.jpg)
Effektive organisationer venter ikke for længe med at adressere ineffektivitet og forbedre processer, forklarer Ronald Batenburg i sin ekspertblog.
Kender du den følelse af en dåse, du bliver ved med at sparke foran dig? Det vigtige emne, du skal beskæftige dig med, men aldrig kommer til, fordi der altid sker noget andet, som også er vigtigt, eller endnu vigtigere. Udsættelse, med andre ord. Et spørgsmål om at prioritere. Naturligvis.
I hverdagens travlhed og travlhed sker det ofte, at vigtige sager bliver sat på hylden. Man ved, at tingene skal ændres for at arbejde mere effektivt og spare omkostninger, men der mangler tid eller hastværk. Dette fænomen er kendt som 'Prisen ved passivitet'.
Omkostningerne ved passivitet omfatter alle skjulte omkostninger, både målbare og ikke-direkte målbare, der opstår, når beslutninger eller forbedringer forsinkes. Disse kan være konkrete omkostninger, såsom oversete resultater. Besparelser , men også bløde omkostninger, såsom lavere medarbejdermoral eller mistede muligheder. Dens skjulte natur betyder, at mange virksomheder undervurderer virkningen eller simpelthen ikke prioriterer den tilstrækkeligt.
Men hvad er disse omkostninger præcist? Og hvorfor kan udsættelse blive så dyrt i en forretningsmæssig sammenhæng?
Hvorfor er forsinkelse så dyr?
I Omkostningsoptimering For eksempel er beslutningen om ikke at gøre noget ofte det dyreste valg. Leverandørkontrakter fornyes automatisk, prisstigninger akkumuleres, og fakturaer kontrolleres ikke grundigt. Denne økonomiske skade fortsætter med at vokse uden at nogen bemærker det. Når der gribes ind, er potentielle tab på tusinder til millioner af euro Besparelser nogle gange allerede er gået tabt.
Mange organisationer angiver tre almindelige årsager til at forsinke handling:
- "Vi har for travlt." Forståeligt nok, men Besparelser der udskydes, er fortjeneste, der tilbageholdes.
- "Det er ikke en større udgift." Mindre lækager på tværs af 10-15 forskellige Omkostningskategorier kan faktisk resultere i enorme tab, når de kombineres.
- "Vi ønsker ikke at forstyrre forholdet til vores leverandører." Ofte er der ikke behov for at udskifte en leverandør; det handler snarere om bedre kontraktvilkår, gennemsigtighed og ansvarlighed.
Læs også: Ronald Batenburg om Indsigt i forbrug : 'Du ser det ikke, før du forstår det'
Konkrete konsekvenser af udsættelse
Et praktisk eksempel illustrerer effekten. En potentiel kunde med en årlig omsætning på 150 millioner euro, som jeg har været i forhandlinger med i flere måneder, har et årligt forbrug på 7,5 millioner euro på en af sine omkostningskategorier. For denne specifikke kategori er gennemsnittet Besparelser Potentialet er 12 procent, hvilket er demonstreret af forskellige cases fra den seneste tid. På årsbasis beløber dette sig til 900.000 euro i omkostninger, der kan reduceres uden tab af kvalitet. År efter år. Ikke ved at købe mindre, men gennem mere effektive indkøbsprocesser og bedre kontraktlige aftaler.
Denne situation eksisterede allerede længe før jeg første gang indledte drøftelser med virksomheden. I godt over to år var den såkaldte dåse blevet sat i gang, og der havde været en intern diskussion om, hvorvidt man skulle tildele en indkøbsagent til opgaven eller hyre ekstern support. I dette tilfælde var omkostningerne ved manglende handling derfor allerede langt over 2 millioner euro.
Profitten siver derfor væk, fordi der ikke træffes nogen beslutning om at gøre noget ved det. Mens denne klients profit kun er 3,9 procent. Beslutningen om rent faktisk at optimere ville derfor øge profitten med 15 procent. Reduktion af omkostninger gavner trods alt direkte profitten fra resultatopgørelsen, fordi profitten er resultatet af indtægter minus omkostninger.
Hvad kan du gøre for at undgå omkostningerne ved passivitet?
1. Analysér dine udgifter: Foretag en analyse af omkostningerne i løbet af de seneste 12 måneder. Er der kategorier, der ikke er blevet gennemgået i årevis? Disse er kandidater, du skal tage fat på først.
2. Anmod om en Uafhængig perspektiv: Nogle gange er interne medarbejdere for tæt på emnet til at kunne opdage ineffektivitet. En ekstern revision kan give nye Indsigt .
3. Start småt, tænk stort: Forbedringer behøver ikke altid at være forstyrrende. Nogle gange fører små justeringer af processer og kontrakter til betydelige forbedringer.
4. Mål og kommuniker effekt: Kvantificer omkostningerne ved passivitet for at skabe støtte i organisationen. Når alle forstår omkostningerne ved forsinkelser, opstår der en følelse af, at det haster.
5. Sikre ejerskab og ansvar: Udpeg tydelige ansvarlige parter, der sikrer, at Besparelser og forbedringsplaner rent faktisk implementeres.
Fremtiden begynder i dag
Lærdommen fra 'Cost of Inaction' er klar: Effektive organisationer venter ikke for længe med at adressere ineffektivitet og forbedre processer. Udsættelse er en stille dræber af rentabilitet og vækst. Til sidst bliver 'senere' ubevidst til 'aldrig'. Ved proaktivt at styre dine omkostninger og spare, hvor det er muligt, skaber du plads til innovation, vækst og tilfredse medarbejdere.
Det er bedre at begynde at optimere i dag end at fortryde mistede muligheder i morgen. Hvilken kan du satse på?
