Het antwoord is hoogstwaarschijnlijk ja; en dit is waarom:
Als het om ‘tail spend’ gaat, wordt dit onderwerp vaak over het hoofd gezien of als te lastig afgedaan. Het lijkt te moeilijk of te tijdrovend om elke uitgave tot in detail te bekijken. Misschien beschikt u niet over de middelen of de tijd, of vindt u het geen strategische zet. Dit zijn enkele van de redenen of excuses die ik hoor van CFO's en financieel directeuren; hoewel de meesten erkennen dat dit een gebied is met besparingspotentieel. Ze vertellen me dat ze er iets aan zouden moeten doen, maar dat ze het te druk hebben. Dit is een bron van frustratie voor mij, omdat ze zo hard werken om geld te verdienen, terwijl een snelle controle de bedrijfswinsten met duizenden euro's zou kunnen verhogen zonder dat er overuren hoeven te worden gemaakt.
Dit is deel één van een tweedelige serie waarin ik uitleg wat ‘tail spend’ is en hoe dit kan worden geanalyseerd en geminimaliseerd zonder dat uw team daar uren aan hoeft te besteden.
Wat is tail spend?
Het begrip ‘tail spend’ wordt binnen elke organisatie anders gedefinieerd, maar de meest gangbare definitie is gebaseerd op de 80/20-regel (Pareto-regel), zoals weergegeven in figuur 1.
De term verwijst naar de onderste 20% van de uitgaven, die doorgaans door 80% van de leveranciers wordt geleverd. Tail spending wordt meestal beschouwd als aankopen met een lage waarde, aangezien deze slechts een klein deel (20%) van de totale uitgaven uitmaken. In de meeste bedrijven zou men dit 'ongereguleerde uitgaven' of 'niet-strategische' uitgaven kunnen noemen.
Tail spend wordt ook wel 'maverick'- of 'rogue'-uitgaven genoemd. En dat levert inderdaad problemen op!
Figuur 1. Tail spend. Bron: ERA Group
Duizenden verbruiksartikelen en artikelnummers kunnen onder de categorie ‘tail spend’ vallen, waaronder persoonlijke beschermingsmiddelen, verpakkingsmateriaal, verzend- en magazijnbenodigdheden, schoonmaak- en hygiëneproducten, industriële gassen en kantoorbenodigdheden. De lijst is eindeloos. Het kan een behoorlijk omvangrijke en overweldigende lijst zijn. De kosten die ze met zich meebrengen zijn op zich minimaal, maar geloof me: ze lopen aardig op!
Over het algemeen is er binnen een organisatie weinig inzicht in hoeveel geld er met ‘tail spending’ gemoeid is, en nog minder kennis over hoe dit effectief kan worden beheerd. Dit leidt er vaak toe dat bedrijven jaarlijks duizenden, en in sommige gevallen zelfs honderdduizenden dollars mislopen. Het gaat om geld dat ze onbewust en onnodig aan leveranciers betalen, terwijl het beter besteed zou kunnen worden.
De uitdaging bij tail spend is tweeledig: ten eerste moet je vaststellen in welke categorieën de kosten uit de hand lopen. Ten tweede moet je uitzoeken hoe je die besparingen kunt realiseren.
Hoeveel geld loopt u mis?
Hoewel de ‘tail spend’ in verhouding tot de totale kosten als gering wordt beschouwd, is dit wel een gebied waarop aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd. Dit geld kan direct ten goede komen aan het nettoresultaat of worden gebruikt om een nieuw project of extra personeel te financieren.
Na jarenlang in kostenbesparing te hebben gewerkt, heb ik gemerkt dat besparingen door het beheer van tail spend in het eerste jaar tussen de 10% en 15% kunnen liggen. Mijn ervaring leert echter dat bepaalde afzonderlijke categorieën bij goed beheer tot wel 40% besparing kunnen opleveren.
