Successen en tegenslagen…

Reflecties op een 7-jarige betrokkenheid

Ik krijg vaak de vraag wat "succes" in mijn werk inhoudt. Het begint met besparingen, maar het gaat zelden alleen om geld. Voor sommige klanten is het puur financieel – percentages of harde cijfers. Voor anderen gaat het om consolidatie van de toeleveringsketen, het verkrijgen van dieper inzicht in de bedrijfsvoering, vertrouwen in hun beslissingen, of een combinatie van al deze factoren.

In deze editie van Costedge wilde ik beginnen met het delen van hoe succes, of juist het gebrek daaraan, eruitziet voor een aantal klanten en projecten waar ik aan werk, en enkele lessen die ik onderweg heb geleerd.

Casestudy: Particuliere kostschool; Perth

Ik werk al meer dan zeven jaar met deze klant – een particuliere kostschool in Perth – en het was een van mijn allereerste klanten toen ik mijn bedrijf oprichtte. ERA Group De oorspronkelijke opdracht richtte zich op één belangrijke categorie: cateringdiensten voor hun pension. Vanaf het allereerste begin had de klant drie zeer duidelijke doelstellingen:

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Hij moest vol vertrouwen antwoord kunnen geven op de terugkerende vraag van de raad van bestuur: "Krijgen we de beste deal?"

Strenger toezicht

Hij wilde meer inzicht in de prestaties en de bedrijfsvoering van de externe cateringleverancier.

1. Sparen – Hoewel aanvankelijk niet duidelijk gedefinieerd, was sparen toch een belangrijk doel.

Met een klein financieel team en beperkte interne middelen en capaciteiten op dit gebied, wendde hij zich tot ERA Group om deze resultaten te helpen bereiken.

Volgens de ERA-methodologie

We zijn het project gestart met behulp van de 4-stappenmethode van ERA:

• Analyse – We hebben factuurgegevens van de afgelopen 12 maanden verzameld en gepresenteerd in een ontdekkingsrapport.
• RFP – Samen met de klant hebben we een gedetailleerde aanvraag voor offertes (RFP) opgesteld en drie leveranciers uitgenodigd om deel te nemen.

Selectie en implementatie

– De huidige cateraar werd geselecteerd uit 3 leveranciers die waren uitgenodigd om te reageren op een aanbesteding; zij boden een besparing van 14% – een bedrag in de lage zes cijfers – plus andere voordelen.

• Monitoring – Omdat een volledige implementatie niet nodig was, zijn we snel overgegaan naar de monitoringfase.

Het meest interessante hier was dat de zittende partij, geconfronteerd met het potentiële verlies van het contract, aanzienlijke besparingen en andere voordelen wist te realiseren die voorheen niet beschikbaar waren, en de betrokkenheid hernieuwde – waarmee de kracht van marktonderzoek werd aangetoond – zelfs wanneer verandering niet het uiteindelijke resultaat is.

De monitoringfase: een platform voor blijvende waardecreatie

Het monitoringproces bleek essentieel. Met de medewerking van de cateraar hebben we zinvolle meetinstrumenten en toezicht geïntroduceerd:

• Werkelijk aantal maaltijden
• Regulier; gedetailleerde voorraadgegevens (SOH)
• Regelmatige rapporten over voedselverspilling
• Maandelijkse leveranciersbijeenkomsten
• Kwartaalrapporten over de prestaties, inclusief discussiepunten en inzichten.

Dit stelde zowel de school als de cateraar in staat om de bedrijfsvoering te optimaliseren en extra kostenbesparingen te realiseren. We introduceerden ook nieuwe voordelen die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen, zoals jaarlijkse beurzen en ondersteuning bij kapitaalprojecten – waarde die de klant niet had voorzien of voorheen niet had verwacht.

Was het een succes?

Ja…

Hieronder een overzicht van hoe het project zich verhield tot de oorspronkelijke doelstellingen:

1. Concurrerende prijzen? ✔ Ja. Dankzij de concurrerende aanbesteding konden we de offertes vergelijken. Na een herziene offerte bleek de zittende aanbieder de meest concurrerende te zijn, en de klant kan nu vol vertrouwen de toetsing door de raad van bestuur doorstaan.
2. Verbeterd toezicht? ✔ Ja. De rapportage, transparantie en dialoog met leveranciers zijn aanzienlijk verbeterd en hebben positieve gevolgen gehad.
3. Besparingen? ✔ Ja. 14% besparing gerealiseerd, met daarnaast nog extra besparingen in de loop der tijd.

De klant verwoordde het als volgt: "We hebben resultaten behaald die we zonder de hulp van ERAs niet hadden kunnen bereiken."

Nu we aan onze derde contractverlengingsperiode en het achtste jaar van monitoring beginnen, is deze samenwerking een uitstekend voorbeeld van hoe duurzame samenwerking en regelmatige evaluatie daadwerkelijke waarde op lange termijn kunnen opleveren.

De lessen die we uit dit project hebben geleerd…

• Het is verbazingwekkend wat langdurige leveranciers kunnen bieden wanneer ze benaderd worden en de relatie officieel wordt gemaakt. Ik zie dit steeds weer gebeuren. Je denkt dat je een leverancier kent met wie je al lange tijd zaken doet...
• De kracht van monitoring: In dit geval heeft monitoring een aantal belangrijke aandachtspunten aan het licht gebracht, zoals voedselverspilling.
• Hoe samenwerking met een leverancier kan leiden tot extra voordelen en kan helpen bij het oplossen van problemen wanneer die zich voordoen.
• De introductie en de kracht van benchmarking om het bedrijf beter te begrijpen.

In de volgende editie zal ik me richten op een andere school met compleet andere doelstellingen; wel in dezelfde categorie.

Grant Morrow
Hoofdconsultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com