Le véritable coût de l'inaction : quand « plus tard » se transforme, sans qu'on s'en rende compte, en « jamais »

Les organisations efficaces n'attendent pas trop longtemps avant de s'attaquer aux inefficacités et d'améliorer leurs processus, explique Ronald Batenburg dans son blog d'expert.

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Tu connais ce sentiment, quand tu repousses sans cesse une tâche qui t'attend ? Ce sujet important dont tu dois t'occuper, mais que tu ne trouves jamais le temps d'aborder parce qu'il y a toujours autre chose à faire qui est tout aussi important, voire plus. Du report, donc. Une question de priorités. Évidemment.

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Dans le tourbillon du quotidien, il arrive souvent que des sujets importants soient mis de côté. Vous savez que des changements s’imposent pour gagner en efficacité et réduire les coûts, mais le temps ou le sentiment d’urgence font défaut. Ce phénomène est connu sous le nom de « coût de l’inaction », c’est-à-dire le prix à payer pour ne pas agir.

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Le coût de l'inaction englobe tous les coûts cachés, qu'ils soient mesurables ou non, qui découlent du report de décisions ou de mesures d'amélioration. Il peut s'agir de coûts concrets, tels que des économies manquées, mais aussi de coûts indirects, comme une baisse du moral des employés ou des opportunités manquées. En raison de leur nature cachée, de nombreuses entreprises en sous-estiment l'impact ou ne leur accordent tout simplement pas suffisamment d'importance.

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Mais à quoi correspondent exactement ces coûts ? Et pourquoi la procrastination peut-elle s'avérer si coûteuse dans un contexte professionnel ?

Pourquoi la procrastination coûte-t-elle si cher ?

Dans le domaine de l'optimisation des coûts, par exemple, la décision de ne rien faire est souvent la plus coûteuse. Les contrats avec les fournisseurs sont renouvelés automatiquement, les hausses de prix s'accumulent et les factures ne sont pas vérifiées de manière approfondie. Ces pertes financières ne cessent de s'aggraver sans que l'on s'en rende compte. Au moment où des mesures sont enfin prises, des économies potentielles de plusieurs milliers, voire de plusieurs millions d'euros, ont parfois déjà été perdues.

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De nombreuses organisations invoquent trois raisons courantes pour justifier leur inaction :

• « Nous sommes trop occupés. » C'est compréhensible, mais les économies reportées sont autant de bénéfices perdus.
• « Ce n'est pas un poste de dépenses important. » Or, de petites fuites dans 10 à 15 postes de dépenses différents peuvent, mises bout à bout, entraîner des pertes colossales.
• « Nous ne voulons pas nuire à nos relations avec nos fournisseurs. » Souvent, il n’est pas nécessaire de changer de fournisseur ; il s’agit plutôt d’obtenir de meilleures conditions contractuelles, plus de transparence et une plus grande responsabilité.
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À lire également : Ronald Batenburg à propos de Intelligence des dépenses: « On ne s'en rend compte que lorsqu'on a compris le principe »

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Conséquences concrètes d'un report

Un exemple concret illustre bien l'impact. Un client potentiel, dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 150 millions d'euros et avec lequel je suis en discussion depuis plusieurs mois, consacre 7,5 millions d'euros par an à l'une de ses catégories de dépenses. Pour cette catégorie spécifique, le potentiel d'économies moyen est de 12 %, comme l'ont démontré divers cas récents. Cela représente donc 900 000 € de coûts par an qui peuvent être supprimés sans perte de qualité. Et ce, chaque année. Non pas en achetant moins, mais grâce à des processus d'achat plus efficaces et à de meilleures clauses contractuelles.

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Cette situation existait déjà bien avant que je n'entame mes premières discussions avec l'entreprise. Depuis plus de deux ans, on repoussait sans cesse le problème, et le débat interne portait sur l'opportunité de nommer un acheteur ou de faire appel à une aide externe. Dans ce cas précis, le coût de l'inaction s'élevait donc déjà à plus de 2 millions d'euros.

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Des bénéfices qui s'échappent donc parce qu'aucune décision n'est prise pour y remédier. Alors que le bénéfice de ce client s'élève justement à 3,9 %. La décision de se lancer dans l'optimisation permettrait donc d'augmenter le bénéfice de 15 %. En effet, la réduction des coûts dans le compte de résultat profite directement au bénéfice, car celui-ci correspond au produit des recettes moins les coûts.

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Que pouvez-vous faire pour éviter le coût de l'inaction ?

1. Analysez vos dépenses : passez en revue vos dépenses des 12 derniers mois. Y a-t-il des catégories qui n'ont pas été revues depuis des années ? Ce sont celles qu'il faut traiter en priorité.

2. Demandez un avis extérieur : il arrive parfois que les collaborateurs internes soient trop impliqués pour détecter les inefficacités. Un audit externe peut apporter un éclairage nouveau.

3. Commencez modestement, voyez grand : les améliorations ne doivent pas nécessairement être radicales. Parfois, de petits ajustements apportés aux processus et aux contrats peuvent déboucher sur des améliorations considérables.

4. Rencontrez et communiquez pour avoir un impact : quantifiez le coût de l'inaction afin de susciter l'adhésion au sein de l'organisation. Lorsque chacun comprend ce que coûte le report d'une décision, un sentiment d'urgence s'installe.

5. Favorisez l'appropriation et la responsabilisation : désignez clairement les responsables chargés de veiller à ce que les plans d'économies et d'amélioration soient effectivement mis en œuvre.

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L'avenir commence aujourd'hui

La leçon à tirer du « coût de l'inaction » est claire : les organisations efficaces n'attendent pas trop longtemps avant de s'attaquer aux inefficacités et d'améliorer leurs processus. La procrastination est un ennemi insidieux de la rentabilité et de la croissance. Au final, « plus tard » devient, sans qu'on s'en rende compte, « jamais ». En maîtrisant vos coûts de manière proactive et en réalisant des économies là où c'est possible, vous créez un espace propice à l'innovation, à la croissance et à la satisfaction de vos collaborateurs.

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Mieux vaut commencer dès aujourd’hui à optimiser ses processus que de regretter demain les occasions manquées. Quelle boîte vas-tu faire avancer ?

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