Januari–februari har alltid varit en hektisk period, och i år var det inte annorlunda. Vi har haft ett nära samarbete med två av våra långvariga kunder inom internatskolebranschen och hjälpt dem att hantera driftskostnaderna och hitta nya möjligheter till kostnadsbesparingar. Som de själva uttrycker det: varje dollar de sparar bidrar till att hålla nere avgifterna.
Även om detta arbete inte nödvändigtvis följer den traditionella ERA Group process, kvarstår kärnfokuset: att driva på effektiviteten och förbättra de ekonomiska resultaten. Historiskt sett har detta arbete kretsat kring mat och catering i deras internatavdelningar, men under de senaste åren har båda försökt utvidga sitt fokus till att omfatta andra områden, såsom matsalar, uniformer och kontorsmaterial. Som ett resultat ägnades en stor del av januari åt att avsluta 2024 och lägga grunden för 2025.
Viktiga områden där vi levererade resultat i januari
Uppföljning av måltidskostnader: En skola kunde glädja sig åt att kostnaden per måltid endast ökade med knappt 2 % under 2024, vilket är ett glädjande resultat med tanke på rådande marknadsförhållanden. Det var Om oss skolans utgifter för 2024, letade efter ytterligare möjligheter att optimera dem och benchmarking .
Utvärdering av matsalsverksamheten: Vi visade att det fanns en skillnad på 40 % i kostnaderna per elev mellan olika skolor, vilket belyser möjligheter till bättre kostnadskontroll och/eller ökade intäktsmöjligheter.
Försäljning och prisjusteringar: Vi har granskat kantinens prissättning och försäljningstrender för att säkerställa att de stämmer överens med budgetplanerna för 2025, samtidigt som vi har identifierat möjligheter till Besparingar och ja, det fanns några).
Upphandlingsprocess för livsmedelskategori: Uppnådde Besparingar 9 % Besparingar en kategori som tidigare saknade avtal, vilket kompletterar de Besparingar på 21 % som Besparingar säkrades inom en annan livsmedelskategori.
Analys av pappersförbrukningen: En av skolans större enskilda utgiftsposter. Genom benchmarking elevantalet kunde vi konstatera att pappersförbrukningen per elev har legat stadigt på cirka 1,25 ris per elev och år, vilket innebär att den ökade kostnaden vi såg 2024 berodde på ett ökat elevantal – inte på prisökningar som vi först antog (priserna hade faktiskt sjunkit). Med tanke på övergången till digitalt lärande och användningen av datorer hade vi förväntat oss att pappersanvändningen skulle minska, men data tyder på något annat.
Trender inom skoluniformer: Även om en av skolorna i stort sett var nöjd med sin uniformbutiks verksamhet, önskade man en mer ingående analys av inköpsmönstren. En av slutsatserna visade att eleverna nu i genomsnitt köper 1,5 skjortor per år, en ökning från 1 per år för bara fyra år sedan, och att det totala antalet inköpta artiklar per elev har ökat med 50 % jämfört med före covid-19-pandemin. Vi visade också att den ledande leverantören höjde priserna med cirka 5 % förra året.
Vi genomför denna övning varje kvartal så att skolorna får en överblick över hur de ligger till i förhållande till budgeten. Eventuella avvikelser redogörs för, och vid behov vidtas korrigerande åtgärder. Enkla och små Insikter dessa hjälper skolorna att förfina sin lagerhantering, optimera sina kostnader och förbättra sin budgetering.
Den ökande efterfrågan på Benchmarking
Benchmarking ett allt viktigare verktyg för intern analys och jämförelser med andra skolor och företag. Under de senaste sju åren som vi har samarbetat med dessa skolor benchmarking från att vara något man sa ”vi har inte data för” till att bli ett avgörande verktyg för beslutsfattande.
Ett exempel på hur en skola använder analys är fallet med pappersförbrukningen. När vi väl hade konstaterat att pappersförbrukningen inte motsvarade förväntningarna kunde skolan snabbt identifiera var problemet låg och vidta vissa åtgärder.
Dessa skolor undrar:
”Hur går det för oss? Var kan vi bli bättre? Och var är vi redan duktiga?”
Genom att använda studentuppgifter har vi kunnat analysera utgiftstrender inom viktiga kategorier för att få djupare Insikter. En del av våra data sträcker sig nu tillbaka till 2017, före covidpandemin, och ger ett värdefullt långsiktigt perspektiv.
Intresset för benchmarking med andra skolor benchmarking mer ingående dataanalys ökar i takt med att skolorna inser vilka ekonomiska konsekvenser detta får. Och som båda skolorna ständigt påminner mig om, står det en hel del på spel.
Om du är intresserad av benchmarking kostnadshantering på din skola eller inom din organisation skulle jag gärna prata med dig och se vad som går att göra.
Jag presenterar gärna detta för styrelser eller ledningen om det hjälper dem att förstå vilka möjligheter som finns. Detta är för viktigt för att ignoreras eller förbigås.
