Αντιμετώπιση της πίεσης για μείωση του κόστους χωρίς να παρεμποδίζεται η καινοτομία: «Αυτό που λειτουργεί σήμερα μπορεί να είναι ξεπερασμένο αύριο»

Τα περιθώρια κέρδους βρίσκονται υπό πίεση, οι προμηθευτές αυξάνουν τις τιμές τους, η ενέργεια είναι πιο ακριβή από ποτέ – είναι μια γνωστή ιστορία. Πώς όμως μπορούμε πραγματικά να αντιμετωπίσουμε αποτελεσματικά αυτή την πίεση στο κόστος, χωρίς να πετάξουμε το μωρό μαζί με το νερό του μπάνιου; Ο Ronald Batenburg εξετάζει το θέμα αυτό στο ειδικό blog του.

‍

Πολύ συχνά, βλέπω εταιρείες να καταφεύγουν στην «κοπή τυριού»: να κάνουν μικρές περικοπές παντού. Αυτό αποφέρει γρήγορα αποτελέσματα, αλλά σπάνια είναι βιώσιμο. Αν μειώνετε το μάρκετινγκ προϋπολογισμό σας κατά 10 τοις εκατό κάθε χρόνο, μπορεί να χάσετε την προβολή σας μακροπρόθεσμα. Και αν επενδύετε όλο και λιγότερο στο ανθρώπινο δυναμικό σας, η παρακίνηση και η καινοτομική ικανότητα μειώνονται.

‍

Συνδυασμός βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων

Αυτό που βλέπω να αποδίδει είναι ένας συνδυασμός βραχυπρόθεσμων άμεσων αποτελεσμάτων και διαρθρωτικών μέτρων για το μέλλον. Ας πάρουμε για παράδειγμα τα έξοδα πληροφορικής: η μετάβαση από διακομιστές στις εγκαταστάσεις μας σε λύσεις cloud έχει εξοικονομήσει στην εταιρεία μας 12.000 ευρώ ετησίως, χωρίς να θυσιάζεται η ποιότητα. Επιπλέον, έχουμε γίνει πιο ευέλικτοι. Πρόκειται για μια διαρθρωτική εξοικονόμηση που απαιτεί καλή προετοιμασία βραχυπρόθεσμα και συνεπάγεται έξοδα μετεγκατάστασης και εκπαίδευσης, αλλά από την οποία αποκομίζεις οφέλη για χρόνια μακροπρόθεσμα.

‍

Και μην ξεχνάτε την αυτοματοποίηση. Με την αυτοματοποίηση τυπικών διαδικασιών, όπως η επεξεργασία τιμολογίων και οι αιτήσεις αποζημίωσης εξόδων, όχι μόνο μειώνετε το κόστος, αλλά και περιορίζετε τα λάθη, απελευθερώνοντας χρόνο για πιο σημαντικές εργασίες. Το ίδιο ισχύει και για τις αρχές του «lean»: η εξάλειψη περιττών βημάτων στις διαδικασίες συχνά αποφέρει άμεσα αποτελέσματα.

‍

Επιπλέον, η τηλεργασία μας έχει προσφέρει πολλά οφέλη. Καταφέραμε να απαλλαγούμε από μέρος των γραφειακών χώρων, με αποτέλεσμα τα έξοδα ενοικίου να μειωθούν σημαντικά. Η υβριδική εργασία ήρθε για να μείνει και επιτρέπει την εξοικονόμηση χρημάτων όχι μόνο όσον αφορά τα έξοδα στέγασης, αλλά και τα έξοδα ενέργειας και λειτουργίας των εγκαταστάσεων.

‍

Η δραστική μείωση των δαπανών δεν αποδίδει λόγω της πίεσης για μείωση του κόστους

Ας είμαστε ειλικρινείς: δεν πετυχαίνουν όλα. Έχω δει εταιρείες να κάνουν υπερβολικά δραστικές περικοπές στους προϋπολογισμούς για εκπαίδευση ή καινοτομία. Βραχυπρόθεσμα, αυτό φαίνεται έξυπνη κίνηση. Τα έξοδά σας μειώνονται και διατηρείτε την κερδοφορία σας. Μα μακροπρόθεσμα, μένετε πίσω. Οι υπάλληλοί σας σταματούν να εξελίσσονται και χάνετε την ευκαιρία όταν αλλάζει η αγορά. Ως αποτέλεσμα, τα ταλαντούχα στελέχη σας φεύγουν για εταιρείες που *επενδύουν* στην ανάπτυξη, και επειδή δεν υπάρχουν χρήματα ή περιθώρια για έργα καινοτομίας, χρειάζεται πολύ περισσότερος χρόνος για να λανσαριστούν νέα προϊόντα. Έτσι, μια βραχυπρόθεσμη εξοικονόμηση οδηγεί σε διαρθρωτικό ανταγωνιστικό μειονέκτημα.

‍

Μια άλλη παγίδα είναι η τυφλή εξωτερική ανάθεση εργασιών υποστήριξης. Μερικές φορές είναι φθηνότερη λύση, αλλά αν χάσετε τον έλεγχο ή μειωθεί η ποιότητα, αυτό μπορεί να βλάψει τη φήμη σας. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός υγειονομικής περίθαλψης αποφάσισε να αναθέσει εξ ολοκλήρου το τμήμα τεχνικής υποστήριξης και το κέντρο εξυπηρέτησης πελατών σε εξωτερικό συνεργάτη, με σκοπό την εξοικονόμηση κόστους. Η προσδοκία ήταν ότι αυτό θα ήταν πιο αποδοτικό και θα επέφερε οικονομίες κλίμακας. Ωστόσο, το αποτέλεσμα ήταν αργοί χρόνοι απόκρισης και απρόσωπη εξυπηρέτηση. Η εξωτερική ανάθεση λειτουργεί μόνο αν συνάψετε σαφείς συμφωνίες και συνεχίσετε να παρακολουθείτε την κατάσταση.