Deze potentiële besparingen worden vaak over het hoofd gezien als interne financieringsbron vanwege de lage rendementsverwachtingen, het gebrek aan inzicht, een tekort aan interne middelen en het ontbreken van adequate benchmarkgegevens.
Stel dat je 1 miljoen dollar aan 'tail spend' hebt; een besparing van 10% komt dan neer op 100.000 dollar. Stel je voor dat je dit geld binnen enkele maanden terugverdient, zonder contracten met leveranciers op te zeggen of mensen te moeten ontslaan. Dat geeft een heel goed gevoel.
Een ander resultaat van een analyse van de ‘tail spend’ en de maatregelen die worden genomen om eventuele problemen aan te pakken, is een efficiëntere backoffice. Dit proces leidt tot een soepeler boekhoudproces en minder verwarring, wat tijd en middelen kan besparen.
Uw 'tail spend' onder de loep nemen: waar moet u beginnen?
Het idee om de ‘tail spend’ aan te pakken kan intimiderend zijn; bovendien beschikken bedrijven vaak niet over de middelen om tienduizenden transacties te doorgronden die doorgaans niet in het juiste formaat zijn opgesteld om ze gemakkelijk te kunnen analyseren.
Je moet ergens beginnen en niet vergeten dat er externe partijen zijn die je hierbij kunnen helpen of het zelfs voor je kunnen doen.
De eerste stap is het opsporen en in kaart brengen van de ‘tail spend’ van uw bedrijf. Dit zal waarschijnlijk per bedrijf verschillen; het is dus de moeite waard om hier tijd in te steken. Zoals eerder vermeld, is de Pareto-regel de eenvoudigste manier om dit te definiëren.
Zodra iedereen weet wat ‘tail spend’ inhoudt, is het een kwestie van de gegevens verzamelen voor analyse. Als ik klanten help, krijg ik vaak een stapel pdf-documenten of facturen van hen, die ik vervolgens omzet naar een digitaal formaat.
Zodra de gegevens in een geschikte staat voor analyse verkeren en zijn gestandaardiseerd en opgeschoond, zal uit de analyse blijken waar de uitgaven liggen en wie de leveranciers zijn. Er bestaat ook software die dit proces eenvoudiger en sneller maakt, zodat u in korte tijd kunt vaststellen waar besparingen mogelijk zijn.
Uiteindelijk willen we weten wie en wat er precies deel uitmaken van uw tail spend. Pas dan kunnen we er iets aan doen.
Zodra we weten waar de te hoge uitgaven plaatsvinden en wie daarvoor verantwoordelijk is (het kan gaan om een fout in de prijsstelling of om iemand die geld uitgeeft zonder daartoe bevoegd te zijn), helpen we u te bepalen wat u hieraan kunt doen.
Sommige softwaretools, zoals SpendVue™ van ERA, bieden topmanagers diepgaande informatie over de uitgaven van hun organisatie, inclusief de ‘tail spend’. Met behulp van deze tool analyseren gecertificeerde analisten de financiële gegevens grondig en passen ze de eigen sectorbenchmarks van ERA toe om afwijkingen in de uitgaven op te sporen. Het resultaat is een reeks duidelijke, directe en bruikbare inzichten, gepresenteerd in een overzichtelijk formaat. Uw adviseur zal vervolgens samen met u een traject uitstippelen om de cashflow te verbeteren dat het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie. U kunt een korte video vanSpendVueTM bekijken via de volgende link: https://vimeo.com/680583659.
In deel 2 van deze reeks gaan we dieper in op wat u met uw tail spend kunt doen zodra u beter begrijpt waaruit deze bestaat.
Als u meer wilt weten over het beheer van uw tail spend, neem dan contact op met Grant Morrow.
Grant Morrow is hoofdconsultant bij ERA Group een door SpendVue gecertificeerd adviseur. Hij heeft meer dan 30 jaar praktijkervaring in het werken met kleine en middelgrote ondernemingen, waarbij hij vaststelt waar zij te veel uitgeven en strategieën ontwikkelt voor een beter kostenbeheer.
