Tanker om et 7-årigt forlovelsesforhold
Jeg bliver ofte spurgt, hvordan »succes« ser ud i mit arbejde. Det starter med Besparelser, men det handler sjældent kun Om os . For nogle kunder er det rent økonomisk – procenter eller konkrete tal. For andre handler Om os samle Om os , få Indsigt dybere Indsigt i forretningen, opnå tillid til deres beslutninger eller en blanding af alle disse faktorer.
I denne udgave af Costedge vil jeg gerne begynde at fortælle om, hvordan succes – eller manglen på samme – ser ud for nogle af de kunder og projekter, jeg arbejder med, samt om nogle af de erfaringer, jeg har gjort mig undervejs.
Casestudie: Privat kostskole; Perth
Jeg har samarbejdet med denne kunde – en privat kostskole i Perth – i over syv år; det var en af mine allerførste kunder, da jeg startede virksomheden sammen med ERA Group. Det oprindelige samarbejde fokuserede på én central kategori: catering til deres kostskole. Helt fra starten havde kunden tre meget klare mål:
Bestyrelsens ansvarlighed
– Han skulle være i stand til med sikkerhed at besvare bestyrelsens tilbagevendende spørgsmål: »Får vi den bedste aftale?«
Stærkere tilsyn
– Han ønskede bedre indsigt i den eksterne cateringleverandørs resultater og drift.
- Besparelser – Selvom det ikke var defineret fra starten, Besparelser stadig et vigtigt mål.
Da han havde et lille økonomiteam og begrænsede interne ressourcer og kompetencer på dette område, henvendte han sig til ERA Group hjælp til at nå disse mål.
I overensstemmelse med ERA-metoden
Vi satte projektet i gang ved hjælp af ERA’s 4-trinsmetode:
- Analyse –Vi har samlet fakturadata fra de seneste 12 måneder og præsenteret dem i en analyse.
- Udbud –I samarbejde med kunden udarbejdede vi et detaljeret udbud (RFP) og opfordrede tre leverandører til at deltage.
Udvælgelse og implementering
– Den nuværende cateringvirksomhed blev udvalgt blandt tre leverandører, der var blevet opfordret til at afgive tilbud; den tilbød Besparelserpå 14 % – et beløb i den lave sekscifrede ende i dollar samt andre fordele.
- Overvågning –Da der ikke var behov for en fuldstændig implementering, gik vi hurtigt videre til overvågningsfasen.
Det mest interessante her var, at den siddende leverandør – som stod over for at miste kontrakten – leverede betydelige Besparelser andre fordele, der ikke tidligere var blevet tilbudt, og fornyet engagement – hvilket viser styrken ved markedstest, selv når det ikke ender med en ændring.
Overvågningsfasen: En platform for vedvarende værdi
Overvågningsprocessen viste sig at være afgørende. I samarbejde med cateringfirmaet indførte vi relevante måleparametre og kontrolmekanismer:
- Faktisk antal måltider
- Regelmæssig; detaljeret lagerbeholdning (SOH)
- Regelmæssige rapporter om madspild
- Månedlige leverandørmøder
- Kvartalsrapporter med diskussionspunkter og Indsigt
Dette gav både skolen og cateringfirmaet mulighed for at finjustere driften og finde yderligere Besparelser. Vi indførte desuden nye fordele, som ikke var en del af den oprindelige opgavebeskrivelse, herunder årlige stipendier og støtte til anlægsarbejder – en værdi, som kunden ikke havde forventet eller tidligere havde haft.
Nå – var det en succes?
Ja…
Her er en oversigt over, hvordan projektet klarede sig i forhold til de oprindelige mål:
- Konkurrencedygtige priser? ✔ Ja. Gennem udbudsprocessen kunne vi sammenligne tilbuddene. Med et revideret tilbud viste den nuværende leverandør sig at være den mest konkurrencedygtige, og kunden kan nu med ro i sindet imødegå enhver granskning fra bestyrelsen.
- Bedre tilsyn? ✔ Ja. Rapportering, gennemsigtighed og dialogen med leverandørerne er alle blevet væsentligt forbedret og har haft en positiv effekt.
- Besparelser? ✔ Ja. Besparelser på 14 %, og Besparelser med tiden Besparelser yderligere Besparelser .
Som kunden selv siger: »Vi har opnået fordele, som vi ikke ville have kunnet opnå uden ERA’s hjælp.«
Nu, hvor vi går ind i den tredje kontraktforlængelsesperiode og det ottende år med overvågning, er dette samarbejde et glimrende eksempel på, hvordan vedvarende samarbejde og regelmæssig evaluering kan skabe reel og langsigtet værdi.
Erfaringerne fra dette projekt…
- Det er overraskende, hvad langvarige leverandører kan tilbyde, når man henvender sig til dem, og samarbejdet bliver formaliseret. Det ser jeg gang på gang. Man tror, man kender en leverandør, man har samarbejdet med i lang tid…
- Overvågningens styrke: I dette tilfælde gjorde overvågningen det muligt at identificere nogle centrale områder, der skulle adresseres, såsom madspild.
- Hvordan samarbejdet med en leverandør kan give yderligere fordele og hjælpe med at løse problemer, når de opstår.
- En introduktion til og styrken ved benchmarking at få et bedre indblik i virksomheden.
I næste udgave vil jeg sætte fokus på en anden skole med helt andre mål; samme kategori.
Grant Morrow
Chefkonsulent
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
