Svaret är med stor sannolikhet ja, och här är varför:
När det gäller ”tail spend” brukar frågan ofta förbises eller läggas åt sidan som något för svårt. Att gå igenom varje utgift i detalj känns för besvärligt eller tidskrävande. Kanske saknar ni resurser eller tid, eller så anser ni att det inte är en strategisk åtgärd. Detta är några av de skäl eller ursäkter jag hör från ekonomichefer och finansdirektörer, även om de flesta erkänner att det är ett område med potential för Besparingar. De säger till mig att de borde göra något Om oss , men att Om oss är upptagna. Detta är en källa till frustration för mig, eftersom de arbetar så hårt för att tjäna pengar när en snabb genomgång skulle kunna öka företagets vinst med tusentals kronor utan att de behöver arbeta övertid.
Detta är den första delen i en serie på två delar där jag förklarar vad ”tail spend” är och hur det kan analyseras och minimeras utan att slösa bort timmar av ditt teams tid.
Vad är ”tail spend”?
Begreppet ”tail spend” definieras olika i olika organisationer, men den vanligaste definitionen bygger på 80/20-regeln (Pareto-principen), vilket framgår av diagram 1.
Begreppet avser de lägsta 20 procenten av utgifterna, som vanligtvis hanteras av 80 procent av leverantörerna. Tail spending betraktas oftast som inköp av lågt värde, eftersom de endast utgör en mycket liten del (20 procent) av de totala utgifterna. I de flesta företag kan detta kallas ”oreglerade utgifter” eller ”icke-strategiska” utgifter.
”Tail spend” kallas även för ”maverick spend” eller ”rogue spend”. Och det ställer verkligen till problem!
Diagram 1. Tail spend. Källa: ERA Group
Tusentals driftsförbrukningsvaror och artiklar kan räknas till kategorin ”tail spend”, däribland personlig skyddsutrustning, förpackningsmaterial, frakt- och lagerartiklar, städ- och hygienartiklar, industrigaser samt kontorsmaterial. Listan är oändlig. Det kan vara en ganska omfattande och överväldigande lista. Kostnaderna för var och en av dessa poster är minimala i sig, men tro mig: de summeras!
Generellt sett finns det inom organisationer en bristande förståelse för hur stora belopp som ingår i ”tail spending”, och ännu mindre kunskap om hur man hanterar detta på ett effektivt sätt. Detta leder ofta till att företag går miste om tusentals, och i vissa fall hundratusentals, dollar varje år. Det är pengar som de omedvetet och i onödan betalar ut till leverantörer, när de istället skulle kunna användas på ett bättre sätt.
Utmaningen med ”tail spend” är tvåfaldig: för det första måste man identifiera vilka kategorier som drar på kostnaderna. För det andra måste man ta reda på hur man kan återvinna Besparingar.
Hur mycket pengar går du miste om?
Även om ”tail spend” anses utgöra en liten del av de totala kostnaderna, är det samtidigt ett område där betydande Besparingar göras. Dessa pengar kan antingen gå direkt till resultatet eller användas för att finansiera ett nytt projekt eller ny personal.
Efter många år inom kostnadsbesparingar har jag märkt att Besparingar hantering Besparingar ”tail spend” kan ligga på mellan 10 och 15 procent under det första året. Min erfarenhet visar dock att vissa enskilda kategorier kan ge Besparingar på upp till 40 procent Besparingar de hanteras på rätt sätt.
Dessa potentiella Besparingar ofta som en intern finansieringskälla på grund av låga avkastningsförväntningar, bristande insyn, brist på interna resurser och avsaknad av tillräckliga jämförelsedata.
Om du har en ”tail spend” på 1 miljon dollar Besparingar en Besparingar på 10 % 100 000 dollar. Tänk dig att du kan få tillbaka dessa pengar på några månader utan att behöva säga upp leverantörsavtal eller säga upp personal. Det är en riktigt skön känsla.
Effektivitet i backoffice-verksamheten är ett annat resultat av en utvärdering av mindre utgifter och de åtgärder som vidtas för att åtgärda eventuella problem. Processen leder till en smidigare redovisningsprocess och mindre förvirring, vilket kan spara tid och resurser.
Att granska dina mindre inköp: var ska man börja?
Tanken på att ta itu med ”tail spend” kan kännas överväldigande, och ofta saknar företagen resurser för att gå igenom tiotusentals transaktioner som oftast inte har rätt format för att enkelt kunna analyseras.
Man måste börja någonstans, och kom ihåg att det finns externa aktörer som kan hjälpa dig med detta eller till och med sköta det åt dig.
Det första steget är att hitta och identifiera företagets ”tail spend”. Detta kommer sannolikt att variera från företag till företag, så det är en process som är väl värd att genomföra. Som nämnts tidigare är Pareto-principen det enklaste sättet att definiera detta.
När alla har förstått Om oss spend Om oss är det dags att samla in data för analys. När jag hjälper kunder får jag ofta en hög med PDF-dokument eller fakturor som jag sedan omvandlar till digitalt format.
När data väl är i ett lämpligt skick för analys och har standardiserats och rensats, kommer analysen att visa var utgifterna finns och vilka leverantörerna är. Det finns även programvara som gör denna process enklare och snabbare, så att du på kort tid kan identifiera möjligheter till besparingar.
I slutändan vill vi förstå vilka aktörer och vilka utgifter som utgör era mindre utgifter. Då kan vi göra något Om oss .
När vi väl vet var överskridningarna sker och vem som ligger bakom dem (det kan handla om ett prissättningsfel eller att någon gör utgifter utan behörighet) hjälper vi till att ta reda på vad som bör göras Om oss .
Vissa programvaruverktyg, såsom ERA:s SpendVueTM, förser ledande befattningshavare med djupgående insikter om organisationens utgifter, inklusive ”tail spend”. Med hjälp av detta verktyg granskar certifierade analytiker finansiella data ingående och tillämpar ERA:s egna branschjämförelser för att identifiera avvikelser i utgifterna. Resultatet blir en uppsättning tydliga, omedelbara och praktiskt användbara Insikter i ett lättförståeligt format. Din rådgivare kommer sedan att samarbeta med dig för att identifiera en väg till förbättrad kassaflöde som bäst passar din organisations behov. Du kan se en kort video omSpendVueTM via följande länk: https://vimeo.com/680583659.
I del 2 av denna serie ska vi titta närmare på vad du kan göra med dina mindre utgifter när du väl har fått en bättre förståelse för vad de består av.
Om du vill veta mer Om oss dina mindre inköp, Hör av dig gärna Hör av dig Grant Morrow.
Grant Morrow är huvudkonsult på ERA Group certifierad SpendVue-rådgivare. Han har över 30 års praktisk erfarenhet av att arbeta med små och medelstora företag för att identifiera var de har onödiga utgifter och ta fram strategier för bättre kostnadshantering.
