Kost de uitgaven aan 'tail spending' uw bedrijf geld? (Deel 1)

Het antwoord is hoogstwaarschijnlijk ja, en wel hierom:

Het probleem van de zogenaamde 'tail spend' wordt vaak over het hoofd gezien of als te ingewikkeld beschouwd. Het gedetailleerd doornemen van elke uitgave voelt te moeilijk of tijdrovend. Misschien ontbreekt het hen aan de middelen of tijd, of vinden ze het geen strategische zet. Dit zijn enkele van de redenen of excuses die ik hoor van CFO's en financieel directeuren; hoewel de meesten erkennen dat er op dit gebied besparingsmogelijkheden zijn. Ze zeggen dat ze er iets aan zouden moeten doen, maar dat ze het te druk hebben. Dit frustreert me, omdat ze zo hard werken om winst te maken , terwijl een snelle controle duizenden euro's aan de bedrijfswinst zou kunnen toevoegen zonder dat ze overuren hoeven te maken.

Dit is het eerste deel van een tweedelige serie waarin ik uitleg wat 'tail spend' is en hoe dit geanalyseerd en geminimaliseerd kan worden zonder dat je team uren kwijt is.

Wat is staartbesteding?

De definitie van 'tail spend' verschilt per organisatie, maar de meest gangbare methode is de 80/20-regel (Pareto-regel), zoals weergegeven in Diagram 1.

De term verwijst naar de onderste 20% van de uitgaven, die doorgaans door 80% van de leveranciers worden gedaan. Uitgaven aan kleinere producten of diensten worden meestal beschouwd als aankopen met een lage toegevoegde waarde, omdat ze slechts een klein deel (20%) van de totale kosten uitmaken. In de meeste bedrijven worden ze ook wel 'ongereguleerde uitgaven' of 'niet-strategische uitgaven' genoemd.

Uitgaven die niet aan de regels voldoen, ook wel bekend als 'maverick spend' of 'rogue spend', veroorzaken inderdaad problemen!

Diagram 1. Staartuitgaven. Bron: ERA Group

Duizenden operationele verbruiksartikelen en productvarianten kunnen onder de categorie 'tail spend' vallen, waaronder persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's), verpakkingen, verzend- en magazijnbenodigdheden, schoonmaak- en sanitaire artikelen, industriële gassen en kantoorartikelen. De lijst is eindeloos. Het kan een behoorlijk omvangrijke en ontmoedigende lijst zijn. De kosten die ze afzonderlijk met zich meebrengen zijn minimaal, maar geloof me: ze tellen op!

Over het algemeen is er binnen een organisatie weinig inzicht in de omvang van de uitgaven aan leveranciers en nog minder kennis over hoe deze effectief beheerd kunnen worden. Dit leidt er vaak toe dat bedrijven jaarlijks duizenden, en in sommige gevallen zelfs honderdduizenden dollars, over het hoofd zien. Het is geld dat ze onbewust en onnodig aan leveranciers uitgeven, terwijl het beter besteed zou kunnen worden.

De uitdaging bij het omgaan met 'tail spend' is tweeledig: ten eerste moet je vaststellen in welke categorieën de kosten enorm oplopen. Ten tweede moet je bedenken hoe je die besparingen kunt terugverdienen.

Hoeveel geld loop je mis?

Hoewel de uitgaven aan de kleine uitgavenpost relatief klein zijn in verhouding tot de totale kosten, kunnen hier aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd. Dit geld kan direct ten goede komen aan de winst of worden gebruikt om een ​​nieuw project of extra personeel te financieren.

Na vele jaren ervaring in kostenreductie heb ik gemerkt dat besparingen door het beheersen van onnodige uitgaven in het eerste jaar tussen de 10% en 15% kunnen liggen. Mijn ervaring leert echter dat specifieke individuele categorieën, mits goed beheerd, besparingen tot wel 40% kunnen opleveren.

