Kostenbeheer vereist, net als andere aspecten van bedrijfsmanagement, zoals budgettering en financiën, een managementinstrument waarmee doelstellingen, werkterreinen, verantwoordelijken, taken, deadlines en controlemethoden duidelijk worden vastgelegd.
Op dit moment is het opstellen van een actieplan van essentieel belang. Het helpt het bedrijf om de complexe aspecten van kostenbeheer op orde te brengen. In dit artikel gaan we dieper in op dit instrument, dat in belangrijke mate zal bijdragen aan het succes van het kostenbeheer.
Wat is een actieplan?
Als we nadenken over ons privéleven en het plan om een eigen woning te kopen, zijn er verschillende zaken die moeten worden geregeld: de tijd die nodig is om voor de aankoop te sparen, het zoeken naar een woning, de kosten van het bouwkundig onderzoek, het bepalen van de beste woonsituatie voor de aankoop, de financieringsmogelijkheden en het in kaart brengen van de uitgaven.
De lijst zal worden uitgewerkt in meer specifieke punten, waardoor een goed beeld ontstaat van de complexiteit en het belang van een actieplan.
Zonder dit wordt het kopen van een woning zeker ingewikkelder en riskanter, omdat er geen manier is om op elke gebeurtenis te anticiperen en op het juiste moment te reageren. We zullen altijd reactief blijven en beslissingen zullen niet altijd even nauwkeurig zijn. Dit geldt in nog sterkere mate voor kostenbeheer.
In wezen is een actieplan een beheersmechanisme (al dan niet systematisch) voor alle beslissingen en activiteiten die verband houden met het bereiken van een specifieke of permanente doelstelling (continu beheer).
Een actieplan is essentieel voor een betere werking van elke organisatiestructuur. Het zorgt ervoor dat alle middelen van het bedrijf – mensen, financiële middelen, systemen – worden gekoppeld aan doelstellingen, voordelen, acties en deadlines, en dat er een ecosysteem te creëren dat streeft naar de beste technische en financiële prestaties van de structuur.
Actieplan – Kenmerken
Een actieplan moet het volgende bevatten:
- Duidelijke doelstellingen – zowel algemene als specifieke. Een verkoopactieplan kan bijvoorbeeld een groei van 10% per jaar als doelstelling hebben, met specifieke doelstellingen die per producttype verschillende groeipercentages omvatten.
- Objectieve en meetbare voordelen – deze moeten aansluiten bij de verwachtingen van het bedrijf en er moeten manieren zijn om ze te meten.
- Beheer per activiteit/actie – het is van groot belang dat elke activiteit of actie voorzien is van specifieke doelstellingen, acties, een budget, risico’s en deadlines, en dat deze samen een voor iedereen duidelijk overzicht vormen.
- Nominaal verantwoordelijke personen – niet per sector of afdeling aanwijzen; het is belangrijk dat individuen verantwoordelijk zijn, zodat de communicatie tussen de verschillende afdelingen binnen het project soepel verloopt.
- Realistische deadlines – dit is een belangrijke uitdaging bij elk actieplan, maar deadlines mogen niet zo onhaalbaar zijn dat ze alleen maar de organisatie gerust te stellen de organisatie gerust te stellen.
De opstelling van een actieplan is gebaseerd op de volgende vragen:
- WAT moet worden bereikt – doelstellingen (één of meer, afhankelijk van het belang);
- WAAROM moet dit worden bereikt – het doel en de duidelijke voordelen van de maatregelen;
- WIE – degenen die verantwoordelijk zijn voor het plan en de daarmee samenhangende activiteiten;
- WAAR het plan zal worden uitgevoerd – bedrijven, sectoren, processen, boekhoudkundige posten;
- WANNEER het plan wordt uitgevoerd – de looptijd ervan (eenmalig of permanent);
- HOE het plan in de praktijk zal werken – hoe de doelstellingen zullen worden bereikt;
- HOEVEEL het plan gaat kosten – werktijd van medewerkers, middelen, advieskosten.
Hoewel er sprake is van een permanent actieplan, kunnen er ook specifieke plannen met een beperkte looptijd zijn. Zo kan een verkoopactieplan, met algemene richtlijnen voor marketing, dekking, kortingen en structuur, op elk moment een plan bevatten om de verkoop van een bepaald product te stimuleren, met eigen voorwaarden, waarbij een deel van het verkoopteam betrokken is en dat slechts voor een beperkte tijd geldt.
