Die Informationstechnologie spielt in Unternehmen eine äußerst komplexe Rolle. Wir benötigen sie, um Anweisungen zu erhalten, wann und wo Produktionsabläufe durchgeführt werden sollen, um den Geldfluss nachzuverfolgen und um Marktsegmente zu identifizieren, die wir effektiv ansprechen können. Nicht nur ist jedes einzelne Mitglied des Unternehmens in irgendeiner Weise von der Technologie abhängig, sondern die Systeme gewährleisten auch die Verbindung zum gesamten Ökosystem, in dem das Unternehmen tätig ist.
Für viele Unternehmen in der Tschechischen Republik und im Ausland ist der Betrieb ihrer Informationssysteme ein Albtraum. Sie müssen Änderungen vornehmen, die ihre Prozesse unterstützen, die Produktionseffizienz steigern oder neue Kunden mit ihren Produkten erreichen. Sie beginnen mit der Ausarbeitung eines Projektplans und stellen fest, dass sie Anpassungen mithilfe einer Anwendung vornehmen müssen, die diese neuen Anforderungen erfüllt. Aber Moment mal – die Kosten dieser Änderung auf der IT-Seite steigen in astronomische Höhen; die Amortisationszeit übersteigt die Lebensdauer des Universums; und der Termin für die Umsetzung entspricht diesem Zeithorizont. Wie ist das möglich? Schließlich haben wir bei der Einführung des Informationssystems vor fünf Jahren gesehen, wie viel Arbeit es uns ersparen würde, wie es unsere Effizienz steigern und zu unserer unverzichtbaren Stütze bei allem werden würde, was wir tun. Was ist in der Zwischenzeit passiert?
Die erste Antwort, die einem in den Sinn kommt, ist, den „Übeltäter“ in Ihrer IT-Abteilung und unter Ihren externen Lieferanten zu suchen – diejenigen, die Sie Ihrer Meinung nach in die Falle gelockt haben und Sie nun in ihrer Gewalt halten, Sie ausbeuten und nicht das liefern, was Sie brauchen. Leider ist diese Antwort, wie so oft, nicht richtig. Diese Abhängigkeit ist lediglich eine Folge unserer mangelhaften Planung und Herangehensweise in diesem Bereich. Die Wahrheit ist, dass es hier nicht funktioniert, Feuer mit Feuer zu bekämpfen; stattdessen müssen wir einen umfassenden Lösungsansatz verfolgen und mehrere Jahre in die Zukunft blicken.
Kostenstruktur
Jedes Jahr geben wir einen beträchtlichen Teil unseres Budgets für die Entwicklung der Informationstechnologie aus. Wie setzen sich diese Kosten im Wesentlichen zusammen?
- Etwa 20 % unserer Kosten entfallen auf Hardware und deren Betrieb. Dabei handelt es sich um Kosten, für die wir eine greifbare Gegenleistung erhalten; das heißt, am Ende des Tages haben wir eine „Box“ – einen Laptop, einen Desktop-Computer, einen Server oder ein Netzwerkgerät.
- Weitere 20 % unserer Kosten entfallen auf Softwaretechnologien – Betriebssysteme, Virtualisierungsplattformen, Datenbanken und Lizenzen für bestimmte Anwendungen.
- Der größte Teil – etwa 60 % unserer Kosten – entfällt auf die Systemadministration, d. h. darauf, sicherzustellen, dass das System funktionsfähig ist und unseren Anforderungen entspricht. Dabei handelt es sich größtenteils um reine Personalarbeit, die von einer in diesem Bereich ausgebildeten Fachkraft geleistet wird. Auf diesen Bereich entfällt auch der größte Anteil an ineffizient eingesetzten Mitteln, was in engem Zusammenhang mit der Qualität der von uns eingestellten Mitarbeiter steht. Als konkretes Beispiel kann ich meine eigene Erfahrung anführen, bei der der Anbieter eines fehlerhaften Systems dem Kunden empfahl, Hardware und eine Datenbank höherer Klasse zu kaufen, um das Problem zu lösen – zu Kosten von fünf Millionen CZK, was etwa dem Doppelten des jährlichen IT-Budgets entsprach. Der Kunde bat uns, das vorgeschlagene Vorgehen zu überprüfen, und nach der Analyse der Leistung des Datenbankservers mussten wir feststellen, dass das Problem nicht in der Technologie lag, sondern in der Art und Weise, wie der Code geschrieben war. Nach der Überarbeitung lieferte das System die vom Kunden geforderten Ergebnisse, und die fünf Millionen wurden nicht verschwendet. Übrigens hätte dieser Kauf die Probleme überhaupt nicht gelöst.
Was die ersten beiden Punkte angeht, so ist ein Anbieterwechsel möglich, und eine Analyse kann eindeutig zeigen, ob sich der Wechsel lohnt. Beim dritten Punkt ist die Sache nicht ganz so einfach.
