Udlejere (eller deres administrationsselskaber) er ofte forsinkede med at udarbejde budgetter – nogle gange først langt inde i regnskabsåret. Hvis det er din erfaring, er du ikke alene; det sker i omkring 50 % af tilfældene.
Ligeledes er udlejere ofte forsinkede med at udstede endelige afregninger, især når lejerne har ret til tilbagebetaling, fordi de faktiske omkostninger har ligget under budgettet. Forklaringerne og kommentarerne til omkostningerne kan også være mangelfulde eller helt fraværende, og der gives sjældent en begrundelse for den anvendte fordelingsnøgle. Det er afgørende, at lejerne måske kun har en begrænset frist efter afregningens udstedelse til at gøre indsigelse mod de opgivne udgifter – hvis de overhovedet kan gøre indsigelse uden at pådrage sig yderligere omkostninger.
Hvis du er en travl økonomichef eller ejendomsdirektør i en lejervirksomhed, ender dette ofte på bunken med opgaver, der skal ordnes – for derefter at blive glemt eller blot accepteret. Ifølge bedste praksis skal budgetter forelægges senest en måned før serviceafgiftsårets begyndelse, endelige certifikater udstedes inden for fire måneder efter årets afslutning, og der skal afsættes yderligere fire måneder til, at lejerne kan gennemgå omkostningerne. Vær dog opmærksom på eventuelle specifikke tidsfrister, der er angivet i din lejekontrakt, da disse kan have forrang og forhindre fremtidige udfordringer.
En dårlig udlejeradministration kan have betydelige konsekvenser for en virksomhed:
- Du kan ikke på forhånd afsætte midler til stigende omkostninger.
- Din udlejer er måske allerede ved at indgå forpligtelser og pådrage sig nye udgifter, før du overhovedet har modtaget budgettet – for slet ikke at tale om at have haft mulighed for at gøre indsigelse mod det.
- Du taber penge. Lejerne betaler ofte for meget uden at være klar over det og dækker dermed uforvarende udgifter, der burde være udlejerens ansvar – hvilket betyder, at midler, der ellers kunne bruges til at udvide deres egen virksomhed, i stedet går tabt.
Som om den dårlige administration ikke var nok, var udgifterne til ejendomsadministration et af de områder, hvor der blev opkrævet for høje gebyrer i 2024. Disse udgifter stiger kraftigt, især i London, og omfatter ofte opgaver, der egentlig burde være dækket af administrationsselskabernes faste honorarer. Hvorfor? Fordi disse honorarer burde være faste. Så ikke nok med at administrationen er dårlig, men udlejere opkræver også mere for den!
Vær også opmærksom på udgifterne til mekaniske og elektriske installationer (M&E). Nogle udlejere vælger vedligeholdelseskontrakter, der dækker alt, men pådrager sig alligevel ekstra omkostninger, som de videregiver, selvom de ikke burde opkræves. Reparationsomkostninger bør opgøres separat fra udskiftninger. Med de kommende MEES-regler om bygningers energimæssige ydeevne vælger nogle udlejere at opgradere i stedet for at reparere eller udskifte anlæg og bygningsdele. Kapitalomkostninger – hvis de fremgår – er normalt betydelige og kan komme som et chok. Men er du overhovedet ansvarlig i henhold til dine lejevilkår? Findes der et mere omkostningseffektivt alternativ, der overholder reglerne?
Med professionel rådgivning kan disse omkostninger vurderes med hensyn til deres berettigelse – både i henhold til din lejekontrakt og RICS’ adfærdskodeks – hvilket muligvis giver mulighed for at forhandle sig frem til betydelige nedsættelser. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du bliver opkrævet korrekt, er det klogt at søge rådgivning.
Vores engagerede team af bygningsinspektører og facility management-ingeniører kan gennemgå din lejekontrakt og hurtigt foretage en sammenligning af dine udgifter til fællesudgifter. Høje udgifter og uregelmæssigheder kan derefter tages op med din udlejer, hvilket ofte fører til betydelige rabatter og lavere udgifter til fællesudgifter fremover.
