Papieren of elektronische maaltijdvoucher? Gebruiksaanwijzing

Maaltijdvouchers zijn verreweg het meest gebruikte middel voor maatschappelijk verantwoord ondernemen in Italië.

Tal van bedrijven profiteren van de economische voordelen die maaltijdvouchers bieden (volledig aftrekbare kosten, verlaagde btw (4%) die ook volledig aftrekbaar is, geen sociale premies tot de wettelijke drempels – die zo dadelijk aan bod komen – en hun motiverende effect op werknemers).

Dagelijks gebruiken miljoenen mensen maaltijdvouchers om hun lunch of kant-en-klaar maaltijden te betalen.

Tienduizenden restaurants en voedingswinkels beschouwen maaltijdvouchers als een belangrijke motor voor het verhogen van hun omzet.

Naast het traditionele papieren 'boekje' (dat vrijwel overal bekend en geaccepteerd is), winnen ook elektronische maaltijdvouchers, met name de zogenaamde oplaadbare varianten, al enige tijd aan populariteit.

Hoewel de traditionele papieren maaltijdvoucher (BPCT), gezien het wijdverbreide gebruik en de bekendheid ervan, weinig uitleg behoeft, is het de moeite waard om iets te zeggen over de elektronische maaltijdvoucher, en dan met name de oplaadbare versie (BPER).

Deze service wordt aangeboden via een elektronische kaart die maandelijks wordt opgeladen met een aantal vouchers, dat per geval door het bedrijf wordt bepaald. Het proces is eenvoudig: de klant stuurt de maandelijkse bestelling naar de uitgevende instantie; het bedrijf uploadt de gegevens naar het systeem en stelt deze beschikbaar aan het netwerk van kassaterminals (POS-terminals); de begunstigde ontvangt de opwaardering van de kaart via hetzelfde POS-netwerk dat wordt gebruikt voor het registreren van aankopen.

De BPER biedt de begunstigde dezelfde gebruiksvriendelijke functies en dezelfde "voordelen" als de traditionele papieren voucher (hoewel, zoals we zullen zien, de bestedingslimieten nog niet vergelijkbaar zijn): in de praktijk functioneert het als een "bijgewerkte" versie van de BPCT, en alles wat mogelijk is voor de papieren voucher is ook mogelijk voor de elektronische variant.

Het enige wezenlijke verschil tussen de BPER en de papieren bon betreft de traceerbaarheid van de elektronische transactie, met de daaruit voortvloeiende gevolgen voor het gedrag van de handelaar.

In deze context moet de werkgever – die moet kiezen tussen de verschillende dienstverleningsopties, traditioneel of elektronisch – rekening houden met twee factoren:

• Fiscale en sociale zekerheidsbehandeling – De levenscyclus van het oplaadbare elektronische ‘product’ bevindt zich nog in een vroeg stadium van ontwikkeling: hoewel het al enige tijd op de markt is, heeft de BPER een aanzienlijke groei doorgemaakt dankzij de Stabiliteitswet van 2015 (Wet 190/2014). Met deze wet wilde de wetgever de traceerbaarheidskenmerken van het elektronische instrument belonen door de belasting- en sociale zekerheidsvrijstellingsdrempel voor werkgevers en werknemers te verhogen naar € 7,00, terwijl de drempel voor de BPCT ongewijzigd bleef op € 5,29. Door de limiet te verhogen naar € 7,00 wordt de BPER een uiterst aantrekkelijk instrument voor bedrijven, des te meer omdat de nominale waarde van de voucher de drempel van € 7,00 nadert.

