Kasvava ERISA-riski vapaaehtoisissa etuuksissa

ERISA:n edunvalvontatehtävät vapaaehtoisissa etuusjärjestelmissä tarkastelun alla

Vuoden 1974 työntekijöiden eläketurvaa koskeva laki (ERISA) on vakiintunut, samoin kuin sen asettamat luottamusvelvollisuudet. Järjestelmien tarjoajien on toimittava osallistujien ja edunsaajien parhaiden etujen mukaisesti. Uutta on kuitenkin kasvava aalto ERISA-oikeudenkäyntejä, jotka keskittyvät vapaaehtoisiin etuusjärjestelmiin.

Schlichter Bogard LLC (Schlichter) on äskettäin nostanut ryhmäkanteita ERISA-lain nojalla useita suuria työnantajia sekä niiden työntekijöiden etuus- ja sairausvakuutusvälittäjiä ja -konsultteja vastaan. Kanteissa väitetään luottamusvelvollisuuden rikkomuksia vapaaehtoisten etuuksien, kuten tapaturma-, vakavan sairauden ja sairaalavakuutuksen, yhteydessä.

Milloin vapaaehtoiset edut kuuluvat ERISAn piiriin?

Viimeaikaiset oikeudenkäynnit ovat tuoneet esiin lisääntyneen tutkimuksen siitä, täyttävätkö vapaaehtoiset etuusohjelmat todella ERISA-poikkeuksen ehdot. Schlichter-ryhmäkanteissa kantajat väittävät, että tietyt työnantajat eivät täyttäneet työministeriön (DOL) turvasatamavaatimuksia, minkä vuoksi näitä järjestelmiä on kohdeltu ERISA-säännösten alaisina työntekijöiden hyvinvointietuusjärjestelminä, joihin sovelletaan luottamusvelvollisuuksia. Yleisesti ottaen vapaaehtoisia etuusjärjestelmiä ei pidetä ERISA-säännösten piiriin kuuluvina järjestelminä, jos ne täyttävät kaikki neljä työministeriön turvasatamasäännöksen kriteeriä:

1. Työnantaja ei osallistu vakuutusmaksuihin
2. Työnantaja ei saa muuta korvausta kuin kohtuullisen korvauksen hallinnollisista palveluista.
3. Osallistuminen on työntekijöille täysin vapaaehtoista
4. Työnantaja ei tue ohjelmaa muuten kuin helpottamalla palkanpidätyksiä ja sallimalla vakuutusyhtiöiden tai välittäjien tiedottaa tarjouksesta.

Jos jokin näistä ehdoista ei täyty, suunnitelmaan voi soveltaa ERISA-säännöksiä, samoin kuin siihen liittyviin luottamusvelvollisuuksiin ja mahdolliseen vastuuseen.

Esimerkkejä työnantajan suosituksesta – ja mahdolliset seuraukset

Tietyt työnantajan toimet voidaan tulkita "hyväksynnäksi", mikä voi vaarantaa vapaaehtoisen suunnitelman vapautuksen ERISA-säännöksestä:

• Vapaaehtoisten etujen sisällyttäminen työnantajan brändättyihin materiaaleihin (esim. etuusoppaisiin, joissa on yrityksen nimi ja logo) voi antaa ymmärtää, että työnantaja on järjestänyt, neuvotellut tai hyväksynyt ohjelman.
• Ryhmäkäytännön mainostaminen osana yleistä palkkio- ja etuuspakettia avoimen ilmoittautumisen aikana voidaan tulkita suositteluksi.
• Rajoitetun etuvalikoiman tarjoaminen strukturoidulla ilmoittautumisalustalla voi luoda vaikutelman työnantajan valinnasta ja suosituksesta
• Työntekijöiden salliminen maksaa vapaaehtoiset edut ennen veroja cafeteria-järjestelmän kautta voi myös olla
  harkittu suositus

Jos suunnitelma hyväksytään, se voi kuulua ERISA-lain piiriin, mikä laukaisee luottamusvelvollisuudet ja mahdollisen vastuun.

