Im ersten Teil der Reihe haben wir erörtert, wie wir in eine ungesunde Abhängigkeit von unserem Lieferanten geraten können und vor allem, welche Probleme dies für unser Unternehmen mit sich bringen kann.
Heute werden wir uns damit befassen, was wir tun können, um eine solche Abhängigkeit zu vermeiden.
1. Das Know-how in Bezug auf Prozesse und Systeme sowie die entsprechenden Entwicklungspläne im eigenen Haus behalten
Wenn Sie beschließen, sich nicht Über uns zu kümmern und Ihrem IT-Anbieter allgemeine Anweisungen zu erteilen, sind Sie auf dem besten Weg in die Abhängigkeit. Was Sie vielleicht überraschen wird, ist, dass dieser Ansatz oft Probleme für den Anbieter selbst mit sich bringt; denn nach einer Weile beginnen sich die Anforderungen des Kunden zu überschneiden und zu verwickeln, und die Erfüllung neuer Anforderungen wird für den Anbieter zu einem großen Problem.
Für ein Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben möchte, ist es wichtig, die IT als Instrument zur Unterstützung, Verbesserung und Messung seiner Prozesse zu betrachten. Es ist nicht schwer herauszufinden, wie dies zu bewerkstelligen ist, denn heute verfügen wir über genügend Methoden und Standards, die es uns ermöglichen, den Überblick über die Prozesse zu behalten und eine effektive Planung durchzuführen:
- Unternehmensarchitektur – eine Methode zur Beschreibung der Ziele einer Organisation, der Wege, auf denen diese Ziele durch Geschäftsprozesse erreicht werden, und der Art und Weise, wie diese Prozesse durch Technologie unterstützt werden können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Don't get bogged down“ (Lassen Sie sich nicht aufhalten) von Poor Enterprise Architecture. Die beiden bekanntesten Ansätze zur Unternehmensarchitektur finden Sie auf den Websites von The Open Group und Zachmann.
- Prozessbeschreibung – Die bekanntesten und am weitesten verbreiteten Standards werden von der Open Management Group (www.omg.org) entwickelt. Die Beschreibung von Prozessen gemäß der BPMN-Spezifikation (Business Process Model and Notation) ermöglicht es der Unternehmensleitung, die in ihrem Unternehmen ablaufenden Prozesse leicht nachzuvollziehen und zu dokumentieren.
- Benutzerdokumentation – das muss kein Dokument sein, das vom Anbieter verfasst und dann in einer Schublade verstaubt. Ein guter Ansatz ist es, Videos zu drehen, die den Nutzern zeigen, wie sie die Anwendung in ihrer täglichen Arbeit einsetzen können; dies vereinfacht den Produktsupport und die Einarbeitung neuer Nutzer. Die Videos sind oft nur wenige Minuten lang und beschreiben alles, was man wissen muss, um das System effektiv zu nutzen. Sehen Sie sich zum Beispiel die Anleitung zur Nutzung von Yammer in einem Forschungsprojekt an oder die Anleitung zur Bestellung von Waren in einem Online-Shop.
Alle Standards und Methoden werden von einer umfassenden Dokumentation und Lernmaterialien begleitet, die die einzelnen Bereiche detailliert beschreiben. Meiner Erfahrung nach lohnt es sich, einen Spezialisten zu beauftragen, der die für ein bestimmtes Unternehmen geeigneten Teile der Methode auswählt.
Wenn Sie Ihr Know-how in standardisierter Form aufbereiten, verfügen Sie nicht nur über ein Instrument zur Erörterung von Themen, die zu einer Verbesserung Ihres Unternehmens führen, sondern gewinnen auch die Gewissheit, dass Sie mit der überwiegenden Mehrheit Ihrer aktuellen und potenziellen Lieferanten auf einen gemeinsamen Nenner kommen.
