Aus früheren Artikeln wissen wir nicht nur, wie man in eine ungesunde Abhängigkeit von IT-Anbietern gerät und welche Probleme dies mit sich bringt, sondern auch, wie man eine solche Abhängigkeit vermeiden kann. Aber was sollten Sie tun, wenn Sie sich bereits in dieser Situation befinden und da wieder herauskommen müssen? Das erfahren Sie im letzten Teil dieser dreiteiligen Serie.
1. Prüfen Sie Ihren Vertrag mit dem Lieferanten
Der Vertrag ist ein grundlegendes Dokument, das den Rahmen festlegt, innerhalb dessen wir tätig sein werden. Prüfen Sie die Gültigkeit des Vertrags und die Bedingungen, unter denen Sie die Zusammenarbeit kündigen können. Es ist besonders wichtig zu prüfen, wie die Verfahren für die Übergabe des Systems, der Dienstleistungen und der Dokumentation festgelegt sind. Überlegen Sie sorgfältig, ob es vorteilhafter wäre, zunächst eine Vertragsänderung zu vereinbaren, damit die Bedingungen für beide Seiten fair sind. Der Anbieter wird bereit sein, Zugeständnisse zu machen, um Sie als Kunden zu halten.
Bitte beachten Sie, dass für die Übergabe zwischen dem alten und dem neuen Anbieter eine gewisse Zeit benötigt wird. Schlagen Sie ein Verfahren vor, wie die Übergabe organisiert werden soll, welche Schritte erforderlich sind und in welchem Zeitrahmen diese erfolgen sollen.
2. Erläutern Sie, warum Sie den Anbieter wechseln möchten
Das Wichtigste ist, dass Ihr Unternehmen auch nach dem Anbieterwechsel weiterlaufen muss. Beschreiben Sie klar und deutlich, warum Sie den Anbieter wechseln möchten und welche Risiken dieser Wechsel mit sich bringt. Wenn Sie die Vorteile und Kosten in die Liste aufnehmen, wird Ihre Entscheidung klarer.
Wenn der Lieferant Ihre Anforderungen nicht erfüllt, finden Sie heraus, warum. Liegt es daran, dass Sie keine klaren Anweisungen geben können? Ändern Sie Ihre Anforderungen willkürlich? Wenn Sie feststellen, dass Ihre Organisation größtenteils für die Probleme verantwortlich ist, wird ein Lieferantenwechsel das Problem nicht lösen. Sie werden das Problem lediglich von einem Lieferanten auf einen anderen verlagern.
3. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der IT-Ressourcen
Die Liste muss die Hardware, die Netzwerktopologie, die Software sowie alle Anwendungen umfassen, die Ihr Unternehmen unterstützen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie genau wissen, was Sie übertragen. Gibt es beispielsweise Bereiche, die sich Ihrer Kontrolle entziehen und in denen Sie Ihre Daten nicht exportieren können?
Es gibt nichts Schlimmeres, als bei der Übergabe eine Komponente zu vergessen und dann keine Zugriffsrechte darauf zu haben; zum Beispiel.
4. Überprüfen Sie, ob Sie alle Zugangsdaten kennen
Im Rahmen seines Risikomanagementprogramms sollte jedes Unternehmen alle Zugangsdaten zu seinen Systemen und weitere Informationen beispielsweise in einem sicheren, versiegelten Umschlag aufbewahren. Es empfiehlt sich, mindestens einmal jährlich zu überprüfen, ob diese Informationen funktionsfähig und vollständig sind. Es ist schon mehr als einmal vorgekommen, dass nach dem Ausscheiden eines Administrators oder Mitarbeiters eines Lieferanten niemand mehr auf ein bestimmtes System zugreifen konnte.
5. Bestimmen Sie eine Person, die für den Übergang verantwortlich ist
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, empfehle ich, eine bestimmte Person zu benennen, die für den Übergang verantwortlich ist. Entweder diese Person oder ihre Mitarbeiter im Team müssen in der Lage sein, den Übergang zu planen und sicherzustellen, dass der Übergangsplan eingehalten wird. Diese Person ist die zentrale Anlaufstelle für die Problemlösung und die Vermeidung von Missverständnissen; niemand sollte das Recht haben, sie zu umgehen.
6. Sichern Sie Ihre Daten
Vergewissern Sie sich, dass Sie über Sicherungskopien all Ihrer Daten verfügen und – was am wichtigsten ist – dass Sie die Daten im Falle von Problemen wiederherstellen und nutzen können. Eine Sicherungskopie, deren Datenstruktur Sie nicht kennen und die Sie nicht nutzen können, ist natürlich nutzlos.
7. Achten Sie darauf, die Beschäftigung von Fachkräften des Lieferanten nicht zu untersagen
Die meisten Lieferanten haben in ihren Verträgen ein striktes Verbot festgelegt, wonach ihre Mitarbeiter nicht vom Kunden übernommen werden dürfen. Während es früher üblich war, dass Kunden Mitarbeiter abwarben, die an der Entwicklung oder Verwaltung ihrer Systeme beteiligt waren, sind solche Praktiken heute in der Regel vertraglich sehr gut geregelt. Darüber hinaus schlagen die Einsparungen fehl, da sie die Substituierbarkeit verringern und zu erhöhten operativen Risiken führen.
8. Beachten Sie, dass es während der Übergangsphase zu Produktionsausfällen kommen kann
Im Februar 2018 musste die Fast-Food-Kette KFC 900 Restaurants im Vereinigten Königreich schließen, weil ihr das Hühnerfleisch ausgegangen war. Über eine Woche lang war es nicht möglich, Hühnerfleisch zu liefern. Der Engpass wurde durch den Wechsel des Logistikpartners zu DHL im November 2017 verursacht. Wie viel haben sie bei den Logistikkosten eingespart und wie viel hat sie dieser Engpass gekostet?
Selbst bei bester Planung können Probleme auftreten; daher muss man diese Möglichkeit einkalkulieren und Notfallpläne für einen Rollback (die Rückkehr zum vorherigen Zustand) vorbereiten.
Der Wechsel des IT-Anbieters ist keine einfache Angelegenheit; man sollte sich daher gut überlegen Über uns gehen sollte. Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen einen grundlegenden Überblick Über uns gegeben, wie man einen solchen Wechsel plant und umsetzt.
