Svaret er højst sandsynligt ja, og her er hvorfor:
Spørgsmålet bliver ofte overset eller skubbet til side som for besværligt, når det drejer sig om tail spend. Det føles for svært eller tidskrævende at gennemgå hver eneste udgift i detaljer. Måske mangler man ressourcerne eller tiden, eller måske mener man ikke, at det er et strategisk træk. Dette er nogle af de grunde eller undskyldninger, jeg hører fra økonomidirektører og finansdirektører, selvom de fleste erkender, at det er et område med potentiale for Besparelser. De fortæller mig, at de burde gøre noget Om os , men at de har travlt. Dette er en kilde til frustration for mig, fordi de arbejder så hårdt for at tjene penge, når en hurtig gennemgang kunne øge virksomhedens overskud med tusinder uden behov for overarbejde.
Dette er første del af en serie på to dele, hvor jeg forklarer, hvad »tail spend« er, og hvordan det kan analyseres og minimeres uden at spilde timevis af dit teams tid.
Hvad er tail spend?
Begrebet »tail spend« defineres forskelligt fra organisation til organisation, men den mest almindelige definition er at anvende 80/20-reglen (Pareto-reglen), som det fremgår af figur 1.
Udtrykket henviser til de nederste 20 % af udgifterne, som typisk dækkes af 80 % af leverandørerne. Tail spending betragtes normalt som indkøb af lav værdi, da det kun udgør en meget lille del (20 %) af de samlede udgifter. I de fleste virksomheder kan det betegnes som »uregulerede udgifter« eller »ikke-strategiske« udgifter.
"Tail spend" kaldes også "maverick" eller "rogue" udgifter. Og det skaber virkelig problemer!
Figur 1. Tail-udgifter. Kilde: ERA Group
Tusindvis af driftsforbrugsvarer og varenumre kan falde ind under kategorien »tail spend«, herunder personlige værnemidler, emballage, forsendelses- og lagerartikler, rengørings- og hygiejneartikler, industrigasser og kontorartikler. Listen er uendelig. Det kan være en ganske omfattende og overvældende liste. De enkelte udgifter er i sig selv minimale, men tro mig: de løber op!
Generelt er der i organisationer kun ringe forståelse for, hvor store beløb der er tale om i forbindelse med »tail spending«, og endnu mindre viden om, hvordan man forvalter disse midler effektivt. Dette fører ofte til, at virksomhederne går glip af tusinder og i nogle tilfælde hundredtusinder af dollars hvert år. Det er penge, de ubevidst og unødvendigt betaler til leverandører, når de kunne være brugt bedre.
Udfordringen med »tail spend« er todelt: For det første skal man finde ud af, hvilke kategorier der løber løbsk med omkostningerne. For det andet skal man finde ud af, hvordan man kan hente Besparelser ind igen.
Hvor mange penge går du glip af?
Selvom »tail spend« udgør en lille del af de samlede omkostninger, er det netop her, der Besparelser opnås betydelige Besparelser . Disse midler kan enten øge overskuddet direkte eller bruges til at finansiere et nyt projekt eller ansætte flere medarbejdere.
Efter mange års arbejde med omkostningsreduktion har jeg bemærket, at Besparelser styring Besparelser tail spend kan ligge på mellem 10 % og 15 % i det første år. Min erfaring viser dog, at bestemte kategorier kan give Besparelser på op til 40 %, Besparelser de forvaltes korrekt.
Disse potentielle Besparelser ofte som en intern finansieringskilde på grund af lave forventninger til afkastet, manglende synlighed, mangel på interne ressourcer og manglen på tilstrækkelige sammenligningsdata.
Hvis du har udgifter på 1 million dollar i den laveste udgiftsgruppe, Besparelser en Besparelser på 10 % Besparelser 100.000 dollar. Forestil dig at kunne hente disse penge ind på få måneder uden at opsige leverandørkontrakter eller afskedige medarbejdere. Det er en rigtig god følelse.
Effektivisering af backoffice-funktionerne er et andet resultat af en analyse af mindre udgifter og de tiltag, der iværksættes for at løse eventuelle problemer. Processen fører til en mere velfungerende regnskabsproces og mindre forvirring, hvilket kan spare tid og ressourcer.
Gennemgang af dine mindre udgifter: hvor skal man begynde?
Tanken om at tage fat på »tail spend« kan virke skræmmende, og ofte har virksomhederne ikke ressourcerne til at gennemgå titusindvis af transaktioner, som som regel ikke er i det rette format til at kunne analyseres nemt.
Man skal jo starte et sted, og husk, at der findes eksterne virksomheder, der kan hjælpe dig med det eller endda klare det for dig.
Det første skridt er at finde og identificere virksomhedens »tail spend«. Dette vil sandsynligvis variere fra virksomhed til virksomhed, så det er en proces, der er værd at gennemføre. Som nævnt tidligere er Pareto-princippet den enkleste måde at definere det på.
Når alle er klar Om os , handler det om at indhente dataene til analyse. Når jeg hjælper kunder, giver de mig ofte en stak PDF-dokumenter eller fakturaer, som jeg derefter konverterer til digitalt format.
Når dataene er klargjort til analyse og er blevet standardiseret og renset, vil analysen afsløre, hvor udgifterne ligger, og hvem leverandørerne er. Der findes også software, der gør denne proces nemmere og hurtigere, så du på kort tid kan finde frem til muligheder for besparelser.
Når alt kommer til alt, vil vi gerne forstå, hvem og hvad der udgør jeres tail spend. Så kan vi gøre noget Om os .
Når vi først ved, hvor der foregår overforbrug, og hvem der står bag (det kan være en fejl i prisfastsættelsen eller fordi nogen bruger penge uden at have bemyndigelse til det), hjælper vi med at finde ud af, hvad Om os skal gøre Om os .
Visse softwareværktøjer, såsom ERA’s SpendVueTM, giver topledelsen indgående indsigt i organisationens udgifter, herunder tail spend. Ved hjælp af dette værktøj gennemgår certificerede analytikere de finansielle data i dybden og anvender ERA’s egne branchebenchmarks til at identificere afvigelser i udgiftsmønstrene. Resultatet er en række klare, umiddelbare og handlingsrettede Indsigt i et letforståeligt format. Din rådgiver vil derefter samarbejde med dig om at identificere en vej til forbedring af pengestrømmen, der bedst passer til din organisations behov. Du kan se en kort video omSpendVueTM via følgende link: https://vimeo.com/680583659.
I del 2 af denne serie vil vi se nærmere på, hvad du kan gøre med dine mindre udgifter, når du først har fået et bedre overblik over, hvad de består af.
Hvis du vil vide mere Om os dine mindre udgifter, er du velkommen til Kontakt os Grant Morrow.
Grant Morrow er ledende konsulent hos ERA Group er certificeret SpendVue-rådgiver. Han har mere end 30 års praktisk erfaring med at hjælpe SMV’er med at afdække, hvor de bruger for mange penge, og udarbejde strategier for bedre omkostningsstyring.