• Het verschil in fiscale behandeling tussen de twee oplossingen heeft de verwachtingen van de uitgevende bedrijven aangewakkerd en de noodzakelijke investeringen in hardware ondersteund, gericht op het creëren van uitgebreide inwisselnetwerken door de installatie van speciale POS-terminals bij deelnemende winkeliers.
• Inwisseling – De situatie met betrekking tot het belangrijkste kwalitatieve aspect van de maaltijdvoucherservice – namelijk de inwisseling en acceptatie ervan (in vergelijking met de BPCT) binnen het netwerk van deelnemende winkeliers – ondergaat een aanzienlijke ontwikkeling, hoewel er nog steeds een grote kloof te overbruggen is ten opzichte van de BPCT: het is namelijk redelijk om aan te nemen dat de besteedbaarheid van de BPER momenteel ongeveer 50% is van die van de papieren maaltijdvoucher. In elk geval gaat het om aanzienlijke aantallen (tienduizenden deelnemende winkeliers) en deze aantallen blijven groeien. Hoe belangrijk is de besteedbaarheid van de maaltijdvoucher? Er is uiteraard geen eenduidig ​​antwoord, maar op basis van mijn ervaring beschouwen ERA-klanten de besteedbaarheid over het algemeen als minstens even belangrijk als de korting. In sommige gevallen zelfs belangrijker. Beoordelingen van de besteedbaarheid kunnen echter niet beperkt blijven tot een simpele telling van de openbare gelegenheden en winkels die de maaltijdvoucher accepteren. Om een ​​rationele beslissing te nemen, is het essentieel om een ​​grondige analyse uit te voeren van de "bestedingsbehoeften" van uw medewerkers. Want zoals altijd geldt: kwaliteit die niet geoptimaliseerd is, staat gelijk aan inefficiëntie en extra kosten.

Zonder een analyse van de "bestedingsbehoeften" kan het onmogelijk blijken om belangrijke besparingsmogelijkheden te benutten.

Bij de keuze tussen papieren maaltijdvouchers (de meest gangbare en geaccepteerde) en elektronische maaltijdvouchers (de meest economische) staat de afweging tussen "kwaliteit" en "kosteneffectiviteit" centraal in het besluitvormingsproces.

Een heel eenvoudige regel kan de keuze in de juiste richting sturen. Deze luidt als volgt: als de nominale waarde van de maaltijdvoucher minder dan (of gelijk aan) € 5,29 is en men verwacht dat dit bedrag in de nabije toekomst niet zal worden overschreden, dan moet de keuze vallen op de traditionele papieren maaltijdvoucher. Met dit type service wordt er immers economisch gezien niets ingeleverd (er zijn geen afwijkende fiscale of sociale zekerheidsvoordelen voor het bedrijf of de werknemers ten opzichte van de BPER), en de kwalitatieve voordelen worden geoptimaliseerd (een breder acceptatienetwerk).

Omgekeerd, als de waarde van de maaltijdvoucher de drempel van € 5,29 overschrijdt, wordt de elektronische maaltijdvoucher de voordeligere optie. Dit voordeel wordt groter naarmate de waarde van de maaltijdvoucher de € 7,00 nadert (of bereikt). In dit geval is een grondige analyse van het acceptatienetwerk van groot belang.

Het economische voordeel is alleen van toepassing binnen het bereik van € 5,29 tot € 7,00. Dit zijn de twee drempels waarboven, afhankelijk van het gekozen type dienstverlening, het bedrijf de sociale premies moet betalen die gelden voor reguliere lonen, en werknemers te maken krijgen met de belastingdruk die overeenkomt met hun inkomen.

Voor de volledigheid moet tot slot nog worden opgemerkt dat, indien de behoefte om werknemers een cateringservice te bieden die vergelijkbaar is met een bedrijfskantine voorrang heeft boven de "voordelen" van de twee hierboven beschreven soorten maaltijdvouchers, uitgevende bedrijven de mogelijkheid bieden om een ​​zogenaamde "gedistribueerde kantine"-service (BPEMD) te activeren, die eveneens via elektronische kaarten en terminals wordt beheerd.

In tegenstelling tot de BPER hoeft de BPEMD niet maandelijks te worden opgeladen, omdat er geen maaltijdvouchers of geldbedragen op de kaart worden geladen, maar het "recht" om elke gewerkte dag van een maaltijd te genieten.

Net als de kantinedienst is de BPEMD volledig fiscaal aftrekbaar voor de werkgever en heeft deze geen fiscale of sociale zekerheidsgevolgen voor het bedrijf of de werknemer, ook al kan deze normaal gesproken slechts voor één maaltijd per dag worden gebruikt binnen een "gesloten" netwerk – dat wil zeggen, een beperkt en vooraf gedefinieerd netwerk.

Het lijdt geen twijfel dat de elektronische maaltijdvoucher de toekomst van maaltijdvouchersystemen vertegenwoordigt. Maar misschien is die toekomst nog niet aangebroken.

‍