de doelstellingen, activiteiten, verantwoordelijkheden, taken, deadlines en monitoringmethoden duidelijk definieert.

Op dit punt is het opstellen van een actieplan essentieel. Het helpt het bedrijf om de complexe factoren die bij kostenbeheer komen kijken te ordenen. In dit artikel bespreken we deze tool, die een grote bijdrage levert aan het succes van kostenbeheer .

Wat is een actieplan?

Als we nadenken over ons persoonlijke leven en het project om een eigen woning te kopen, zijn er verschillende zaken waarmee rekening gehouden moet worden: de tijd die nodig is om te sparen, onderzoek naar de woning, taxatiekosten, het bepalen van het beste woonscenario voor de aankoop, financieringsmogelijkheden en het inschatten van de uitgaven.

De lijst zal verder worden uitgewerkt tot meer specifieke punten, waardoor een goed beeld ontstaat van de complexiteit en het belang van een actieplan .

Zonder kostenbeheer wordt de aankoop van een woning ongetwijfeld complexer en riskanter, omdat het onmogelijk is om op elk moment op elke gebeurtenis te anticiperen en te reageren. We zullen altijd reactief zijn en beslissingen zullen niet altijd even nauwkeurig zijn. Dit effect is, in versterkte mate, merkbaar bij kostenbeheer .

Een actieplan is in principe een controlemechanisme (systematisch of niet) voor alle beslissingen en activiteiten die verband houden met het bereiken van een specifiek of permanent doel (continue aansturing).

Een actieplan is essentieel voor een betere werking van elke organisatiestructuur. Het zorgt ervoor dat alle middelen van het bedrijf – mensen, geld, systemen – gekoppeld worden aan doelstellingen, voordelen, acties en deadlines, en dat er een ecosysteem ontstaat dat gericht is op de beste technische en financiële prestaties van de structuur.

Actieplan – Kenmerken

Een actieplan moet het volgende bevatten:

Duidelijke doelstellingen – zowel algemeen als specifiek. Een verkoopactieplan kan bijvoorbeeld 10% groei per jaar als doelstelling hebben, met specifieke doelstellingen en variërende groeicijfers per producttype.
Objectieve en meetbare voordelen – deze moeten aansluiten bij de verwachtingen van het bedrijf en er moeten manieren zijn om ze te meten.
Controle per activiteit/actie – het is van groot belang dat elke activiteit/actie specifieke doelstellingen, acties, budgetten, risico's en deadlines heeft en dat ze samen een planning vormen die voor iedereen duidelijk is.
De nominaal verantwoordelijke partijen – definieer ze niet per sector of afdeling; het is belangrijk dat er individuen verantwoordelijk zijn, zodat de communicatie tussen de verschillende afdelingen binnen de planning soepel verloopt.
Haalbare deadlines – dit is een belangrijke uitdaging in elk actieplan , maar deadlines mogen niet zo moeilijk zijn dat ze de organisatie alleen maar afremmen .

Het opstellen van een actieplan is gebaseerd op de volgende vragen:

WAT moet er bereikt worden – doelstellingen (één of meer, afhankelijk van het belang);
WAAROM moet dit bereikt worden – het doel en de duidelijke voordelen van de acties;
De WHO – degenen die verantwoordelijk zijn voor het plan en de bijbehorende activiteiten;
WAAR het plan zal worden geïmplementeerd – bedrijven, sectoren, processen, accounts;
WANNEER het plan wordt uitgevoerd – de uitvoeringsperiode (eenmalig of permanent);
HOE het plan zal werken – hoe de doelstellingen zullen worden bereikt;
HOEVEEL het plan gaat kosten – tijd van medewerkers, middelen, advies.

Bij een permanent actieplan is het mogelijk dat er specifieke plannen van beperkte duur zijn. Zo kan een verkoopactieplan, met algemene richtlijnen voor marketing, bereik, kortingen en structuur, op elk moment een plan bevatten om de verkoop van een bepaald product te stimuleren, met eigen voorwaarden, waarbij een deel van het verkoopteam betrokken is en dat voor een beperkte periode geldt.