Wenn Sie etwas an Ihren Prozessen und Informationsflüssen ändern möchten, beginnen Sie damit, Änderungen in der Arbeitsorganisation vorzunehmen – entweder auf Modellebene oder im Rahmen eines Pilotversuchs –, um zu prüfen, ob die Änderung die erwarteten Vorteile bringt. Berechnen Sie dann den Nutzen der Änderung und die Kosten für deren Umsetzung. Wenn alles so ist, wie es sein sollte, beginnen Sie mit der Anpassung der Systeme; und wenn nicht, können Sie die Maßnahme problemlos stoppen. Wenn Sie dies vollständig einem externen Anbieter anvertrauen, haben nur wenige den Mut, ein Projekt zu stoppen, in das bereits Ressourcen investiert wurden.
2. Die Daten müssen unter allen Umständen Ihnen gehören
Die Daten werden bei unserem Anbieter gespeichert; nun haben wir uns mit ihm überworfen, und er hat uns mitgeteilt, dass die Daten ihm gehören... Leider ist diese Situation gar nicht so ungewöhnlich, wie man vielleicht denken könnte. Bei Cloud-Diensten und Hosting-Anbietern kommt das nicht oft vor, wie viele annehmen, sondern am häufigsten bei maßgeschneiderten Systemen, bei denen die Daten in einer Blackbox gespeichert sind, die vollständig vom Anbieter kontrolliert wird.
Dies ist eine gängige Methode, um den Kunden unter der Kontrolle des Lieferanten zu halten. Das Problem lässt sich im Allgemeinen auf zwei Arten lösen: entweder durch direkte Kontrolle der Daten oder durch die Gewährleistung einer zuverlässigen Möglichkeit, diese in einem nutzbaren Format zu erhalten.
Ein Beispiel hierfür ist ein Dienst zur Verwaltung von E-Mail-Kontakten, die wir durch die Registrierung auf der Website unseres Anbieters erhalten. Der erste Ansatz besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten in unseren eigenen Systemen repliziert werden; der zweite Ansatz besteht darin, die in den Systemen des Anbieters gespeicherten Informationen regelmäßig herunterzuladen und bei uns für den Fall der Fälle zu speichern.
Selbst in unserem eigenen System, in dem die Datenspeicherung gut dokumentiert ist, kann die Vorgehensweise beim Export von Daten in eine Standardtabelle, eine Datenbank oder ein XML-Format die Integration eines neuen Systems erheblich erleichtern. Es ist wichtig, Verfahren für die Datenextraktion festzulegen, zu überprüfen, ob der Export funktioniert, und sicherzustellen, dass das Format gut dokumentiert ist, denn der kritische Moment, in dem wir die Daten abrufen müssen, ist genau der schlechteste Zeitpunkt, um festzustellen, dass der Export nicht funktioniert oder dass die einwandfrei exportierten Daten in einem Format kodiert sind, mit dem wir nicht arbeiten können.
Die oben genannten Anforderungen sollten bei der Abnahme neuer Funktionen oder Systemänderungen durch den Lieferanten überprüft werden.
3. Beibehaltung der Rechte am geistigen Eigentum an den Anwendungen
Das Eigentumsrecht an Anwendungen umfasst das Eigentumsrecht am Quellcode oder am Design der Anwendung. Wenn wir keine Kontrolle über den Quellcode haben, laufen wir Gefahr, dass wir bei einem gewünschten Anbieterwechsel feststellen müssen, dass der bisherige Anbieter einen wesentlichen Teil des Codes besitzt und nicht bereit ist, diesen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Wir können dies vermeiden, indem wir das Eigentumsrecht im Vertrag klar definieren und festlegen, dass der aufgrund der angeforderten Änderungen entwickelte Code ausschließlich unser Eigentum ist oder dass diese Änderungen unter einer Lizenz erstellt werden, die es uns erlaubt, sie kostenlos zu nutzen und zu verbreiten.
Selbst wenn wir uns das Eigentumsrecht vertraglich gesichert haben, bedeutet dies nicht, dass der Lieferant, mit dem wir den Vertrag Über uns Zugang zum Code gewähren wird. Aus diesem Grund ist es äußerst ratsam, das Versionsverwaltungssystem, das Wiki und andere Dokumente bei einem Dritten zu speichern und den Partner zu verpflichten, die Daten an einem bestimmten Ort und zu einem bestimmten Zeitpunkt zu hinterlegen, damit wir Zugriff auf die aktuellen Versionen haben.