Miksi työnantajia ja välittäjiä voidaan pitää edunvalvojina

Viimeaikaisten oikeudenkäyntien kantajat väittävät, että työnantajat – ja joissakin tapauksissa heidän välittäjänsä – toimivat edunvalvojina rooliensa perusteella suunnitelman valvonnassa ja hallinnoinnissa. Keskeisiä väitteitä ovat:

• Työnantajilla on harkintavaltaa suunnitelman hallinnoinnissa, mikä luo velvollisuuden toimia harkiten ja osallistujien parhaiden etujen mukaisesti.
• Työnantajilla on vastuu valvoa palveluntarjoajien palkkausta ja varmistaa, että palkkiot ovat kohtuullisia.
• Työnantajien odotetaan arvioivan vakuutusmaksuja, vakuutusyhtiöitä, vahinkokokemusta, palkkioita ja ohjelman kokonaisarvoa markkinoiden vertailuarvoihin verrattuna.
• Joissakin tapauksissa välittäjien palkkiot ylittivät väitetysti vakuutusten nojalla maksetut korvaukset.
• Työntekijöiden kokonaan rahoittamia vapaaehtoisia järjestelmiä ei tarkastettu riittävästi kustannustehokkuuden tai kilpailukyvyn kannalta.
• Työnantajat eivät seuranneet ja neuvotelleet keskeisistä tekijöistä, kuten operaattorin valinnasta, palkkioista ja vahinkosuhteista

Työnantajien huomioitavia asioita vapaaehtoisten etuuksien hallinnoinnissa

Riskien lieventämiseksi ja hallinnon vahvistamiseksi työnantajien tulisi ottaa huomioon:

• Sisäisen neuvoa-antavan komitean perustaminen tarkastelemaan vapaaehtoisia etuuksia ja varmistamaan niiden yhdenmukaisuuden Työministeriön turvasatamavaatimusten kanssa
• Muodollisten prosessien käyttöönotto suunnitelman suorituskyvyn seuraamiseksi, mukaan lukien välittäjien palkkiot, palkkiorakenteet ja tappiosuhteet
• Perusteellisen toimittajan due diligence -tarkastuksen suorittaminen, mukaan lukien lentoyhtiön taloudellinen vahvuus, korvaushistoria ja palvelukyky
• Täydellisen läpinäkyvyyden varmistaminen kaikissa välittäjien ja myyjien palkkioiden muodoissa, mukaan lukien palkkiot ja epäsuorat maksut
• Määräajoin Markkinavertailu suunnitelmia markkinavaihtoehtoja vastaan ​​kilpailukyvyn ja työntekijöiden arvon arvioimiseksi
• Ylläpidä selkeää dokumentaatiota päätöksentekoprosesseista varovaisuuden ja valvonnan osoittamiseksi
• Neutraalin ja huolellisesti muotoillun työntekijäviestinnän tarjoaminen tahattoman suosittelun välttämiseksi
• HR- ja etuustiimien kouluttaminen ERISA-vaikutusten ja luottamusvastuiden osalta
• Sovellettavien määräysten, mukaan lukien ERISA (jos sovellettavissa), COBRA ja Affordable Care Act, noudattamisen varmistaminen sekä yhteenvetosuunnitelmakuvausten (SPD) säännöllinen tarkistaminen ja päivittäminen
• Asianmukaisen uskollisuusvakuuden kattavuuden ylläpitäminen tarvittaessa ERISA-vaatimustenmukaisuuden tukemiseksi
• Vapaaehtoisten etuuksien yhdenmukaistaminen laajemman etuusstrategian kanssa päällekkäisyyksien tai kattavuusaukkojen välttämiseksi

Tärkeimmät vinkit

Oikeudenkäyntien kehittyessä työnantajien tulisi omaksua ennakoiva lähestymistapa vapaaehtoisten etuuksien rakenteen, viestinnän ja hallinnoinnin arvioinnissa. Se, mitä on aiemmin pidetty vähäriskisenä, työntekijöiden maksamana tarjouksena, on nyt tiukemman tarkastelun kohteena, mikä tekee vahvasta valvonnasta, dokumentoinnista ja läpinäkyvyydestä tärkeämpää kuin koskaan.

Tietoja kirjoittajasta

Marlys Schmitt on kokenut konsulttikumppani ERA Group Minnesotassa. Neuvonantajana ja puolestapuhujana hän keskittyy rakentamaan vahvoja suhteita ja tarjoamaan kattavia kustannussäästöratkaisuja toimitusjohtajalleen ja CFO asiakkaita. Hänen toimikautensa aikana ERA Group Schmitt on johtanut yli 20 miljoonan dollarin kulujen tarkastuksia ja saanut päätökseen yli 100 asiakasprojektia.

‍