‍

Αυτό που λειτουργεί, ωστόσο, είναι η συμμετοχή των υπαλλήλων σας στην ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος. Οι ομάδες συχνά γνωρίζουν καλύτερα από οποιονδήποτε άλλον πού μπορούν να γίνουν τα πράγματα πιο έξυπνα και με χαμηλότερο κόστος. Ένας εσωτερικός διαγωνισμός – ποιος εξοικονομεί τα περισσότερα – όχι μόνο αποφέρει χρήματα, αλλά και ενισχύει την αφοσίωση και τη δημιουργικότητα. Επιπλέον, μην ξεχνάτε τη δύναμη της τεχνολογίας. Εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης για τον προγραμματισμό ή την εξυπηρέτηση πελατών, πίνακες δεδομένων που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την κατανάλωση και τη σπατάλη – όλα αυτά συμβάλλουν στον ταχύτερο προσανατολισμό και την προσαρμογή.

‍

Ξεκινήστε με μια διεξοδική ανάλυση κόστους

Μια βέλτιστη πρακτική που συνιστώ πάντα: ξεκινήστε με μια διεξοδική ανάλυση κόστους. Καταγράψτε όλα τα έξοδα και εξετάστε κριτικά πού εντοπίζονται οι σπατάλες. Μερικές φορές ανακαλύπτετε συνδρομές ή άδειες χρήσης που δεν χρησιμοποιεί πλέον κανείς, ή διαπιστώνετε ότι ορισμένα προϊόντα αποφέρουν ελάχιστο περιθώριο κέρδους. Με την τακτική αναθεώρηση του χαρτοφυλακίου προϊόντων ή υπηρεσιών σας, μπορείτε να εξαλείψετε τα μη κερδοφόρα στοιχεία και να επικεντρωθείτε σε ό,τι αποδίδει.

‍

Και τα άμεσα οφέλη; Σίγουρα υπάρχουν. Σκεφτείτε την αντικατάσταση του φωτισμού φθορισμού με LED, την εγκατάσταση αισθητήρων κίνησης ή την ψηφιοποίηση της διαχείρισης εκτυπώσεων. Μικρές παρεμβάσεις, μεγάλο αντίκτυπο. Ένας οργανισμός με πενήντα σταθμούς εργασίας εξοικονόμησε με αυτόν τον τρόπο 4.500 ευρώ ετησίως σε ενέργεια.

‍

Προσοχή όμως: οι βραχυπρόθεσμες λύσεις από μόνες τους δεν αρκούν. Πρέπει επίσης να επενδύσετε σε διαρθρωτικές βελτιώσεις. Διαφορετικά, θα δίνετε μια μάχη που δεν μπορείτε να κερδίσετε. Η διαρθρωτική μείωση του κόστους – όπως η συγκέντρωση των προμηθειών ή η τυποποίηση των διαδικασιών – αποφέρει τη μεγαλύτερη απόδοση μακροπρόθεσμα.

‍

Τέλος: συνεχίστε να μετράτε και να αξιολογείτε. Αυτό που λειτουργεί σήμερα μπορεί να είναι ξεπερασμένο αύριο. Παρακολουθώντας τον αντίκτυπο των μέτρων περικοπής δαπανών, μπορείτε να κάνετε έγκαιρες προσαρμογές και να αποτρέψετε την υπερβολική περικοπή, η οποία θα εμπόδιζε την ανάπτυξή σας.

‍

Σύνοψη του τι λειτουργεί – και του τι δεν λειτουργεί

Τι λειτουργεί:

• Εξοικονόμηση πόρων χάρη στην αυτοματοποίηση, τις λύσεις cloud και τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών.

• Ευέλικτη και υβριδική εργασία με στόχο τη μείωση των εξόδων στέγασης και ενέργειας.

• Να εμπλέκουμε ενεργά τους υπαλλήλους στην ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος και στην καινοτομία.

• Να επανεξετάζουμε τακτικά και με κριτικό πνεύμα το χαρτοφυλάκιο προϊόντων και υπηρεσιών και να εξαλείφουμε τα μη κερδοφόρα στοιχεία.

• Επενδύστε στην τεχνολογία και στην ανάλυση δεδομένων για καλύτερη κατανόηση και έλεγχο.

‍

Τι δεν λειτουργεί:

• Η τυφλή περικοπή των προϋπολογισμών για την καινοτομία, την κατάρτιση ή το μάρκετινγκ – αυτό εμποδίζει την ανάπτυξη και την ανταγωνιστικότητα.

• Ανέλεγκτη εξωτερική ανάθεση χωρίς διασφάλιση ποιότητας.

• Εστίαση αποκλειστικά στις βραχυπρόθεσμες εξοικονομήσεις, χωρίς διαρθρωτικές προσαρμογές.

‍

Τελικά, το θέμα είναι η ισορροπία: να εξοικονομείτε γρήγορα όπου είναι δυνατόν, αλλά πάντα με το βλέμμα στραμμένο στο μέλλον. Μόνο έτσι μπορείτε να διατηρήσετε την ανθεκτικότητα και την καινοτομία της εταιρείας σας, ακόμη και όταν αυξάνονται οι πιέσεις στο κόστος.

‍

Η πίεση λόγω κόστους δεν αποτελεί δικαιολογία για να παραμείνουμε στάσιμοι, αλλά μάλλον μια ευκαιρία να εργαστούμε πιο έξυπνα και να βγούμε πιο δυνατοί από αυτή τη δοκιμασία.