Januar og februar har altid været travle måneder, og i år var det ikke anderledes. Vi har arbejdet tæt sammen med to af vores mangeårige kunder, der driver kostskoler, og hjulpet dem med at få styr på driftsomkostningerne og finde nye muligheder for at spare penge. Som de selv siger, er hver eneste dollar, de sparer, med til at holde deres skolepenge nede.
Selvom dette arbejde ikke nødvendigvis følger den traditionelle ERA Group -processen, forbliver hovedfokus det samme: at øge effektiviteten og forbedre de økonomiske resultater. Historisk set har dette arbejde drejet sig om mad og catering i deres kostskoler, men i de sidste par år har begge søgt at udvide deres fokus til også at omfatte andre områder, såsom kantiner, uniformer og kontorartikler. Som følge heraf blev en stor del af januar brugt på at afslutte 2024 og lægge grundlaget for 2025.
Vigtige resultater i januar
Overvågning af måltidsomkostninger: En skole var tilfreds med at se, at omkostningerne pr. måltid i 2024 kun steg med under 2 %, hvilket er et glædeligt resultat i lyset af de nuværende markedsforhold. Det var Om os skolens udgifter for 2024 med henblik på at finde yderligere muligheder for at optimere dem og benchmarking .
Evaluering af kantineforholdene: Vi påviste en forskel på 40 % i udgifterne pr. elev mellem skolerne, hvilket peger på muligheder for bedre omkostningsstyring og/eller øgede muligheder.
Salgs- og prisjusteringer: Vi har gennemgået kantinens priser og salgstendenser for at sikre, at de stemmer overens med deres budgetplaner for 2025, samtidig med at vi har identificeret muligheder for Besparelser og ja, der var da nogle).
Udbudsproces for fødevarekategori: Opnåede Besparelser 9 % Besparelser en kategori, der hidtil ikke havde været omfattet af en kontrakt, hvilket kommer oven i de 21 % Besparelser blev sikret i en anden fødevarekategori.
Analyse af forbruget af kopipapir: En af skolens største enkeltudgifter. Ved benchmarking tallene benchmarking elevtallet fandt vi ud af, at papirforbruget pr. elev har ligget stabilt på ca. 1,25 ris pr. elev pr. år, hvilket betyder, at de stigende udgifter, vi så i 2024, skyldtes en stigning i elevtallet – og ikke prisstigninger, som vi havde antaget (priserne var faktisk faldet). I lyset af overgangen til digital læring og brugen af computere havde vi forventet, at papirforbruget ville falde, men dataene tyder på noget andet.
Tendenser inden for skoleuniformer: Selvom en af skolerne generelt var tilfreds med sin uniformbutiks resultater, ønskede den en mere dybdegående analyse af indkøbsmønstrene. En af konklusionerne viste, at eleverne nu i gennemsnit køber 1,5 skjorter om året, hvilket er en stigning fra 1 om året for blot fire år siden, og at det samlede antal købte varer pr. elev er steget med 50 % siden før COVID-pandemien. Vi påviste desuden, at den førende leverandør hævede priserne med ca. 5 % sidste år.
Vi gennemfører denne øvelse hvert kvartal, så skolerne kan se, hvordan de ligger i forhold til budgettet. Eventuelle afvigelser forklares, og der iværksættes korrigerende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt. Enkle og små Indsigt disse hjælper skolerne med at finjustere deres lagerstyring, optimere omkostningerne og forbedre deres budgettering.
Den stigende efterspørgsel efter Benchmarking
Benchmarking et stadig vigtigere redskab til intern analyse og sammenligning med andre skoler og virksomheder. I løbet af de seneste syv år, hvor vi har samarbejdet med disse skoler, benchmarking fra en situation, hvor man sagde »vi har ikke dataene«, til at blive et afgørende redskab i beslutningsprocessen.
Et eksempel på, hvordan en skole bruger analyser, er papirforbruget. Da vi først havde konstateret, at papirforbruget ikke levede op til forventningerne, kunne skolen hurtigt finde ud af, hvor problemet lå, og iværksætte nogle korrigerende foranstaltninger.
Disse skoler spørger:
”Hvordan klarer vi os? Hvor kan vi blive bedre? Og hvor klarer vi os allerede godt?”
Ved at benytte data om studerende har vi kunnet analysere forbrugstendenser på tværs af centrale kategorier og dermed fået Indsigt dybere Indsigt. Nogle af vores data går nu helt tilbage til 2017, før COVID, og giver et værdifuldt langsigtet perspektiv.
Interessen for benchmarking med andre skoler benchmarking mere dybdegående dataanalyse vokser, efterhånden som skolerne indser, hvad der står på spil økonomisk. Og som begge skoler hele tiden minder mig om, står der virkelig meget på spil.
Hvis du er interesseret i benchmarking omkostningsstyring på din skole eller i din organisation, vil jeg meget gerne tale med dig og se, hvilke muligheder der er.
Jeg vil gerne holde et oplæg for bestyrelsen eller den øverste ledelse, hvis det kan hjælpe dem med at forstå potentialet. Dette er for vigtigt til at blive ignoreret eller fejet under tæppet.
