У првом делу „ Да ли вам додатни трошкови коштају новац? “ описали смо основне кораке потребне да бисте податке о вашим додатним трошковима претворили у формат који вам омогућава да разумете састав трошкова и потражите начине да из њих извучете вредност уштеда. У овом другом делу ћу објаснити шта треба да урадите. Али, наравно, нико не жели да ради сав овај посао за џабе.
До сада би требало да разумемо „ко и шта“; што значи да сада можемо почети нешто да радимо поводом тога.
Шта учинити поводом тога?
Препоручио бих приступ обради података по деловима или блоковима. Да; вероватно ће укупно трајати дуже; али ће бити изводљиво и имаће веће шансе за успех.
Почните тако што ћете идентификовати оне категорије унутар „репне“ потрошње које су генерално већег обима; ставке веће вредности и могу се груписати. Алтернативно, групишите куповине по сличним добављачима. У ове веће „канте“ вреди уложити време и труд. Међутим, иако је примамљиво ићи на све одједном, додатни ресурси и време потребно за особље вероватно ће то учинити гломазним.
- Када дефинишемо „кашике“ са ставкама, постоји неколико опција за њихово управљање:
- Категорије; на пример; канцеларијски материјал; телекомуникације; штампарија итд.; могу саме по себи бити довољно велике вредности да се пласирају на тржиште у конкурентном тендерском поступку и да се те ставке ставе под управљање уговорима (писаћу о конкурентним тендерима у другом чланку за оне који су заинтересовани). Овакав приступ има потенцијал да оствари озбиљне уштеде и; највероватније; консолидује добављаче.
- У другим ситуацијама, може се радити о томе да већ имате постојећег добављача преко ког можете купити ове ставке преостале потрошње. Затим, можете искључити „остале“ добављаче и поново ставити трошкове под управљање уговором.
Оба горе наведена приступа могу смањити број добављача и обезбедити ефикасност пословних простора без обзира на уштеде.
Када нисмо пронашли никакав процес за наручивање канцеларијског материјала, недавно сам имао једног клијента који је успоставио процес са изузетним резултатима. У овом случају, запослени су сами купили свој канцеларијски материјал и прибор, а затим су га захтевали за повраћај путем својих захтева за надокнаду трошкова. Као што можете да замислите, трошкови и цене су били свуда; а куповина је буквално била ван контроле.
У сарадњи са компанијом, узели смо ПДФ фактуре, пребацили их у дигитални формат и, када смо разумели трошкове, успоставили смо процес којим смо, без изласка на тржиште (имали смо неке историјске податке о задњим трошковима који су поткрепили нашу одлуку), номиновали одређеног добављача, именовали централног набављача, а затим саопштили свим запосленима да захтеви за надокнаду трошкова за канцеларијски материјал неће бити исплаћени уколико куповина претходно не буде одобрена. Ово је у великој мери допринело контроли трошкова и резултирало је уштедама од скоро 30% у првој години.
Додуше, на почетку је било неких незадовољних запослених, али се то брзо смирило и сада су сви прихватили процес, а организација наставља да штеди. То је такође значило да је рачуноводство обрађивало само једну фактуру месечно, а не вишеструке захтеве за надокнаду трошкова.
Данас, у овом случају, настављамо да пратимо куповине квартално и предузимамо корективне мере где је то потребно.
Ризици нечињења
Организације су потенцијално ризичне ако не управљају својим „реалним“ трошковима. Реални трошкови су обично неформални; ненадгледани и остављени на миру, што људима омогућава да доносе одлуке по сопственом нахођењу са могућношћу последица као што су:
- Мало или нимало бриге о добијању најбоље цене (ценовни ризик)
- Оперативни ризик за пословање због куповина које можда нису биле одговарајуће проверене могао би представљати ризик за запослене; компанију и њихове купце.
Ако нисте недавно прегледали своје преостале трошкове, велика је вероватноћа да плаћате превише и доводите своју организацију у опасност. Ако вам је тешко да знате где да почнете да бисте ставили своје преостале трошкове под контролу, ERA вам може помоћи да се вратите на прави пут и уштедите знатан новац, а истовремено ће вам помоћи да успоставите процесе потребне за управљање преосталим трошковима.
Постоје и софтверски алати као што је ERA-ин SpendVue ™ који ће руководиоцима највишег нивоа пружити детаљне информације о трошковима њихове организације, укључујући и последице. Сертификовани аналитичари дубински испитују финансијске податке ваше компаније и примењују ERA-ине индустријске референтне вредности на ваше трошкове. Резултат? Јасни, тренутни и практични увиди доступни су у приступачном и занимљивом формату. Сертификовани саветници ERA-е сарађују са вама како би идентификовали пут ка побољшању новчаног тока који најбоље одговара потребама ваше организације. Можете погледати кратак видео о SpendVue ™ на следећем линку https://vimeo.com/680583659
Ако желите да сазнате више о управљању својим трошковима за остатак пословања, контактирајте Грант Мороу .
Грант Мороу је главни консултант у ERA Group и сертификовани је саветник компаније SpendVue.
Он доноси преко 30 година практичног искуства у раду са малим и средњим предузећима како би идентификовао где прекомерно троше и развио стратегије за боље управљање трошковима.
