Januari en februari zijn altijd drukke maanden geweest, en dit jaar was dat niet anders. We hebben nauw samengewerkt met twee vaste klanten uit de kostschoolbranche om hen te helpen hun operationele kosten in kaart te brengen en nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparingen te ontdekken. Zoals zij zelf zeggen: elke dollar die ze besparen, helpt hen hun schoolgeld laag te houden.
Hoewel dit werk niet noodzakelijkerwijs de traditionele ERA Group , blijft de kernfocus hetzelfde: efficiëntie bevorderen en financiële resultaten verbeteren. In het verleden draaide dit werk vooral om voedsel en catering in hun internaatsafdelingen, maar de afgelopen jaren hebben beide scholen getracht hun focus uit te breiden naar andere gebieden, zoals kantines, uniformen en kantoorbenodigdheden. Als gevolg daarvan werd een groot deel van januari besteed aan het afsluiten van 2024 en het leggen van de basis voor 2025.
Belangrijkste resultaten in januari
Monitoring van maaltijdkosten: Een school was tevreden met een stijging van minder dan 2% in de kosten per maaltijd in 2024, een bemoedigend resultaat gezien de huidige marktomstandigheden. Het ging erom de uitgaven van 2024 te evalueren, op zoek te gaan naar extra mogelijkheden om deze te optimaliseren en de maaltijdkosten te vergelijken met die van anderen.
Analyse van de kantineprestaties: We hebben aangetoond dat er tussen scholen een verschil van 40% bestaat in de uitgaven per leerling, wat mogelijkheden voor betere kostenbeheersing en/of meer kansen aan het licht brengt.
Verkoop- en prijsaanpassingen: We hebben de prijzen en verkooptrends van de kantine geëvalueerd om ervoor te zorgen dat deze aansluiten bij de begrotingsplannen voor 2025 en om mogelijkheden voor besparingen in kaart te brengen (en ja, die waren er inderdaad).
Aanbestedingsprocedure voor de categorie levensmiddelen: er is een besparing van 9% gerealiseerd op een categorie waarvoor nog geen contract was afgesloten, bovenop de besparing van 21% die onlangs op een andere categorie levensmiddelen is gerealiseerd.
Analyse van het kopieerpapierverbruik: een van de grootste uitgavenposten van de school. Door een vergelijking te maken met het aantal leerlingen, hebben we vastgesteld dat het papierverbruik per leerling stabiel is gebleven op ongeveer 1,25 riemen per leerling per jaar. Dit betekent dat de stijging van de uitgaven die we in 2024 zagen, te wijten was aan de groei van het leerlingenaantal – en niet aan prijsstijgingen, zoals aanvankelijk werd aangenomen (de prijzen waren juist gedaald). Gezien de verschuiving naar digitaal leren en het gebruik van computers hadden we verwacht dat het papierverbruik zou dalen, maar de gegevens lijken iets anders aan te geven.
Trends op het gebied van schooluniformen: Hoewel een van de scholen over het algemeen tevreden was over de prestaties van haar uniformwinkel, wilde zij een grondigere analyse van het aankoopgedrag. Uit een van de bevindingen bleek dat leerlingen nu gemiddeld 1,5 overhemd per jaar kopen, tegenover slechts 1 per jaar vier jaar geleden, en dat het totale aantal gekochte artikelen per leerling met 50% is gestegen ten opzichte van de periode vóór de coronacrisis. We hebben ook aangetoond dat de grootste leverancier de prijzen vorig jaar met ongeveer 5% heeft verhoogd.
We voeren deze exercitie elk kwartaal uit, zodat de scholen weten hoe ze ten opzichte van het budget presteren. Eventuele afwijkingen worden toegelicht en indien nodig worden corrigerende maatregelen genomen. Dit soort eenvoudige en kleine inzichten helpen deze scholen om hun voorraadbeheer te verfijnen, hun kosten te optimaliseren en hun budgettering te verbeteren.
De groeiende vraag naar benchmarking
Benchmarking wordt een steeds belangrijker instrument voor interne analyse en vergelijkingen met andere scholen en bedrijven. In de afgelopen zeven jaar dat we met deze scholen hebben samengewerkt, is benchmarking geëvolueerd van „we hebben de gegevens niet“ tot een essentieel hulpmiddel bij de besluitvorming.
Een voorbeeld van hoe een school analyses inzet, is het papierverbruik. Toen we eenmaal hadden vastgesteld dat het papierverbruik tegen de verwachtingen in liep, kon de school snel achterhalen waar het probleem lag en corrigerende maatregelen nemen.
Deze scholen vragen:
“Hoe presteren we? Waar kunnen we ons verbeteren? En waar doen we het al goed?”
Door gebruik te maken van studentenstatistieken hebben we de uitgaventrends in belangrijke categorieën kunnen analyseren en zo diepere inzichten verkregen. Een deel van onze gegevens dateert inmiddels uit 2017, van vóór de coronacrisis, en biedt een waardevol perspectief op de langere termijn.
De behoefte aan benchmarking met andere scholen en grondigere gegevensanalyse neemt toe, nu scholen zich bewust worden van wat er financieel op het spel staat. En zoals beide scholen me steeds weer duidelijk maken, staat er behoorlijk wat op het spel.
Als u geïnteresseerd bent in benchmarking of kostenbeheer binnen uw school of organisatie, ga ik graag met u in gesprek om te bekijken wat er mogelijk is.
Ik ben bereid om een presentatie te geven aan de raad van bestuur of het senior management als dat hen helpt de kansen te begrijpen. Dit is te belangrijk om te negeren of te verdoezelen.
