Succesen en zo…

Terugblik op een zevenjarige verloving

Ik krijg vaak de vraag hoe ‘succes’ er in mijn werk uitziet. Het begint met kostenbesparingen, maar het draait zelden alleen om het geld. Voor sommige klanten is het puur financieel: percentages of harde cijfers. Voor anderen gaat het om het samenvoegen van leveranciers, het verkrijgen van diepere zakelijke inzichten, vertrouwen in hun beslissingen, of een combinatie van al deze factoren.

In deze uitgave van Costedge wil ik graag laten zien hoe succes – of het gebrek daaraan – eruitziet voor een aantal van mijn klanten en projecten, en welke lessen ik daarbij heb geleerd.

Casestudy: Particuliere kostschool; Perth

Ik werk al meer dan zeven jaar samen met deze klant – een particuliere kostschool in Perth; het was een van mijn allereerste klanten toen ik het bedrijf oprichtte bij ERA Group. De oorspronkelijke opdracht was gericht op één belangrijke categorie: cateringdiensten voor hun kostschool. Vanaf het allereerste begin had de klant drie zeer duidelijke doelstellingen:

Verantwoordingsplicht van het bestuur

– Hij moest vol vertrouwen antwoord kunnen geven op de steeds terugkerende vraag van de raad van bestuur: „Krijgen we wel de beste deal?“

Meer toezicht

– Hij wilde meer inzicht in de prestaties en bedrijfsvoering van de externe cateraar.

1. Besparingen – Hoewel dit in het begin nog niet precies was vastgelegd, waren besparingen toch een belangrijk doel.

Omdat hij over een klein financieel team beschikte en de interne middelen en capaciteit op dit gebied beperkt waren, schakelde hij de hulp van ERA Group in ERA Group deze doelstellingen te realiseren.

Volgens de ERA-methodologie

We zijn het project gestart met behulp van de 4-stappenmethode van ERA:

• Analyse –We hebben factuurgegevens over een periode van 12 maanden verzameld en deze in een verkennend rapport gepresenteerd.
• RFP –Samen met de klant hebben we een gedetailleerde offerteaanvraag (RFP) opgesteld en drie leveranciers uitgenodigd om hieraan deel te nemen.

Selectie en implementatie

– De huidige cateraar werd geselecteerd uit drie leveranciers die waren uitgenodigd om op een offerteaanvraag te reageren; het bedrijf bood een besparing van 14% – een bedrag van enkele honderdduizenden dollars – plus andere voordelen.

• Monitoring –Aangezien een volledige implementatie niet nodig was, zijn we snel overgegaan naar de monitoringfase.

Het meest opvallende hieraan was dat de zittende leverancier – geconfronteerd met het dreigende verlies van het contract – aanzienlijke besparingen realiseerde, naast andere voordelen die voorheen niet beschikbaar waren, en de betrokkenheid wist te versterken. Hiermee werd de kracht van marktonderzoek aangetoond, zelfs wanneer verandering niet het uiteindelijke resultaat is.

De monitoringfase: een platform voor blijvende waarde

Het monitoringproces bleek van essentieel belang. In samenwerking met de cateraar hebben we zinvolle meetcriteria en toezicht ingevoerd:

• Werkelijk aantal maaltijden
• Regelmatig; gedetailleerd overzicht van de voorraad (SOH)
• Regelmatige rapporten over voedselverspilling
• Maandelijkse leveranciersbijeenkomsten
• Kwartaalverslagen met aandachtspunten en inzichten

Hierdoor konden zowel de school als de cateraar hun werkwijze verder optimaliseren en mogelijkheden voor extra besparingen in kaart brengen. Daarnaast hebben we nieuwe voordelen geïntroduceerd die niet in de oorspronkelijke opdrachtomschrijving waren opgenomen, zoals jaarlijkse studiebeurzen en ondersteuning bij kapitaalinvesteringen – voordelen waar de klant niet op had gerekend en die hij voorheen ook niet had.

En, was het een succes?

Ja…

Hieronder volgt een overzicht van hoe het project zich verhoudt tot de oorspronkelijke doelstellingen:

1. Concurrerende prijzen? ✔ Ja. Dankzij de openbare aanbesteding konden we de offertes met elkaar vergelijken. Met een aangepaste offerte bleek de huidige leverancier het meest concurrerend te zijn; de klant kan nu met een gerust hart eventuele vragen van de raad van bestuur beantwoorden.
2. Beter toezicht? ✔ Ja. De rapportage, de transparantie en de dialoog met leveranciers zijn allemaal aanzienlijk verbeterd en hebben hun vruchten afgeworpen.
3. Besparingen? ✔ Ja. Er is een besparing van 14% gerealiseerd; daarnaast zijn er in de loop van de tijd nog meer besparingen gevonden.

In de woorden van de klant: „We hebben resultaten geboekt die we zonder de hulp van ERA nooit hadden kunnen bereiken.“

Nu we de derde contractverlengingsperiode en het achtste jaar van monitoring ingaan, is dit project een uitstekend voorbeeld van hoe langdurige samenwerking en regelmatige evaluatie echte, duurzame waarde kunnen opleveren.

De lessen die we uit dit project hebben geleerd…

• Het is verbazingwekkend wat langdurige leveranciers te bieden hebben als je contact met ze opneemt en de samenwerking officieel wordt vastgelegd. Ik zie dit keer op keer gebeuren. Je denkt dat je een leverancier kent waarmee je al heel lang zaken doet…
• De kracht van monitoring: in dit geval kon door middel van monitoring een aantal belangrijke aandachtspunten worden vastgesteld, zoals voedselverspilling.
• Hoe samenwerking met een leverancier extra voordelen kan opleveren en kan helpen bij het oplossen van problemen wanneer die zich voordoen.
• De inleiding tot en de kracht van benchmarking om het bedrijf beter te begrijpen.

In de volgende aflevering zal ik aandacht besteden aan een andere school met heel andere doelstellingen; dezelfde categorie.

Grant Morrow
Hoofdconsultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com