ERISA-lain mukaiset luottamustehtävät tarkastelun kohteena vapaaehtoisissa etuusjärjestelmissä
Vuoden 1974 työntekijöiden eläketurvalaki (ERISA) on vakiintunut, samoin kuin sen asettamat luottamustehtävät. Eläkejärjestelmien järjestäjien on toimittava osallistujien ja edunsaajien edun mukaisesti. Uutta on kuitenkin se, että vapaaehtoisiin etuusjärjestelmiin kohdistuvien ERISA-oikeusriitojen määrä on kasvussa.
Schlichter Bogard LLC (Schlichter) on äskettäin nostanut ERISA-lain nojalla ryhmäkanteita useita suuria työnantajia sekä niiden työntekijäetu- ja sairausvakuutusvälittäjiä ja -konsultteja vastaan. Kanteissa väitetään, että luottamustehtävää on laiminlyöty vapaaehtoisten etuuksien tarjoamisen yhteydessä, mukaan lukien tapaturma-, vakavan sairauden ja sairaalahoitojen korvausvakuutukset.
Milloin vapaaehtoiset etuudet kuuluvat ERISA-lain piiriin?
Viimeaikaiset oikeudenkäynnit korostavat sitä, että vapaaehtoisten etuusohjelmien oikeutta ERISA-lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävään asemaan tarkastellaan yhä tarkemmin. Schlichter-ryhmäkanteissa kantajat väittävät, että tietyt työnantajat eivät ole täyttäneet työministeriön (DOL) safe harbor -vaatimuksia, minkä vuoksi näitä ohjelmia on pidettävä ERISA-lain alaisina työntekijöiden hyvinvointietuusohjelmina, joihin sovelletaan luottamustehtävän velvoitteita. Yleensä vapaaehtoisia etuusohjelmia ei pidetä ERISA-lain piiriin kuuluvina, jos ne täyttävät kaikki neljä DOL:n safe harbor -säännöksen kriteeriä:
- Työnantaja ei maksa vakuutusmaksuja
- Työnantaja ei saa muuta korvausta kuin kohtuullisen korvauksen hallinnollisista palveluista
- Osallistuminen on työntekijöille täysin vapaaehtoista
- Työnantaja ei tue ohjelmaa muutoin kuin järjestämällä palkasta tehtävät pidätykset ja antamalla vakuutusyhtiöille tai vakuutusvälittäjille mahdollisuuden tiedottaa tarjouksesta
Jos jotakin näistä ehdoista ei täytetä, suunnitelma voi joutua ERISA-lain piiriin, mihin liittyy luottamustehtäviä ja mahdollisia vastuuvahinkoja.
Esimerkkejä työnantajan suosituksista – ja niiden mahdollisista seurauksista
Tietyt työnantajan toimet voidaan tulkita ”tukemiseksi”, mikä voi vaarantaa vapaaehtoisen järjestelmän vapautuksen ERISA-lain soveltamisesta:
- Vapaaehtoisten etuuksien mainitseminen työnantajan nimissä julkaistuissa materiaaleissa (esim. etuusoppaissa, joissa on yrityksen nimi ja logo) voi antaa vaikutelman, että työnantaja on järjestänyt, neuvotellut tai hyväksynyt kyseisen ohjelman
- Ryhmävakuutuksen mainostaminen osana kokonaispalkkaus- ja etuuspakettia avoimen ilmoittautumisjakson aikana voidaan tulkita suositteluksi
- Rajoitetun etuvalikoiman tarjoaminen jäsennellyn liittymisalustan kautta voi antaa vaikutelman, että työnantaja on valinnut ja suosittelee kyseisiä etuuksia
- Se, että työntekijöille annetaan mahdollisuus maksaa vapaaehtoiset etuudet verovapaasti niin sanotun cafeteria-järjestelmän kautta, voidaan myös tulkita suosituksena (
)
Jos tukisuhde todetaan, suunnitelma voi kuulua ERISA-lain piiriin, mikä aiheuttaa luottamustehtäviä ja mahdollisen korvausvastuun.
