Når det drejer sig om at styre leverandørrelationer, er det fristende at betragte kontrakter som engangsforetagender – man forhandler aftalen på plads, lægger den til side og går videre. Men den tankegang kan komme virksomhederne dyrt i pris. Jeg vil gerne tale Om os subtile, men afgørende udfordringer, der med tiden undergraver kontraktens værdi: kontraktudvidelse og kontraktudmattelse.
Markedet står aldrig stille
Lad os være ærlige – kontrakter fungerer ikke perfekt. Det kan de simpelthen ikke. Af alle mulige årsager, lige fra markedernes dynamiske natur til virksomhedernes stadigt skiftende behov, ændrer virkeligheden sig konstant. Og selvom kunderne ofte betragter kontraktstyring som en ren afkrydsningsøvelse – »projektet er afsluttet, videre til det næste« – er det netop dér, problemerne opstår.
Samtidig er leverandører – og det siger jeg med forsigtighed – altid på udkig efter muligheder for at øge deres fortjeneste – nogle gange på kundens bekostning. Det er ikke Om os kyniske, men Om os realistiske. Leverandører er kommercielle virksomheder, og hvis der er en mulighed for at øge deres fortjeneste, vil mange benytte sig af den. Sådan er spillets regler nu engang.
Kontraktudvidelse kontra kontraktudmattelse
Hos ERA Group hjælper vi vores kunder med at tackle to forskellige, men indbyrdes forbundne problemer gennem vores revisionsproces: kontraktudvidelse og kontraktudmattelse.
- Kontraktudvidelse opstår, når leverandører – eller endda interne teams – ikke overholder de oprindelige, forhandlede betingelser. For eksempel kan en leverandør af kontorartikler afgive et tilbud på et produkt uden mærke. Men når kunden forsøger at genbestille, får vedkommende at vide, at produktet er udgået eller udsolgt. I stedet tilbydes kunden et »alternativ«, der tilfældigvis er betydeligt dyrere. Og det er sjældent, at dette alternativ kommer med en bedre pris – snarere tværtimod. Leverandøren stikker den ekstra Avance i lommen, mens kunden betaler mere for noget, de ikke har bedt om.
- Kontraktudmattelse er derimod mere passiv. Det er det, der sker, når alle glemmer Om os . Den bliver krydset af listen, og livet går videre. Men fordelene ved den kontrakt? De forsvinder stille og roligt. Faktisk er der undersøgelser, der tyder på, at Om os inden for tre år kun Om os tilbage af den oprindeligt forhandlede værdi. Faldet sker hurtigt – stejlt det første år, derefter aftagende – men på det tidspunkt er 60 % af fordelene gået tabt.
Bevarer kontrollen, skaber værdi
Det er her, vi kommer ind i billedet. Vores revisionsproces går i dybden – med dataene, kontrakterne og det med småt. Målet? At bevare og beskytte den fulde værdi af det, der oprindeligt blev forhandlet på plads. Uanset om man kalder det Besparelser, værdi for pengene eller kommerciel gevinst, sikrer vi, at den udnyttes fuldt ud gennem hele Kontraktslivscyklus.
Vi forhandler ikke blot en bedre aftale på plads – vi sørger for, at aftalen bliver gennemført optimalt, konsekvent og på lang sigt. Det er netop det, der adskiller ERA’s tilgang fra andres.
Mini-udbud: En proaktiv forbedring
Sideløbende holder min kollega James og jeg øje med markedet. Hvis vi ser tendenser – for eksempel udsving inden for smøremidler og olier – griber vi ind. Vi gennemfører det, vi kalder »miniudbud«, hvor vi udskiller dele af en større kontrakt til et nyt udbud. På den måde kan vi genoprette konkurrencen og ofte skabe ny værdi. Det er en måde at forbedre kontrakten på, så den ikke mister sin relevans.
Afsluttende bemærkninger
Kunder undervurderer ofte, hvor hurtigt en kontrakt kan miste sin værdi. Men med det rette tilsyn, de rette værktøjer og den rette markedsindsigt kan du sikre, at den forbliver effektiv. Kontraktudmattelse og gradvis forringelse er ikke uundgåelige – de kan undgås. Du skal bare vide, hvor du skal kigge, og blive ved med at holde øje.
Det er præcis det, vi gør hos ERA Group.