4. Systemintegration statt Funktionserweiterung
Webservice-APIs (Application Programming Interfaces) sind mittlerweile ein fester Bestandteil vieler kommerzieller und Open-Source-Anwendungen. Das bedeutet, dass alle Funktionen, die den Anwendern der Anwendung zur Verfügung stehen, auch für den Austausch zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen genutzt werden können.
Durch die Verwendung von Protokollen und Standards zur Definition dieser Schnittstelle bilden diese Dienste ein einheitliches Kommunikationsmittel und eine einheitliche Plattform; eine in einer Sprache oder auf einem Betriebssystem geschriebene Anwendung ist für Systeme zugänglich, die auf völlig andere Weise programmiert wurden. Die Daten werden in einem gemeinsamen Format – wie beispielsweise XML oder JSON – übertragen, und die Codebasen beider Systeme bleiben völlig Unabhängig.
Heutzutage kann sich jeder Nutzer vorstellen, wie Systemintegration aussieht. Schließlich nutzen wir alle Webanwendungen, die miteinander integriert sind – zum Beispiel Google Kalender mit Google Kontakte und Gmail. Wenn wir uns entscheiden, statt des bestehenden Kalenders einen anderen zu verwenden, müssen wir ihn lediglich mit den vorhandenen Daten verknüpfen. Diese Art des Systemwechsels ist nicht möglich, wenn wir ein eigenes System haben, das wir ursprünglich nur für die Buchhaltung gekauft haben und bei dem der Anbieter nach und nach ein CRM-Modul, ein Servicemodul usw. entwickelt hat.
Die gleiche Logik gilt für die Integration mit Systemen, die von Cloud-Anbietern als Dienstleistung bereitgestellt werden (SaaS – Software as a Service). Durch den Einsatz von Webdiensten werden einzelne Anwendungen voneinander getrennt, wodurch das gesamte System flexibler und transparent wird. Im Gegensatz dazu erleichtern feste Verknüpfungen zwischen verschiedenen Modulen es dem Anbieter, unsere Abhängigkeit von ihm zu verstärken, erhöhen die Komplexität des Codes und schränken die Flexibilität des Systems auf das Niveau des unflexibelsten Teils ein.
5. Versuchen Sie, Änderungen am Standardsystem auf ein Minimum zu beschränken
Versuchen Sie, das gewünschte System mit möglichst wenigen Änderungen an der Standardimplementierung zu realisieren. In der Regel sind Sie nicht der erste Kunde des Anbieters. Versuchen Sie, bei der Implementierung so gut wie möglich von den Erfahrungen des Anbieters mit anderen Kunden zu profitieren. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie viel effizienter manche Prozesse umgesetzt werden können oder dass bestimmte Daten, die wir zuvor übersehen haben, zu unserem Wettbewerbsvorteil werden.
Sollten wir wesentliche Änderungen an der Funktionalität der Anwendung vornehmen müssen, könnte dies den Übergang zu neuen Versionen in Zukunft erheblich erschweren; zudem wird jeder solche Übergang sowohl in der Entwicklung als auch bei der Bereitstellung eine Herausforderung darstellen.
6. Greifen Sie auf mehrere Lieferanten zurück
Versuchen Sie, das gesamte Systemdesign, die Entwicklung, die Bereitstellung und den Betrieb selbst zu verwalten, und überlassen Sie dies nicht dem Anbieter. Es ist beispielsweise ratsam, die Geschäftsanalysten von den Entwicklern zu trennen. Es ist ratsam, das System von Testern prüfen zu lassen, die nicht zum Entwicklungsteam gehören. Diese werden die Arbeit effizienter erledigen, und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein fehlerfreies Produkt erhalten, ist viel größer. Wenn eine andere Partei für den Betrieb verantwortlich ist (z. B. ein Cloud-Dienstleister), stellen Sie sicher, dass diese die Entwickler dazu drängt, ein Produkt zu liefern, das Probleme beim Systembetrieb minimiert.