Wie entsteht eine Abhängigkeit von unserem Lieferanten?
Auch wenn wir uns einen Lieferanten oft als externe Instanz vorstellen, kann es vorkommen, dass wir von unserem internen Lieferanten abhängig werden. Dies könnte zum Beispiel ein bestimmter Entwickler sein, der bei uns angestellt ist.
Man sollte sich von Anfang an bewusst sein, dass diese Abhängigkeit sowohl ungesund als auch symbiotisch sein kann, d. h. für beide Seiten von Vorteil. Dennoch bin ich der Meinung, dass der Kunde stets die volle Kontrolle über den gesamten Bereich haben sollte und dass eine Person aus der Unternehmensleitung dafür verantwortlich sein muss.
Also: Wie werden wir abhängig?
- Ganz bewusst – wir verfügen über kein Fachwissen in einem bestimmten Bereich, und es lohnt sich nicht, dieses Wissen im Haus zu halten. Es liegt auf der Hand: Wenn wir in unserem Unternehmen nur eine einzige Oracle-Datenbank haben, ist es kostengünstiger, einen Spezialisten für einige Stunden im Monat zu beauftragen, der die für den Betrieb erforderlichen Aufgaben übernimmt. Das erspart uns die Kosten für die Schulung unserer Mitarbeiter; und ein Spezialist, der sich in mehreren Unternehmen ausschließlich mit dieser Technologie befasst, ist in der Lage, diese Probleme routinemäßig, schnell und effizient zu lösen.
- „Kurzfristige Lösungen“ – kurzfristige und kleine Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sehr schnell wachsen und sich bald im gesamten Unternehmen verbreiten. Es begann mit der Erstellung einer Datenbank unserer bestehenden Geschäftspartner. Nach einiger Zeit wünschten wir uns die Möglichkeit, die Aktivitäten mit diesen Kontakten nachzuverfolgen – also programmierte der Anbieter ein neues Modul nach unseren Vorstellungen; dann kam die Nachverfolgung von Serviceanfragen, die Kommunikation per EDI... Und plötzlich wurde aus einem kleinen Lieferanten der Anbieter einer Schlüsselanwendung. Niemand im Unternehmen weiß genau, wie das Ganze funktioniert, und nur ein einziger Programmierer hat eine Vorstellung davon, was sich darin befindet, woher und wohin die Daten fließen und was mit ihnen geschieht.
Nur einen Lieferanten nutzen
– Wenn wir die Leistungen, die der Anbieter für uns erbringt, sowie die dazugehörige SLA (Service Level Agreement) definiert haben, passiert nichts. Im Rahmen der Lieferantenkonsolidierung haben wir höchstwahrscheinlich günstigere Konditionen ausgehandelt. Leider haben 90 % der Unternehmen keine Ahnung, was ihr Anbieter für sie tut. Weder die Leistungen noch die SLA sind beschrieben, und infolgedessen haben sie die Kontrolle über ihre Schlüsselprozesse und ihre IT-Unterstützung verloren.
Absicht des Lieferanten
– Um ehrlich zu sein, ist mir dieser Fall noch nie begegnet. Tatsache ist jedoch: Wenn sich ein Lieferant auf einen Kunden einlässt, der diesem Bereich keine Beachtung schenkt oder sich nicht darum kümmert, kann er diese Situation ausnutzen und den Kunden in ein solches Ungleichgewicht manövrieren.
Die Risiken einer ungesunden Abhängigkeit von einem IT-Anbieter sind dieselben wie in jedem anderen Fall:
Verlust der Kontrolle über Liefertermine und Qualität
– Wir müssen alle unsere Anforderungen und deren Erfüllung mit einem bestimmten Lieferanten abstimmen. Ist dieser überlastet, kann er möglicherweise nicht in dem von uns gewünschten Umfang und innerhalb des von uns vorgegebenen Zeitrahmens liefern.
Ausscheiden einer Schlüsselperson
– Der Entwickler, der als Einziger mit unserer Anwendung vertraut war, beschloss, sein Leben zu ändern, und ging nach Indien, um zu meditieren. Was können wir Über uns tun?
Unmöglichkeit des Wettbewerbs unter den Lieferanten
– Wir möchten einen neuen Lieferanten finden, wissen aber nicht, wie wir eine Ausschreibung durchführen sollen, da wir nicht wissen, welche Anforderungen wir stellen sollen und wie. Aufgrund der allgemeinen Auftragsbedingungen muss der neue Lieferant das Risiko im Preis berücksichtigen, was sein Angebot verteuert. Ist das nicht schade?
Verlust der unternehmerischen Eigenständigkeit und Schaffung von Wettbewerbsvorteilen
– Kehren wir zum Anfang meines Blogs zurück. Diejenigen, die unsere Systeme entwickeln, entscheiden über unsere Wettbewerbsfähigkeit. Wir bekommen nur das, was der Lieferant liefern kann – nicht das, was wir eigentlich wollen und verlangen.
