I vores sidste nyhedsbrev talte vi om vigtigheden af at »kende sine tal« – grundlaget for effektiv omkostningsstyring. Men for mange organisationer er det en stor udfordring at omsætte denne idé til praksis. Hvad er en af de største hindringer? Simpelthen at få dataene omformet til et format, der er brugbart – noget, man kan analysere og omdanne til brugbar, konkret Indsigt.
Efter min erfaring stammer de mest værdifulde data ofte fra fakturaer. De indeholder detaljerede beskrivelser af indkøb, varenumre og Indsigt på transaktionsniveau, Indsigt er guld værd i forbindelse med omkostningsanalyser. Haken? De fleste af disse data er låst inde i PDF-filer.
For mange af mine kunder betyder det, at jeg regelmæssigt indsamler og udtrækker data fra bunker af PDF-fakturaer, for det meste hvert kvartal.
I forbindelse med nye projekter, hvor vi forsøger at danne os et indledende overblik over udgifterne, ender det ofte med, at tusindvis af PDF-fakturaer skal konverteres til et samlet digitalt format.
Det er ikke ideelt, men det er her, de mest anvendelige Indsigt . Indkøbsordredata kan også være en hjælp – men de er ofte ufuldstændige eller mangelfulde og kræver som regel en del oprydning, før de kan bruges.
Hvor skal man begynde? Start med dine leverandører
Hvis du ikke ved, hvor du skal begynde, så start med dine største leverandører. Mange af dem kan levere en samlet oversigt over dine transaktioner i Excel- eller CSV-format – og det er en stor fordel. Hos mindre leverandører har du måske ikke den mulighed, men det er altid værd at spørge. Du vil blive overrasket over, hvad de kan tilbyde, når man beder dem om det.
Når det er sagt, har Om os i Om os af de projekter, jeg arbejder på, alligevel været nødt til at vende tilbage til fakturadataene i PDF-format. Det kræver lidt mere arbejde i starten, men det er det hele værd på lang sigt.
Et banebrydende værktøj: Docparser
For et par år siden stod jeg over for den samme udfordring: bunker af PDF-fakturaer og ingen nem måde at udtrække dataene på. Jeg har prøvet at outsource opgaven til udlandet, men det ender som regel med, at jeg bruger mere tid på at rette resultaterne, end jeg sparer.
Det var da, en kollega foreslog, at jeg skulle prøve Docparser, et værktøj, der udtrækker strukturerede data fra PDF-filer (og andre formater). Det er på ingen måde perfekt, men det er effektivt – især med elektroniske PDF-filer og ensartede fakturaformater. Det bedste af det hele er, at deres supportteam er virkelig hurtige til at svare og hjælpsomme, og i mit tilfælde får jeg som regel svar inden for et døgn.
Når reglerne først er opsat for en bestemt kunde, er det blot et spørgsmål om at uploade dokumenterne, og udtrækningen er færdig på 5 minutter. Når systemet er sat op, kan man behandle 300–400 fakturaer på blot få minutter. For mig er det et kæmpe produktivitetsløft – og en reel gamechanger for alle, der arbejder med store mængder dokumenter, hvorfra de skal udtrække specifikke data.
Brug for hjælp? Lad os tale sammen
Hvis dine data ligger fast i PDF-filer, eller du ikke ved, hvor du skal begynde, er du ikke alene – og det er ikke slutningen på historien. Der findes værktøjer og strategier, der kan hjælpe. Uanset om du vil klare det selv eller have brug for lidt hjælp, er jeg altid klar til at tage en snak eller smøge ærmerne op og hjælpe dig i gang.
Grant Morrow
Chefkonsulent
+61 415 203 575
