Sinds maart volgen velen van ons het leven via een computerscherm, of het nu gaat om werkvergaderingen, contacten met vrienden en familie, lessen, trainingen of andere activiteiten die zijn aangepast aan de virtuele wereld. En gelukkig maar! Ik prijs me gelukkig dat ik kan blijven werken en in mijn persoonlijke ontwikkeling kan blijven investeren, zelfs tijdens een pandemie. We mogen echter niet de ogen sluiten voor de schadelijke gevolgen van een leven waarin we voortdurend naar een beeldscherm staren.
Aan het begin van de pandemie kon ongeveer 40% van de Portugezen thuiswerken, een percentage dat weliswaar onder de meerderheid lag, maar toch aanzienlijk was, aangezien de daaropvolgende maanden moeilijk zouden blijken te zijn wat betreft ontslagen en faillissementen – een situatie die vandaag de dag nog steeds voortduurt. Het valt niet te ontkennen dat het een voorrecht is om op afstand te kunnen blijven werken, maar het zou oneerlijk zijn om te beweren dat thuiswerken voor iedereen de ideale situatie is.
4 tips (door mij getest) om het thuiswerken aangenamer te maken
Hoewel velen in de zomer de kans hebben gehad om weer naar kantoor te gaan, is thuiswerken nog steeds een feit en hebben we inmiddels voldoende tijd gehad om onze grootste uitdagingen en de gevolgen voor onze productiviteit in kaart te brengen. Hoewel het bedrijf de plicht heeft om de ideale omstandigheden voor thuiswerken te bieden, zijn werknemers niet vrijgesteld van de verantwoordelijkheid om hun problemen te signaleren en deze aan hun leidinggevenden te melden.
Er zijn een paar tips om de meest voorkomende problemen te overwinnen, die ik graag met jullie deel omdat ik ze zelf in mijn dagelijks leven en met mijn team heb toegepast. Het zijn simpele details, kleine aanpassingen die voor ons misschien vanzelfsprekend lijken, maar die, als je ze eenmaal toepast, een enorm verschil maken.
1. Leer delen en communiceren
Als je je werkplek deelt met je team, lijkt alles makkelijker en toegankelijker. Je kunt je gewoon omdraaien en een praatje maken met je collega naast je, of even naar een andere verdieping gaan om een kopje koffie te drinken en tegelijkertijd een vraag te stellen. Bij telewerken worden het delen van informatie en de communicatie een stuk lastiger.
Het is niet zo dat we geen zin hebben om te socializen of met onze collega’s te praten, maar wat we normaal gesproken zouden doen als we op kantoor waren, stuit nu op verschillende obstakels. Juist daarom is het van essentieel belang om de communicatie te blijven stimuleren en gebruik te maken van tools voor het delen van documenten, zoals Google Drive en Teams, evenals interne chats, prikborden en intranetsgroepen. Deze maken interactie tussen collega’s mogelijk zonder de agenda vol te proppen met vergaderingen die de productiviteit soms in de weg kunnen staan.
2. Gevoel van eenzaamheid
Voor velen betekent thuiswerken dat ze moeten afzien van sociale contacten. Vooral voor mensen die alleen wonen, kan thuiswerken betekenen dat ze dagenlang niemand zien.
In mijn team werken we virtueel ‘zij aan zij’. Naast vergaderingen – die we tot het strikt noodzakelijke beperken om relevante kwesties te behandelen – zetten we dus elke dag onze camera’s aan om samen aan gemeenschappelijke projecten te werken.
3. Zonder planning werken
Uit een onderzoek van de Nationale School voor Volksgezondheid is gebleken dat meer dan de helft van de Portugese telewerkers tevreden is over hun situatie, maar 59% van de ondervraagden gaf aan langer te werken dan normaal en 41% meldde problemen bij het opstellen van een werkrooster.
Door van ons huis een kantoor te maken, vervagen de grenzen tussen ons privéleven en ons werk, waardoor het risico ontstaat dat het ene het andere gaat overlappen. Het is daarom van essentieel belang om te leren hoe we de stroom aan werkgerelateerde berichten via de vele samenwerkingsplatforms zo goed mogelijk kunnen beheren.
Sommige mensen loggen af en kijken alleen op bepaalde momenten van de dag naar hun berichten. Ik blijf de hele dag online, maar schakel meldingen uit voor bepaalde groepen waarvan ik weet dat er geen dringende zaken worden besproken.
4. Zorg voor een goede houding
Als we één ding uit deze ervaring hebben geleerd, dan is het ongetwijfeld dat het lichaam altijd gelijk heeft. Portugese huizen waren niet ingericht om als kantoor te dienen totdat de lockdown begon. Het gevolg? Veel rugpijn en, uiteraard, een daling van de productiviteit.
Het is niet voldoende om alleen een computer en internet te hebben; het is belangrijk om over de juiste apparatuur te beschikken, van de computer tot de monitor, het toetsenbord, de muis, de stoel en het bureau. Medewerkers die vragen hebben over hoe ze hun huis kunnen inrichten voor thuiswerken, kunnen hulp vragen aan de veiligheids- en gezondheidsfunctionaris van hun bedrijf.
Dit is een cruciaal aspect voor het welzijn van de medewerkers; daarom werden er regelmatig controles uitgevoerd op de opstelling en plaatsing van meubilair en computerapparatuur. Comfort heeft een grote invloed op de productiviteit, en de uitdaging is nu om te zorgen voor optimale omstandigheden in de duizenden "werkplekken" die sinds maart zijn ontstaan.
Dit zijn slechts enkele van de maatregelen die we bij ERA Group hebben doorgevoerd. We zijn nog lang niet perfect en leren gaandeweg, maar de resultaten van de doorgevoerde maatregelen zijn zeer bevredigend.
Als je de maatregelen die ik voorstel in praktijk brengt of ideeën hebt voor andere nuttige zaken om het telewerken te verbeteren, laat het me dan weten!
