Η διαφορά μεταξύ των εξοικονομήσεων που ανακοινώνονται και των εξοικονομήσεων που τελικά πραγματοποιούνται.

Κανένας CFO δεν CFO με σκοπό να μειώσει την αξία της εταιρείας.

‍

Κι όμως, λίγες περιόδους ενέχουν τόσο σιωπηλό κίνδυνο όσο οι πρώτες 90 ημέρες. Όχι λόγω έλλειψης κρίσης, αλλά λόγω υπερβολικής βιασύνης.

‍

Ο νέος CFO τα καθήκοντά του με μια σιωπηρή εντολή: να αποδείξει την επίδρασή του. Και να το αποδείξει γρήγορα. Κανείς δεν το απαιτεί ρητά. Η κατάσταση το απαιτεί.

‍

Η ακρόαση φαίνεται να συνιστά βραδύτητα. Η περικοπή φαίνεται να συνιστά ηγεσία. Και η ορατότητα της δράσης καταλήγει να αντικαθιστά την ποιότητα της ανάλυσης. Από αυτή την πίεση προκύπτουν οι συνήθεις κινήσεις: διατομεακές περικοπές προϋπολογισμών, άμεση επαναδιαπραγμάτευση σημαντικών συμβάσεων, άσκηση πίεσης στους προμηθευτές με βάση αποκλειστικά την τιμή, καθώς και πάγωμα έργων.

‍

Στη θεωρία, άμεσα αποτελέσματα.

Στην πράξη, τρία περιουσιακά στοιχεία αρχίζουν να υποβαθμίζονται. Και καμία έκθεση δεν αντανακλά αυτό το γεγονός.

1. Σχέσεις με τους προμηθευτές

• Πίσω από κάθε σημαντική σύμβαση κρύβονται χρόνια σχέσεων
• Ο προμηθευτής που σας δίνει προτεραιότητα όταν υπάρχει έλλειψη. Αυτός που δέχεται ένα επείγον αίτημα την Παρασκευή το απόγευμα. Αυτός που σας διευκολύνει οικονομικά χωρίς να το λέει, με ευέλικτους όρους πληρωμής.
• Όταν το μόνο που μετράει είναι η τιμή, τίποτα από όλα αυτά δεν εξαφανίζεται από τη μια μέρα στην άλλη.

‍

Η κατάσταση επιδεινώνεται αθόρυβα. Μεγαλύτεροι χρόνοι απόκρισης. Λιγότερη ευελιξία. Χαμηλότερη προτεραιότητα. Και όταν η επιδείνωση γίνεται αισθητή (συνήθως τη χειρότερη δυνατή στιγμή), η εξοικονόμηση έχει ήδη κοστίσει περισσότερο από ό,τι απέφερε.

‍

2. Οι γνώσεις που ενσωματώνονται στις συμβάσεις

• Πολλές καταστάσεις που μοιάζουν με ανεπάρκειες είναι, στην πραγματικότητα, «σημάδια»: η αντίδραση σε ένα πρόβλημα που έχει ήδη συμβεί.
• Η συντήρηση που φαίνεται ακριβή… μέχρι να καταλάβεις πόσο χρόνο διακοπής λειτουργίας αποτρέπει. Ο δεύτερος προμηθευτής που φαίνεται περιττός… μέχρι να παρουσιάσει βλάβη ο πρώτος.
• Το να περιορίζεις ό,τι δεν έχεις καταλάβει δεν είναι βελτιστοποίηση… Είναι τζόγος.

‍

3. Κουλτούρα κόστους

η πρώτη ενέργεια CFO νέου CFO είναι η αδιάκριτη περικοπή δαπανών, με αποτέλεσμα ο οργανισμός να αντλήσει το λάθος δίδαγμα:

• Αύξηση των προϋπολογισμών
• απόκρυψη στοιχείων γραμμής
• να προστατεύουν τον εαυτό τους

Ακριβώς το αντίθετο από αυτό που χρειάζεται ένα οικονομικό τμήμα: διαφάνεια. Η πειθαρχία στα έξοδα δεν επιβάλλεται με εσωτερικό σημείωμα. Βασίζεται στην αξιοπιστία

Και η αξιοπιστία, όταν χαθεί, δεν μπορεί να επαναδιαπραγματευτεί. Η περικοπή δεν είναι βελτιστοποίηση. Η περικοπή σημαίνει μείωση της τιμής αυτού που αγοράζεις. Η βελτιστοποίηση σημαίνει μείωση του συνολικού κόστους όσων χρειάζεσαι: υπηρεσίες, ποιότητα, κίνδυνος, χρόνος διαχείρισης.

‍

Η τιμή αναγράφεται στο τιμολόγιο. Το κόστος, σχεδόν ποτέ. Γι’ αυτό και ένα πρόγραμμα εξοικονόμησης που καταρτίζεται πριν καν διαβάσει κανείς έστω και ένα τιμολόγιο δεν αποτελεί μακροπρόθεσμο σχέδιο.

‍

Είναι προκατάληψη που μεταμφιέζεται σε παρουσίαση. Τι κάνουν διαφορετικά όσοι το καταφέρνουν;

Μετατρέπουν τις πρώτες 90 ημέρες σε διαδικασία διάγνωσης, όχι σε επίδειξη. Καταγράφουν τις πραγματικές δαπάνες, όχι τις προϋπολογισμένες. Επαληθεύουν ότι οι τιμές που χρεώνονται αντιστοιχούν στις συμφωνημένες τιμές. Εντοπίζουν λάθη στη χρέωση και διπλές υπηρεσίες. Εξετάζουν τους υπογεγραμμένους όρους και προϋποθέσεις που δεν εφαρμόστηκαν ποτέ. Αυτού του είδους οι εξοικονομήσεις υπάρχουν σχεδόν σε κάθε οργανισμό. Δεν απαιτούν θυσία της ποιότητας των υπηρεσιών. Δεν επιβαρύνουν τις σχέσεις. Απλώς απαιτούν να κοιτάξει κανείς εκεί όπου κανείς δεν έχει κοιτάξει εδώ και πολύ καιρό.

Και αποκτούν κάτι πιο πολύτιμο από έναν τίτλο στα πρακτικά του διοικητικού συμβουλίου: αξιοπιστία χωρίς οργανωτικό κόστος. Με αυτή την αξιοπιστία, οι δύσκολες αποφάσεις (γιατί πάντα υπάρχουν κάποιες) έρχονται αργότερα. Με νομιμοποίηση. Και με δεδομένα. Μια κοινή ευθύνη. Το διοικητικό συμβούλιο που απαιτεί ορατές εξοικονομήσεις κατά το πρώτο τρίμηνο, χωρίς να το γνωρίζει, υιοθετεί μια συμπεριφορά για την οποία αργότερα θα μετανιώσει.

‍

Το να δοθεί στον νέο CFO εξουσιοδότηση και ο χρόνος να κατανοήσει την κατάσταση πριν προχωρήσει σε περικοπές δεν σημαίνει επιείκεια. Είναι ο μόνος τρόπος να διασφαλιστεί ότι οι εξοικονομήσεις του πρώτου έτους δεν θα μετατραπούν σε υπερβάσεις κόστους του τρίτου. Διότι η απόδοση ενός CFO αξιολογείται με βάση τις περικοπές που πραγματοποιεί κατά τους πρώτους 90 ημέρες. Αξιολογείται με βάση τις εξοικονομήσεις που παραμένουν δώδεκα μήνες αργότερα.

‍