I vårt senaste nyhetsbrev tog vi upp vikten av att ”ha koll på siffrorna” – grunden för en effektiv kostnadshantering. Men för många organisationer är det en stor utmaning att omsätta den idén i praktiken. Ett av de största hindren? Att helt enkelt få data i ett format som går att använda – något man kan analysera och omvandla till användbara, konkreta Insikter.
Enligt min erfarenhet kommer de mest värdefulla uppgifterna ofta från fakturor. De innehåller detaljerade beskrivningar av inköp, artikelnummer och Insikter på transaktionsnivå Insikter är guld värda för kostnadsanalyser. Men det finns en hake: merparten av dessa uppgifter är låsta i PDF-filer.
För många av mina kunder innebär detta att jag regelbundet samlar in och extraherar data från högar av PDF-fakturor, oftast en gång i kvartalet.
När det gäller nya projekt där vi försöker få en första överblick över utgifterna leder det ofta till att tusentals PDF-fakturor måste konverteras till ett samlat digitalt format.
Det är inte idealiskt, men det är där de mest användbara Insikter finns. Uppgifter från inköpsorder (PO) kan också vara till hjälp – men de är ofta fragmentariska eller ofullständiga och kräver vanligtvis en hel del bearbetning innan de blir användbara.
Var ska man börja? Börja med dina leverantörer
Om du inte vet var du ska börja, börja med dina största leverantörer. Många kan erbjuda en samlad nedladdning av dina transaktioner i Excel- eller CSV-format – och det är verkligen en stor fördel. Hos mindre leverantörer finns kanske inte den möjligheten, men det är alltid värt att fråga. Du skulle bli förvånad över vad de kan erbjuda när man ber dem om det.
Om oss det sagt Om oss av de projekt jag arbetar med ändå varit tvungna att gå tillbaka till fakturauppgifterna i PDF-format. Det innebär mer arbete i början, men det är väl värt mödan på sikt.
Ett banbrytande verktyg: Docparser
För några år sedan stod jag inför samma utmaning: högar av PDF-fakturor och inget enkelt sätt att extrahera uppgifterna. Jag har försökt lägga ut uppgiften på ett företag utomlands, men det brukar sluta med att jag lägger mer tid på att rätta till resultaten än vad jag sparar.
Det var då en kollega föreslog att jag skulle testa Docparser, ett verktyg som extraherar strukturerade data från PDF-filer (och andra format). Det är långt ifrån perfekt, men det är kraftfullt – särskilt när det gäller elektroniska PDF-filer och fakturor med enhetlig layout. Det bästa av allt är att deras supportteam är väldigt lyhört och hjälpsamt, och i mitt fall brukar jag få svar redan under natten.
När reglerna väl har ställts in för en viss kund är det bara att ladda upp dokumenten, och utdragningen är klar på fem minuter. En gång inställt kan man hantera 300–400 fakturor på bara några minuter. För mig innebär det en enorm produktivitetsökning – och en verklig game changer för alla som hanterar stora mängder dokument som de behöver hämta specifika uppgifter ur.
Behöver du hjälp? Låt oss prata
Om dina data ligger låsta i PDF-filer eller om du inte vet var du ska börja, så är du inte ensam – och det är inte slutet på vägen. Det finns verktyg och strategier som kan hjälpa dig. Oavsett om du vill ta itu med det själv eller behöver lite hjälp, så står jag alltid redo att prata med dig eller kavla upp ärmarna och hjälpa dig att komma igång.
Grant Morrow
Huvudkonsult
+61 415 203 575
