Een kijkje achter de schermen: Waar hebben we ons deze maand mee beziggehouden?

Januari en februari zijn altijd drukke maanden geweest, en dit jaar was dat niet anders. We hebben nauw samengewerkt met twee vaste klanten in het internaatwezen , waarbij we hen hielpen de operationele kosten te beheersen en nieuwe mogelijkheden voor kostenbesparing te ontdekken. Zoals zij zelf zeggen: elke bespaarde dollar helpt om de schoolgelden laag te houden.

Hoewel dit werk niet per se het traditionele ERA Group proces volgt, blijft de kernfocus hetzelfde: het verhogen van de efficiëntie en het verbeteren van de financiële resultaten . Historisch gezien draaide dit werk om eten en catering in hun internaten , maar de afgelopen jaren hebben beide bedrijven hun focus verbreed naar andere gebieden, zoals kantines, uniformen en kantoorartikelen . Daardoor werd een groot deel van januari besteed aan de afsluiting van 2024 en het leggen van de basis voor 2025.

Belangrijkste gebieden waarop we in januari resultaten hebben geboekt

Kostenbewaking van maaltijden : Een school was blij te zien dat de kosten per maaltijd in 2024 met minder dan 2% stegen, een positief resultaat gezien de huidige marktomstandigheden. Het doel was om de uitgaven voor 2024 te evalueren, te zoeken naar mogelijkheden om deze te optimaliseren en de maaltijdkosten te vergelijken met die van andere scholen.

Evaluatie van de prestaties van de kantine : We hebben een verschil van 40% in uitgaven per leerling tussen scholen aangetoond, wat mogelijkheden biedt voor betere kostenbeheersing en/of meer kansen.

Aanpassingen aan verkoop en prijzen : We hebben de prijs- en verkooptrends van de kantine geanalyseerd om ervoor te zorgen dat deze aansluiten bij hun budgetplannen voor 2025 en om mogelijkheden voor besparingen te identificeren (en ja, die waren er).

Aanbestedingsproces voor voedingscategorieën : Een besparing van 9% gerealiseerd op een categorie waarvoor voorheen geen contract was afgesloten, bovenop de 21% besparing die onlangs op een andere voedingscategorie is behaald.

Analyse van het papierverbruik : Een van de belangrijkste afzonderlijke kostenposten van de school. Door de cijfers te vergelijken met het aantal leerlingen, hebben we vastgesteld dat het papierverbruik per leerling stabiel is gebleven op ongeveer 1,25 pakken per leerling per jaar. Dit betekent dat de toegenomen uitgaven in 2024 te wijten waren aan de groei van het aantal inschrijvingen – en niet aan prijsstijgingen zoals aanvankelijk werd aangenomen (de prijzen waren juist gedaald). Gezien de verschuiving naar digitaal leren en het gebruik van computers, hadden we verwacht dat het papierverbruik zou dalen, maar de gegevens lijken het tegendeel aan te tonen.

Trends in uniformen: Hoewel een van de scholen over het algemeen tevreden was met de prestaties van de uniformwinkel, wilde men een diepere analyse van de aankooppatronen. Uit één onderzoek bleek dat leerlingen nu gemiddeld 1,5 overhemd per jaar kopen, tegenover 1 per jaar slechts vier jaar geleden, en dat het totale aantal gekochte artikelen per leerling met 50% is gestegen sinds vóór COVID. We hebben ook aangetoond dat de belangrijkste leverancier de prijzen vorig jaar met ongeveer 5% heeft verhoogd.

We voeren deze oefening elk kwartaal uit, zodat de scholen weten hoe ze ervoor staan ​​ten opzichte van het budget. Eventuele afwijkingen worden toegelicht en indien nodig worden corrigerende maatregelen genomen. Simpele en kleine inzichten zoals deze helpen deze scholen hun voorraadbeheer te verfijnen, hun kosten te optimaliseren en hun budgettering te verbeteren.

De groeiende vraag naar benchmarking

Benchmarking wordt een steeds belangrijker instrument voor interne analyses en vergelijkingen met concurrenten voor scholen en bedrijven . In de afgelopen zeven jaar dat ik met deze scholen heb samengewerkt, is benchmarking geëvolueerd van "we hebben de gegevens niet" naar een cruciaal hulpmiddel voor besluitvorming .

Een voorbeeld van hoe een school analyse gebruikt, is het geval van papiergebruik. Nadat we hadden vastgesteld dat het papiergebruik niet aan de verwachtingen voldeed, kon de school snel de oorzaak van het probleem achterhalen en corrigerende maatregelen nemen.

Deze scholen vragen:

“Hoe presteren we? Waar kunnen we verbeteren? En waar doen we het al goed?”

Door gebruik te maken van studentenaantallen konden we bestedingstrends in belangrijke categorieën analyseren en zo diepgaandere inzichten verkrijgen. Een deel van onze data dateert nu van 2017, vóór COVID , en biedt een waardevol perspectief op de langere termijn.

De behoefte aan vergelijkingen met andere scholen en diepgaandere data-analyse groeit, omdat scholen zich steeds meer bewust worden van de financiële belangen . En zoals beide scholen me voortdurend laten weten, staat er heel wat op het spel.

Als u geïnteresseerd bent in benchmarking of kostenbeheer binnen uw school of organisatie, dan ga ik graag met u in gesprek om de mogelijkheden te bespreken.

Ik ben graag bereid om presentaties te geven aan raden van bestuur of het hoger management als dat hen helpt de mogelijkheden te begrijpen. Dit is te belangrijk om te negeren of te bagatelliseren.