7. Legen Sie die Kündigungsbedingungen im Vertrag fest, einschließlich Vertragsstrafen für den Lieferanten
Wie ist die Beendigung der Zusammenarbeit im Vertrag geregelt? Eine Kündigungsfrist von drei Monaten, nach deren Ablauf Sie die Zahlungen einstellen und der Lieferant den Support einstellt? Das ist völlig unzureichend.
Es muss festgelegt werden, welche Unterlagen der Lieferant Ihnen – oder direkt dem neuen Lieferanten – während der Kündigungsfrist in welcher Qualität zur Verfügung stellen muss. Wenn Sie sich die geistigen Eigentumsrechte an dem Design, dem Quellcode und anderen Teilen der in Punkt 3 genannten Dokumentation gesichert haben, umso besser. Beim Abschluss eines Vertrags mit einem Lieferanten ist es ratsam, bei den Unternehmen, die den 2. und 3. Platz belegt haben, nachzufragen, was sie benötigen, um die Entwicklung und Wartung vom Gewinner zu übernehmen.
8. Die Lieferanten über künftige Entwicklungspläne informieren
Bauen Sie eine langfristige Partnerschaft mit Ihren Lieferanten auf. Wenn Sie Ihre Entwicklungspläne und strategischen Fragen regelmäßig mit ihnen besprechen – und nicht nur aktuelle Änderungen an der Funktionalität –, kann der Lieferant Vorschläge unterbreiten, die zu einer stabilen, effizienten und kostengünstigen Systemarchitektur führen, die nicht nur Ihren aktuellen, sondern auch Ihren zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Um Ihre Anforderungen zu klären, können Sie beispielsweise die MuSCoW-Methode anwenden, die Anforderungen in folgende Kategorien unterteilt:
- Ein absolutes Muss – ein absolutes Muss
- Hätte – hätte
- Wäre schön, wenn es das gäbe
- Diesmal nicht – muss es diesmal nicht haben
9. Holen Sie sich Ideen und Meinungen von anderen Beteiligten ein
Bleiben Sie nicht an einem Punkt stehen; verfolgen Sie Trends; suchen Sie nach den besten Ansätzen und Vorgehensweisen; und behalten Sie alles im Blick. Beauftragen Sie ein Unternehmen, um eine dritte Meinung einzuholen – es wird Ihre Entscheidungen sowohl aus technischer als auch aus strategischer Perspektive bewerten. Das muss nicht teuer sein. Und eine solche Beratung lohnt sich, denn sie hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden. Aus eigener Erfahrung kenne ich einen Fall, in dem ein Lieferant einen Kunden dazu zwang, mehrere Millionen Kronen in die Lösung eines Problems zu investieren, das er selbst verursacht hatte; ein Berater stellte fest, dass die Investition das Problem überhaupt nicht lösen würde, da die Ursache woanders lag.
Ein Berater kann Ihnen dabei helfen, Ihre Strategie zu definieren, Nachfrage zu generieren, Optionen zu bewerten und Dinge aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten. Er kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Lieferanten zu überprüfen und das bestmögliche Ergebnis für Sie sicherzustellen. Ein Berater sollte stets im Hinterkopf behalten, dass Sie Unabhängig einem bestimmten Lieferanten Unabhängig sein möchten und dass Sie den Wert Ihres Know-hows als Wettbewerbsvorteil erkennen.
Die richtige Auswahl der Lieferanten ist Über uns
Ich bin überzeugt, dass Sie nach der Lektüre dieses Artikels eine klarere Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre Lieferanten zu Partnern Ihres Erfolgs machen können, anstatt sich ihnen unterzuordnen. Unangenehme Situationen lassen Über uns Risikomanagement und die Wahl von Lösungen vermeiden, die aktuelle Anforderungen mit zukünftiger Flexibilität in Einklang bringen. Wenn Über uns sich an die oben genannten Grundsätze halten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Wahl bei Lieferanten und neuen Systemen treffen.
