Το πραγματικό κόστος της αδράνειας: όταν το «αργότερα» που περνά απαρατήρητο γίνεται «ποτέ»

Οι αποδοτικοί οργανισμοί δεν περιμένουν πολύ για να αντιμετωπίσουν τις ανεπάρκειες και να βελτιώσουν τις διαδικασίες, εξηγεί ο Ronald Batenburg στο blog του ως ειδικός.

‍

Ξέρεις εκείνη την αίσθηση, σαν να κλωτσάς συνεχώς ένα κουτί μπροστά σου; Εκείνο το σημαντικό θέμα που πρέπει να αντιμετωπίσεις, αλλά δεν καταφέρνεις ποτέ να το κάνεις, επειδή πάντα συμβαίνει κάτι άλλο που είναι εξίσου σημαντικό, ή ακόμα πιο σημαντικό. Με άλλα λόγια, η αναβλητικότητα. Είναι θέμα καθορισμού προτεραιοτήτων. Φυσικά.

‍

Μέσα στη φασαρία της καθημερινότητας, συμβαίνει συχνά σημαντικά θέματα να παραμελούνται. Γνωρίζετε ότι πρέπει να γίνουν αλλαγές για να λειτουργείτε πιο αποτελεσματικά και να εξοικονομήσετε κόστος, αλλά δεν υπάρχει ούτε ο χρόνος ούτε η αίσθηση του επείγοντος. Αυτό το φαινόμενο είναι γνωστό ως «κόστος της αδράνειας».

‍

Το κόστος της αδράνειας περιλαμβάνει όλα τα κρυφά κόστη, τόσο τα μετρήσιμα όσο και τα μη άμεσα μετρήσιμα, που προκύπτουν όταν καθυστερούν οι αποφάσεις ή οι βελτιώσεις. Αυτά μπορεί να είναι συγκεκριμένα κόστη, όπως χαμένες ευκαιρίες εξοικονόμησης, αλλά και έμμεσα κόστη, όπως η πτώση του ηθικού των εργαζομένων ή χαμένες ευκαιρίες. Ο κρυφός χαρακτήρας του σημαίνει ότι πολλές εταιρείες υποτιμούν τον αντίκτυπό του ή απλώς δεν του αποδίδουν επαρκή προτεραιότητα.

‍

Αλλά ποια είναι ακριβώς αυτά τα κόστη; Και γιατί η αναβολή μπορεί να αποδειχθεί τόσο δαπανηρή σε επιχειρηματικό πλαίσιο;

‍

Γιατί η καθυστέρηση έχει τόσο υψηλό κόστος;

Στον τομέα της βελτιστοποίησης του κόστους, για παράδειγμα, η απόφαση να μην γίνει τίποτα είναι συχνά η πιο δαπανηρή επιλογή. Οι συμβάσεις με τους προμηθευτές ανανεώνονται αυτόματα, οι αυξήσεις των τιμών συσσωρεύονται και τα τιμολόγια δεν ελέγχονται διεξοδικά. Αυτή η οικονομική ζημιά συνεχίζει να αυξάνεται χωρίς να το αντιλαμβάνεται κανείς. Μέχρι τη στιγμή που λαμβάνονται μέτρα, ενίοτε έχουν ήδη χαθεί πιθανές εξοικονομήσεις που κυμαίνονται από χιλιάδες έως εκατομμύρια ευρώ.

‍

Πολλοί οργανισμοί αναφέρουν τρεις συνήθεις λόγους για την καθυστέρηση της ανάληψης δράσης:

• «Είμαστε πολύ απασχολημένοι». Είναι κατανοητό, αλλά οι αποταμιεύσεις που αναβάλλονται είναι κέρδη που παρακρατούνται.
• «Δεν πρόκειται για μεγάλη δαπάνη.» Μικρές διαρροές σε 10-15 διαφορετικές κατηγορίες δαπανών μπορούν στην πραγματικότητα να οδηγήσουν σε τεράστιες απώλειες όταν αθροιστούν.
• «Δεν θέλουμε να διαταράξουμε τη σχέση μας με τους προμηθευτές μας.» Συχνά, δεν υπάρχει λόγος να αντικαταστήσουμε έναν προμηθευτή· το ζητούμενο είναι μάλλον οι καλύτεροι συμβατικοί όροι, η διαφάνεια και η λογοδοσία.