De 5 essentiële stappen van het actieplan voor kostenbeheer
Inwijding
Deze stapis essentieel voor het functioneren van het plan als geheel en omvat de algemene en specifieke doelstellingen, de verwachte voordelen, de betrokken gebieden en de termijn voor het behalen van elke doelstelling (onder voorbehoud van herziening op een later tijdstip).
Bij kostenbeheer mogen de doelstellingen niet louter gericht zijn op kostenbesparing, aangezien het hier gaat om een permanent controleorgaan.
Bijvoorbeeld:
Hoofddoelstelling: toezicht houden op en beheersen van alle administratieve kosten voor 2018, zodat de begrotingsraming niet wordt overschreden. Gebieden: alle. Uiterste datum: 31-12-2018.
Specifieke doelstelling 1: een verlaging van de autohuurkosten in 2018 met 20% ten opzichte van de uitgaven in 2017. Gebieden: Commercieel en Onderhoud. Uiterste datum: 31-12-2018. Verwacht voordeel: een besparing van R$ 1.000,00 (20% van de uitgaven in 2017).
De hoofddoelstelling wordt aan het einde van de looptijd beoordeeld aan de hand van het samengevoegde resultaat van alle deeldoelstellingen. De kostenmanager moet deze resultaten echter regelmatig grondig evalueren om te kunnen beoordelen of de hoofddoelstelling zal worden gehaald.
Vanaf nu zullen we specifieke doelstelling 1 als voorbeeld gebruiken voor de resterende stappen.
Planning
In deze stap worden alle afspraken vastgelegd die betrekking hebben op de specifieke doelstellingen – activiteiten, deadlines, verantwoordelijken, budget en noodplannen – kwaliteitscontrole tijdens de uitvoering van de activiteit, risicobeheer en oplossingen (interne en externe factoren die van invloed kunnen zijn op de voltooiing van de activiteit).
Belangrijk: het voltooien van de activiteit betekent niet dat het doel is bereikt, maar wel dat aan alle voorwaarden daarvoor is voldaan, zodat het doel uiteindelijk kan worden bereikt.
Specifieke doelstelling 1: een verlaging van de autohuurkosten in 2018 met 20% ten opzichte van de uitgaven in 2017. Gebieden: Commercieel en Onderhoud. Uiterste datum: 31-12-2018. Verwacht voordeel: een besparing van R$ 1.000,00 (20% van de uitgaven in 2017).
Taak 1: onderzoek naar 3 leveranciers. Verantwoordelijke: Jorge Cardoso (Administratie). Deadline: 5 maart 2018. Budget: niet van toepassing.
Activiteit 2: analyse van gemaakte reizen. Verantwoordelijke: Celso Furtado (Commercieel). Deadline: 5 maart 2018. Budget: niet van toepassing.
Uitvoering
In deze stap worden de geplande maatregelen in praktijk gebracht. Het is belangrijk om de middelen die voor de uitvoering van de activiteiten zijn toegewezen nauwkeurig te beheren, aangezien elke afwijking tot extra kosten zal leiden.
Monitoring
Hier wordt elke activiteit nauwlettend gevolgd door de kostenmanager en zijn team om ervoor te zorgen dat er zich geen gebeurtenissen voordoen die de uitvoering belemmeren of onvoorziene verstoringen veroorzaken. Het risicoregister, dat in de planningsfase al aan bod kwam, is van essentieel belang om risico’s in die fase te signaleren (anticiperen) en in deze fase beter te begrijpen. De verantwoordelijke voor de activiteit moet elke gebeurtenis die de uitvoering ervan in gevaar zou kunnen brengen onmiddellijk melden en zelfs maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de activiteit kan worden voortgezet en voltooid.
Sluiting
Dit is het moment om de resultaten te consolideren, ze afzonderlijk te evalueren, na te gaan of de specifieke en hoofddoelstellingen zijn bereikt, de redenen (risico’s) in kaart te brengen die de verwezenlijking ervan in de weg stonden en niet konden worden weggenomen, en de geleerde lessen op te sommen voor het volgende actieplan.
Het lijdt geen twijfel dat een actieplan van cruciaal belang is voor het behalen van alle bedrijfsdoelstellingen.
Het is een bondgenoot die laat zien dat doelstellingen op een georganiseerde en beheerste manier kunnen worden bereikt.
In wezen is het een eenvoudige taak, maar de uitvoering ervan is complex. Daarom is het belangrijk om samen te werken met een gespecialiseerd adviesbureau op het gebied van kostenbesparing, zoals de ERA Group, kan het verschil maken voor het welslagen van dit project.
ERA beschikt over ervaren en gekwalificeerde professionals die uw bedrijf volledige ondersteuning bieden bij de implementatie van kostenbeheer.
