A„A kis összegű kiadások pénzt vesznek el a vállalkozásától?” című sorozat első részében bemutattuk azokat az alapvető lépéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a kis összegű kiadásokra vonatkozó adatait olyan formátumba alakítsa, amely lehetővé teszi a kiadások összetételének megértését, és megkeresse a megtakarításokból származó érték kiaknázásának módjait. Ebben a második részben azt mutatom be, hogy mit kell tenni. De természetesen senki sem akarja mindezt a munkát hiába végezni.
Mostanra már tisztában kell lennünk azzal, hogy „ki és mi” a helyzet; vagyis most már tehetünk is valamit az ügyben.
Mit lehet tenni ez ügyben?
Azt javaslom, hogy az adatokat apránként vagy kisebb részekben dolgozzák fel. Igen, összességében valószínűleg több időt vesz igénybe, de így kezelhetőbb lesz a feladat, és nagyobb az esély a sikerre.
Kezdje azzal, hogy azonosítsa a kis összegű kiadásokon belül azokat a kategóriákat, amelyek általában nagyobb mennyiségű, nagyobb értékű tételeket tartalmaznak, és csoportosíthatók. Alternatív megoldásként csoportosítsa a beszerzéseket hasonló beszállítók szerint. Érdemes időt és energiát fordítani ezekre a nagyobb „kategóriákra”. Ugyanakkor, bár csábító lehet egyszerre mindent megcélozni, a személyzet részéről szükséges további erőforrások és idő miatt a feladat valószínűleg kezelhetetlenné válik.
- Miután meghatároztuk a tételeket tartalmazó „csoportokat”, többféle lehetőségünk is van azok kezelésére:
- Bizonyos kategóriák – például irodai kellékek, távközlés, nyomtatás stb. – önmagukban is elég jelentős értékűek ahhoz, hogy versenytárgyalási eljárás keretében kerüljenek piacra, és ezeket a tételeket szerződéses keretbe vonják (az érdeklődők számára egy másik cikkben fogok írni a versenytárgyalásokról). Ez a megközelítés jelentős megtakarításokat eredményezhet, és nagy valószínűséggel a beszállítók számának csökkentéséhez is vezethet.
- Más esetekben előfordulhat, hogy már rendelkeznek egy beszállítóval, akitől ezeket a kis összegű kiadásokat jelentő termékeket beszerezhetik. Ilyenkor lezárhatják a „többi” beszállítóval fennálló kapcsolatot, és a kiadásokat ismét szerződéses keretek közé vonhatják.
A fenti két megközelítés egyaránt csökkentheti a beszállítók számát és hatékonyságnövelést eredményezhet a háttérszolgáltatások terén, függetlenül a megtakarítások mértékétől.
Amikor nem találtunk megfelelő eljárást az irodai kellékek beszerzésére, nemrég volt egy ügyfelem, aki bevezetett egy olyan rendszert, amely kiváló eredményeket hozott. Ebben az esetben a munkatársak maguk vásárolták meg az irodai és írószereiket, majd a költségtérítési kérelmükön keresztül igényelték vissza a költségeket. Ahogy el lehet képzelni, a kiadások és az árak teljesen szétszóródtak, és a beszerzés szó szerint kezelhetetlen volt.
A vállalattal együttműködve összegyűjtöttük a PDF-formátumú számlákat, digitalizáltuk azokat, és miután áttekintettük a kiadásokat, bevezettünk egy olyan folyamatot, amely – anélkül, hogy pályázatot írtunk volna ki (a döntésünket alátámasztó korábbi adatok álltak rendelkezésünkre a kis összegű kiadások terén) – kijelölt egy konkrét beszállítót, kinevezett egy központi beszerzési felelőst, majd közölte az összes alkalmazottal, hogy az irodai kellékekre vonatkozó költségtérítési kérelmeket csak akkor fizetjük ki, ha a vásárlást előzetesen jóváhagyták. Ez nagyban hozzájárult a kiadások visszafogásához, és az első évben közel 30%-os megtakarítást eredményezett.
Kétségtelen, hogy eleinte voltak elégedetlen alkalmazottak, de a helyzet gyorsan rendeződött; mára mindenki elfogadta a folyamatot, és a szervezet továbbra is megtakarításokat realizál. Ez azt is jelentette, hogy a könyvelés havi szinten csupán egy számlát kellett feldolgoznia, nem pedig több költségtérítési kérelmet.
Jelenleg, ebben az esetben, negyedévente figyelemmel kísérjük a beszerzéseket, és szükség esetén korrekciós intézkedéseket hozunk.
A tétlenség kockázatai
A szervezetek potenciális kockázatnak vannak kitéve, ha nem kezelik a kis összegű kiadásaikat. A kis összegű kiadások jellemzően nem hivatalos jellegűek; ha nem figyelik őket és nem foglalkoznak velük, az lehetővé teszi az emberek számára, hogy saját belátásuk szerint hozzanak döntéseket, ami olyan következményekkel járhat, mint például:
- Alig vagy egyáltalán nem törődnek azzal, hogy a legjobb árat kapják-e (árkockázat)
- Az olyan beszerzésekből eredő működési kockázat, amelyeket esetleg nem vizsgáltak át megfelelően, veszélyt jelenthet a munkavállalókra, a vállalatra és az ügyfelekre nézve.
Ha az utóbbi időben nem vizsgálta át a kis összegű kiadásait, nagy a valószínűsége, hogy túl sokat fizet, és ezzel kockázatnak teszi ki a szervezetét. Ha nem tudja, hol kezdje el a kis összegű kiadások kézben tartását, az ERA segíthet abban, hogy visszatérjen a helyes útra, és jelentős összegeket takarítson meg, miközben támogatja a kis összegű kiadások kezeléséhez szükséges folyamatok kialakítását.
Vannak olyan szoftvereszközök is, mint például az ERASpendVue™, amelyek a felsővezetés számára részletes információkat nyújtanak a szervezet kiadásairól, beleértve a kis összegű kiadásokat is. A minősített elemzők alaposan átvizsgálják vállalatának pénzügyi adatait, és az ERA saját, iparági referenciaértékeit alkalmazzák a kiadásokra. Az eredmény? Világos, azonnali és megvalósítható betekintés, könnyen érthető és vonzó formátumban. Az ERA minősített tanácsadói Önnel együttműködve meghatározzák a szervezet igényeinek leginkább megfelelő utat a cash flow javításához.A SpendVueTM-ről egy rövid videót tekinthet meg a következő linken : https://vimeo.com/680583659
Ha többet szeretne tudni a kis összegű kiadások kezeléséről, kérjük, vegye fel a kapcsolatot Grant Morrow-val.
Grant Morrow az ERA Group vezető tanácsadója ERA Group a SpendVue által hitelesített tanácsadó.
Több mint 30 éves gyakorlati tapasztalattal rendelkezik a kis- és középvállalkozásokkal való együttműködés terén, amelynek keretében feltárja a túlzott kiadásokat, és stratégiákat dolgoz ki a hatékonyabb költségkezelés érdekében.