Miksi työnantajia ja välittäjiä voidaan pitää luottamushenkilöinä
Äskettäisissä oikeudenkäynneissä kantajat väittävät, että työnantajat – ja joissakin tapauksissa myös heidän välittäjänsä – toimivat luottamustehtävissä eläkejärjestelmän valvonnan ja hallinnoinnin rooliensa perusteella. Keskeisiä väitteitä ovat muun muassa:
- Työnantajilla on harkintavalta järjestelmän hallinnoinnissa, mikä asettaa heille velvollisuuden toimia varovaisesti ja osallistujien edun mukaisesti
- Työnantajilla on velvollisuus seurata palveluntarjoajien palkkioita ja varmistaa, että palkkiot ovat kohtuullisia
- Työnantajien odotetaan arvioivan vakuutusmaksuja, vakuutusyhtiöitä, vahinkohistoriaa, provisioita ja ohjelman kokonaisarvoa markkinavertailuarvoihin nähden
- Joissakin tapauksissa välittäjien palkkiot olivat väitetysti suuremmat kuin vakuutussopimusten nojalla maksetut korvaukset
- Työntekijöiden kokonaan rahoittamien vapaaehtoisten järjestelmien kustannustehokkuutta tai kilpailukykyä ei ole arvioitu riittävällä tavalla
- Työnantajat eivät seuranneet eivätkä neuvotelleet keskeisistä seikoista, kuten vakuutusyhtiön valinnasta, palkkioista ja vahinkosuhteista
Työnantajien huomioitavaa vapaaehtoisten etuuksien hallinnoinnissa
Riskien hallitsemiseksi ja hallinnon vahvistamiseksi työnantajien tulisi harkita seuraavia seikkoja:
- Sisäisen neuvoa-antavan komitean perustaminen vapaaehtoisten etuuksien tarjonnan tarkastelemiseksi ja sen varmistamiseksi, että ne ovat työministeriön (DOL) safe harbor -vaatimusten mukaisia
- Virallisten prosessien käyttöönotto suunnitelman tuloksellisuuden seurantaa varten, mukaan lukien välittäjien palkkiot, palkkiorakenteet ja vahinkosuhteet
- Toimittajien perusteellinen taustatutkimus, mukaan lukien vakuutusyhtiön taloudellinen vakaus, korvaushistoria ja palvelukapasiteetti
- Kaikkien välittäjille ja toimittajille maksettavien korvauksien, mukaan lukien provisiot ja epäsuorat maksut, täydellisen läpinäkyvyyden varmistaminen
- Markkinavertailu säännöllisesti markkinoiden vaihtoehtoja kilpailukyvyn ja työntekijöiden arvostuksen arvioimiseksi
- Päätöksentekoprosessien selkeän dokumentoinnin ylläpitäminen varovaisuuden ja valvonnan osoittamiseksi
- Neutraalin ja huolellisesti muotoillun viestinnän tarjoaminen työntekijöille tahattoman kannatuksen välttämiseksi
- Henkilöstö- ja etuustiimien kouluttaminen ERISA-lain vaikutuksista ja luottamustehtävien velvollisuuksista
- Sovellettavien säännösten, kuten ERISA-lain (soveltuvin osin), COBRA-lain ja Affordable Care Act -lain, noudattamisen varmistaminen sekä suunnitelman yhteenvetokuvauksien (SPD) säännöllinen tarkistaminen ja päivittäminen
- Tarvittaessa asianmukaisen vastuuvakuutuksen ylläpitäminen ERISA-säännösten noudattamisen varmistamiseksi
- Vapaaehtoisten etuuksien sovittaminen osaksi laajempaa etuusstrategiaa päällekkäisyyksien ja kattavuuden aukkojen välttämiseksi
Tärkein viesti
Oikeuskäytännön kehittyessä työnantajien tulisi arvioida ennakoivasti, miten vapaaehtoiset etuudet on järjestetty, miten niistä tiedotetaan ja miten niitä hallinnoidaan. Tarjouksia, joita on perinteisesti pidetty vähäriskisinä ja työntekijöiden itse maksamina, tarkastellaan nyt entistä tarkemmin, minkä vuoksi tehokas valvonta, dokumentointi ja avoimuus ovat tärkeämpiä kuin koskaan.
Kirjoittaja: Meistä
Marlys Schmitt on ERA Group kokenut konsulttikumppani ERA Group . Neuvonantajana ja edunvalvojana hänen tehtävänään on luoda vahvoja suhteita ja tarjota kattavia kustannustenhallintaratkaisuja toimitusjohtaja- ja CFO . ERA Group työskennellessään Schmitt on johtanut yli 20 miljoonan dollarin kulujen tarkastuksia ja toteuttanut yli 100 asiakasprojektia.