‍

Διαβάστε επίσης: Ο Ronald Batenburg για το Spend Intelligence: «Δεν θα το καταλάβετε αν δεν το κατανοήσετε»

‍

Συγκεκριμένες συνέπειες της αναβολής

Ένα πρακτικό παράδειγμα καταδεικνύει τον αντίκτυπο. Ένας υποψήφιος πελάτης με ετήσιο κύκλο εργασιών 150 εκατομμυρίων ευρώ, με τον οποίο βρίσκομαι σε διαπραγματεύσεις εδώ και μήνες, έχει ετήσιες δαπάνες ύψους 7,5 εκατομμυρίων ευρώ σε μία από τις κατηγορίες δαπανών του. Για τη συγκεκριμένη κατηγορία, το μέσο δυναμικό εξοικονόμησης ανέρχεται σε 12 τοις εκατό, όπως αποδεικνύεται από διάφορες περιπτώσεις του πρόσφατου παρελθόντος. Σε ετήσια βάση, αυτό αντιστοιχεί σε 900.000 ευρώ κόστους που μπορούν να μειωθούν χωρίς απώλεια ποιότητας. Χρόνο με το χρόνο. Όχι με τη μείωση των αγορών, αλλά μέσω πιο αποδοτικών διαδικασιών προμηθειών και καλύτερων συμβατικών όρων.

‍

Η κατάσταση αυτή υπήρχε ήδη πολύ πριν ξεκινήσω τις συζητήσεις με την εταιρεία. Για πάνω από δύο χρόνια, το πρόβλημα απλώς αναβαλλόταν συνεχώς, ενώ γινόταν εσωτερική συζήτηση σχετικά με το αν θα ανατεθεί το έργο σε έναν υπεύθυνο προμηθειών ή αν θα προσληφθεί εξωτερική υποστήριξη. Στην περίπτωση αυτή, το κόστος της αδράνειας είχε, επομένως, ήδη ξεπεράσει κατά πολύ τα 2 εκατομμύρια ευρώ.

‍

Συνεπώς, τα κέρδη χάνουν έδαφος επειδή δεν λαμβάνεται καμία απόφαση για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Ενώ τα κέρδη αυτού του πελάτη ανέρχονται μόλις στο 3,9 τοις εκατό. Η απόφαση να προχωρήσει πραγματικά στη βελτιστοποίηση θα αύξανε, επομένως, τα κέρδη κατά 15 τοις εκατό. Εξάλλου, η μείωση του κόστους ωφελεί άμεσα τα κέρδη, όπως προκύπτει από την κατάσταση αποτελεσμάτων, καθώς τα κέρδη είναι το αποτέλεσμα των εσόδων μείον το κόστος.

‍

Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε το κόστος της αδράνειας;

1.Αναλύστε τα έξοδά σας: Πραγματοποιήστε μια ανάλυση των δαπανών των τελευταίων 12 μηνών. Υπάρχουν κατηγορίες που δεν έχουν εξεταστεί εδώ και χρόνια; Αυτές είναι οι κατηγορίες που πρέπει να εξετάσετε πρώτα.

2.Ζητήστε μια ανεξάρτητη άποψη: Μερικές φορές οι εσωτερικοί υπάλληλοι βρίσκονται πολύ κοντά στο θέμα για να εντοπίσουν τις ανεπάρκειες. Ένας εξωτερικός έλεγχος μπορεί να προσφέρει νέες πληροφορίες.

3.Ξεκινήστε με μικρά βήματα, σκεφτείτε μεγαλόπνοα: Οι βελτιώσεις δεν πρέπει πάντα να είναι ριζικές. Μερικές φορές, μικρές προσαρμογές στις διαδικασίες και τις συμβάσεις οδηγούν σε σημαντικές βελτιώσεις.

4.Μέτρηση και επικοινωνία των επιπτώσεων: Ποσοτικοποιήστε το κόστος της αδράνειας, προκειμένου να εξασφαλίσετε υποστήριξη εντός του οργανισμού. Όταν όλοι κατανοούν το κόστος της καθυστέρησης, δημιουργείται ένα αίσθημα επείγοντος.

5.Διασφάλιση της ανάληψης ευθύνης: Ορίστε σαφώς τους υπεύθυνους που θα διασφαλίζουν την πραγματική εφαρμογή των σχεδίων εξοικονόμησης και βελτίωσης.

‍

Το μέλλον ξεκινά σήμερα

Το δίδαγμα του «Κόστους της Αδράνειας» είναι σαφές: οι αποδοτικοί οργανισμοί δεν περιμένουν πολύ για να αντιμετωπίσουν τις ανεπάρκειες και να βελτιώσουν τις διαδικασίες τους. Η αναβλητικότητα είναι ένας σιωπηλός εχθρός της κερδοφορίας και της ανάπτυξης. Τελικά, το «αργότερα» μετατρέπεται, χωρίς να το καταλάβουμε, σε «ποτέ». Διαχειριζόμενοι προληπτικά τα έξοδά σας και εξοικονομώντας όπου είναι δυνατόν, δημιουργείτε περιθώρια για καινοτομία, ανάπτυξη και ικανοποιημένους υπαλλήλους.

‍

Καλύτερα να αρχίσεις να βελτιστοποιείς από σήμερα, παρά να μετανιώσεις αύριο για τις χαμένες ευκαιρίες. Ποιο από τα δύο θα προχωρήσεις;

‍

‍