En tillförlitlig prognos över intäkter och kostnader är avgörande för ett gott affärsresultat.
Det handlar om en välskött budget. Men vad Om oss intäkter och kostnader uppstår samtidigt och det saknas likvida medel? När vissa kunder dröjer med sina betalningar? Kassaflödet är det viktigaste verktyget för att analysera dessa situationer. Och att sänka kostnaderna är ett sätt att förbättra ett problemfyllt kassaflöde och ofta rädda företaget!
Budgeten är det viktigaste verktyget för att fastställa varifrån resurserna ska komma och vilka utgifter och kostnader de ska användas till. Det finns dock ett styrverktyg som många företagare och deras chefer tyvärr inte prioriterar i det dagliga arbetet, men som kan göra hela skillnaden när det gäller att uppnå lönsamhet: kassaflödet.
Det är ett grundläggande verktyg för att hantera det kapital som cirkulerar i företaget och ger en bild av dess finansiella situation vid varje given tidpunkt – om vi kan växa, bör behålla status quo eller kanske få ordning på våra affärer.
Hur ser läget ut för ditt företag just nu? Eller har det problem med likviditeten? Lösningen kan ligga i att sänka kostnaderna!
Men först: vet du vad kassaflöde är?
Om du är osäker är den goda nyheten att detta är vanligare än vi tror. Faktum är att många ser budgeten som nyckeln till framgång, om vi håller oss till den.
Det stämmer delvis. En effektiv budgetering är första steget på vägen mot vinst, men i verklighetenfördelas intäkter och kostnader över olika områden och påverkas av en mängd olika oförutsedda händelser i det dagliga arbetet.
Kassaflödet är det verktyg som används för att hantera denna verklighet – medan budgeten består av en rad definitioner, är kassaflödet det praktiska resultatet av hur resurser används för investeringar, utgifter och kostnader samt intäkter från försäljning.
Och det kan visa varför det, när det väl händer, inte finns några pengar kvar i slutet av månaden trots att försäljningsmålen har uppnåtts.
Och hur ska vi hantera kassaflödet?
Den viktigaste faktorn för en god hantering av kassaflödet är hur ofta man gör en kontroll, och det bästa för alla företag är att göra det dagligen.
Det här kan verka överdrivet, särskilt för företag med få evenemang, men det är ändå det bästa sättet att förebygga eventuella problem eller fatta snabba beslut i oförutsedda situationer, särskilt i början och om man inför det i en situation där uppmärksamheten är stor.
Hur implementerar och uppdaterar man ett kassaflöde?
- Det finns inget enda sätt att hantera detta på; vi kan använda ett välstrukturerat kalkylblad eller ett system. Det viktiga är att det är enkelt att föra in uppgifter och att resultaten snabbt kan visas;
- Skapa en förteckning över intäkter och utgifter med budgeterade och faktiska belopp;
- Notera ingående saldon för alla löpande konton;
- Notera de budgeterade beloppen för utgifter och intäkter per månad;
- Notera varje utgift – alla – efter typ, belopp och betalningsdatum;
- Registrera varje intäkt med samma uppgifter och prognoser för varje genomförd försäljning.
Med dessa inledande och dagliga uppdateringar får vi ett kassaflöde som visar om den förväntade vinsten vid månadens slut kommer att realiseras och om vi kommer att ha ett negativt saldo någon given dag – och kan i förväg vidta åtgärder för att undvika ekonomiska förluster och en växande obalans.
Kassaflödesproblem: hur kan vi analysera dem?
Naturligtvis kan kassaflödet bli negativt på grund av en specifik situation – till exempel om en kund dröjer med betalningen – vilket är helt normalt i ett företags dagliga ekonomi. Om detta dock inträffar upprepade gånger finns det några viktiga frågor man bör ställa sig innan man vidtar åtgärder:
Har alla kundbetalningar kommit in?
Betalningsinställelse är en inneboende risk, särskilt i instabila ekonomier som vår. En avvikelse mellan prognosen och det faktiska resultatet kan äta upp en månads vinst. Det är viktigt att bedöma varje enskilt fall och avgöra risken för att det ska upprepas.
Uppstod det några oväntade utgifter?
I det här fallet är det viktigt att förstå orsaken och om det kan inträffa igen – till exempel kommer en förlorad arbetsrättsprocess som inte har avsätts reserver för att kräva en översyn av målen, beroende på beloppets omfattning, men det rör sig om en engångshändelse.
Uppstår det underskott vid vissa datum och på månadsbasis?
Detta kan innebära att vissa utgifter eller kostnader har en betalningsfrist som inte stämmer överens med inbetalningarna eller att de har budgeterats på ett bristfälligt sätt.
Andra frågor kan dyka upp, och därför är det viktigt med daglig uppföljning för att identifiera orsakerna och hitta lösningar så snabbt som möjligt.