Deze potentiële besparingen worden vaak over het hoofd gezien als interne financieringsbron vanwege een lage rendementsverwachting, gebrek aan inzicht, een tekort aan interne middelen en een gebrek aan adequate benchmarkgegevens.

Als je een totaalbedrag van $1 miljoen aan uitgaven hebt, is een besparing van 10% $100.000. Stel je voor dat je dit geld binnen enkele maanden terugverdient zonder leverancierscontracten op te zeggen of mensen te ontslaan. Dat geeft een heel goed gevoel.

Een ander resultaat van een analyse van de uitgaven aan de achterkant van de organisatie en de acties die worden ondernomen om eventuele problemen aan te pakken, is een efficiëntere backoffice. Het gevolg hiervan is een soepeler boekhoudproces met minder verwarring, wat tijd en middelen kan besparen.

Uw uitgaven aan 'tail sales' (uitgaven aan de achterstandslijn) onder de loep nemen: waar te beginnen?

De gedachte om de uitgaven aan kleine, ongewenste klanten te analyseren kan ontmoedigend zijn; en vaak beschikken bedrijven niet over de middelen om tienduizenden transacties te verwerken die doorgaans niet in het juiste formaat zijn aangeleverd voor eenvoudige analyse.

Je moet ergens beginnen en houd er rekening mee dat er derden zijn die je hierbij kunnen helpen of het zelfs voor je kunnen doen.

De eerste stap is het vinden en identificeren van de 'tail spend' (uitgaven die onnodig veel geld kosten) van uw bedrijf. Dit verschilt waarschijnlijk per bedrijf, dus het is een waardevol proces. Zoals eerder vermeld, is de Pareto-regel de eenvoudigste manier om dit te definiëren.

Zodra iedereen duidelijkheid heeft over de uitgaven aan de 'tail spend' (uitgaven aan de achterkant van het bedrijf), is het zaak de gegevens te verzamelen voor analyse. Wanneer ik klanten help, krijg ik vaak een stapel pdf-documenten of facturen, die ik vervolgens omzet naar een digitaal formaat.

Zodra de gegevens geschikt zijn voor analyse en zijn gestandaardiseerd en opgeschoond, zal de analyse onthullen waar de uitgaven zitten en wie de leveranciers zijn. Er bestaat ook software die dit proces vereenvoudigt en versnelt, zodat u in korte tijd besparingsmogelijkheden kunt vinden.

Uiteindelijk willen we begrijpen wie en wat er achter uw uitgaven schuilgaat. Pas dan kunnen we er iets aan doen.

Zodra we weten waar de overbesteding plaatsvindt en wie erachter zit (het kan een prijsfout zijn of omdat iemand uitgaven doet zonder de bevoegdheid daartoe), helpen we een oplossing te vinden.

Softwaretools zoals ERA's SpendVue™ bieden topmanagers diepgaande inzichten in de uitgaven van hun organisatie, inclusief de zogenaamde 'tail spend'. Met behulp van deze tool analyseren gecertificeerde analisten financiële gegevens tot in detail en passen ze ERA's eigen branchebenchmarks toe om afwijkingen in de uitgaven te identificeren. Het resultaat is een reeks duidelijke, directe en bruikbare inzichten, gepresenteerd in een gemakkelijk te begrijpen formaat. Uw adviseur zal vervolgens samen met u een strategie voor cashflowverbetering ontwikkelen die het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie. U kunt een korte video van SpendVue ^™ bekijken via de volgende link : https://vimeo.com/680583659 .

In deel 2 van deze serie gaan we dieper in op wat je met je staartbudget kunt doen als je eenmaal beter begrijpt waaruit het bestaat.

Als u meer wilt weten over het beheren van uw uitgaven aan staartreclame, neem dan contact op met Grant Morrow .

Grant Morrow is een hoofdconsultant bij ERA Group Hij is een door SpendVue gecertificeerd adviseur. Hij heeft meer dan 30 jaar praktijkervaring in het begeleiden van mkb-bedrijven bij het identificeren van overbestedingen en het ontwikkelen van strategieën voor beter kostenbeheer.