De 5 essentiële stappen van het actieplan voor kostenbeheer

Initiatie

Deze stap is essentieel voor het functioneren van het plan als geheel en definieert de algemene en specifieke doelstellingen, de verwachte voordelen, de betrokken gebieden en de deadline voor het behalen van elke doelstelling (onder voorbehoud van herziening op een later tijdstip).

Bij kostenbeheer moet de focus niet liggen op de reductie zelf, aangezien we het hier hebben over een permanent controlemechanisme.

Bijvoorbeeld:

Hoofddoel: het monitoren en controleren van alle administratieve kosten voor 2018, zodat de begrotingsraming niet wordt overschreden. Gebieden: alle. Deadline: 31/12/2018.

Specifieke doelstelling 1: 20% reductie van de autohuurkosten in 2018 ten opzichte van de kosten in 2017. Gebieden: Commercieel en Onderhoud. Deadline: 31-12-2018. Verwachte besparing: R$ 1.000,00 (20% van de kosten in 2017).

Het hoofddoel wordt gemeten aan de hand van het geconsolideerde resultaat van alle specifieke doelstellingen aan het einde van hun looptijd. De kostenmanager moet deze resultaten echter periodiek op een uitgebreidere manier meten om te begrijpen of het hoofddoel wordt bereikt.

Vanaf nu zullen we specifiek doel 1 als voorbeeld gebruiken voor de resterende stappen.

Planning

In deze stap worden alle definities met betrekking tot specifieke doelstellingen vastgelegd – activiteiten, deadlines, verantwoordelijke personen, budget en noodplannen – kwaliteitscontrole tijdens de ontwikkeling van de activiteit, risicomanagement en oplossingen (interne en externe factoren die de voltooiing van de activiteit kunnen beïnvloeden).

Belangrijk: het voltooien van de activiteit betekent niet dat het doel is bereikt, maar wel dat aan alle voorwaarden daarvoor is voldaan, om het doel uiteindelijk te bereiken.

Activiteit 1: onderzoek naar 3 leveranciers. Verantwoordelijk: Jorge Cardoso (Administratie). Deadline: 5 maart 2018. Budget: niet van toepassing.

Activiteit 2: Analyseer gemaakte reizen. Verantwoordelijk: Celso Furtado (Commercieel). Deadline: 5 maart 2018. Budget: niet van toepassing.

Uitvoering

In deze stap worden de geplande acties in de praktijk gebracht. Het is belangrijk om de toegewezen middelen voor de uitvoering van de activiteiten nauwkeurig te controleren , aangezien elke afwijking tot extra kosten zal leiden.

Monitoring

Hier wordt elke activiteit nauwlettend gevolgd door de kostenmanager en zijn team om ervoor te zorgen dat er geen gebeurtenissen plaatsvinden die de uitvoering belemmeren of onvoorziene verstoringen veroorzaken . Het risicoregister , dat in de planningsfase wordt genoemd, is essentieel om risico's in die fase te signaleren (anticiperen) en in deze fase beter te begrijpen. De verantwoordelijke voor de activiteit moet onmiddellijk melding maken van elke gebeurtenis die de uitvoering ervan in gevaar kan brengen en eventueel aanpassingen doorvoeren zodat de activiteit kan worden voortgezet en het gewenste resultaat kan worden behaald.

Sluiting

Dit is het moment om de resultaten te consolideren, ze individueel te evalueren, te begrijpen of de specifieke en belangrijkste doelstellingen zijn bereikt, de redenen (risico's) te identificeren die het behalen ervan in de weg stonden en niet konden worden weggenomen, en de geleerde lessen voor het volgende actieplan op te sommen.

Een actieplan is zonder twijfel van cruciaal belang voor het behalen van alle bedrijfsdoelstellingen.

Het is een bondgenoot die aantoont dat doelstellingen op een georganiseerde en gecontroleerde manier bereikt kunnen worden.

Het is in essentie een eenvoudige taak, maar complex in de uitvoering, en de samenwerking met een gespecialiseerd adviesbureau voor kostenreductie , zoals de ERA Group , kan het verschil maken voor het succes van deze onderneming.

ERA beschikt over ervaren en gekwalificeerde professionals die uw bedrijf volledig kunnen ondersteunen bij de implementatie van kostenbeheer.