Sänka kostnaderna genom att förbättra kassaflödet
En kostnadsgenomgång är ett mycket effektivt sätt att skapa balans mellan intäkter och kostnader och återställa ett sunt kassaflöde.
1. Lägga ut tjänster på entreprenad
Outsourcing är ett utmärkt sätt att sänka kostnaderna inom Branscher inte är direkt kopplade till kärnverksamheten.
Vi kan ersätta en specialiserad organisation, där vi saknar den erfarenhet som krävs för att uppnå bästa resultat till lägsta kostnad, med ett företag som strävar efter maximal effektivitet, eftersom detta är dess kärnverksamhet. Områden som säkerhet, städning och olika typer av underhåll kan läggas ut på entreprenad, där man söker det bästa priset och den bästa kvaliteten bland företagen på marknaden.
En betydande kostnad är fraktkostnaderna, om ditt företag använder egna transportmedel. Företagen har den nödvändiga kompetensen och fokuserar på en marknad i ständig förändring, vilket gör att de är bättre rustade att erbjuda god service till lägre kostnad.
2. Satsa på crowdsourcing
Crowdsourcing är en tjänst där ditt företag registrerar sig på webbplatser där det kan efterfråga tjänster, och olika företag lämnar sedan sina anbud. Metoden används ofta för olika utgifter och kostnader som inte är kopplade till produktionen, och kan innebära betydande Besparingar inom IT-tjänster, underhåll, konsulttjänster och annat.
3. Kontrollera lagernivåerna
Det kan hända att ni har höga lagernivåer på grund av lägre försäljning än väntat, obalanser i inköpsprocesserna, felaktiga lageruppgifter osv. Om det rör sig om svårsålda varor bör ni överväga att returnera dem till leverantören, köpa tillbaka dem till ett specialpris eller genomföra säljkampanjer.
4. Omförhandla priserna
Att ta fram en lista över produkter och leverantörer och försöka omförhandla villkoren är alltid ett intressant alternativ, särskilt om det finns konkurrenter med likvärdiga kvalifikationer. I vissa fall kan man omförhandla villkoren för en begränsad period för att återställa i ditt kassaflöde, tack vare din goda relation med leverantören, och återgå till det tidigare läget.
5. Satsa på kostnadshantering
Kostnadshantering är ett viktigt begrepp i dagens företag – att ha kontroll över utgifter och kostnader som en del av företagets policy, med en handlingsplan, strategier, mätningar och engagemang från alla delar av verksamheten. På så sätt är det möjligt att agera på ett strukturerat sätt och uppnå vinster inom alla Branscher.
6. Granska produktionskostnaderna
Detta är ett känsligt område där varje förändring kan påverka produktkvaliteten. Eftersom det dock är här som ditt företag gör sina största investeringar, är det värt att utvärdera nya leverantörer av insatsvaror eller komponenter för att hitta bättre priser eller betalningsvillkor.
7. Granska företagets processer
Vi genomför ofta processer på ett ineffektivt sätt, vilket leder till övertid eller dyrare inköp från leverantörer. Det är värt att fokusera på de viktigaste processerna – särskilt Tillverkning och utvärdera om de är onödigt kostsamma samt söka efter nya sätt att arbeta på.
Andra åtgärder som kan förbättra kassaflödet
Förutom att sänka kostnaderna kan andra långsiktiga åtgärder återställa balansen i kassaflödet och återföra verksamheten till vinst.
1. Omförhandla betalningsvillkoren
När vi står inför minskad försäljning eller betalningsförsummelser måste vi se över leverantörernas betalningsvillkor för att återställa ett sunt kassaflöde. Utvärdera vilka villkor som kan ändras – högre utgifter och kostnader.
2. Lyssna på dina medarbetare
Medarbetarna upplever den dagliga verksamheten och kan upptäcka eventuella brister i processerna, vilket i sin tur kan leda till oväntade merkostnader. Att lyssna på dem och involvera dem är ett utmärkt sätt att motivera teamen att ställa sig bakom de beslut som fattas.
3. Se över din budget
Ofta har siffrorna budgeterats utifrån ett annat sammanhang än det nuvarande. Genom att se över dina parametrar kan du skapa mer realistiska scenarier och hitta de mest genomförbara lösningarna.
4. Analysera kontinuerligt profilen för dina kunder och potentiella kunder
Beroende på dina kunders profil kan du anpassa dina försäljnings- och betalningsstrategier – större delbetalningar, rabatter, kampanjer, fler betalningsalternativ. Om det är lämpligt kan detta skapa incitament att köpa och minska risken för betalningsförsummelser.
Som vi kan se är ett välskött kassaflöde avgörande för företagets finansiella hälsa, för att bevara värdet och undvika oväntade förluster.
ERA Group, ett globalt konsultföretag specialiserat på kostnadshantering, har en erkänd effektivitetsmetodik och kvalificerade medarbetare med erfarenhet inom området.
Vill du veta mer? Boka ett möte utan förpliktelser med en specialist och förvandla ditt företag.
